SỞ NỘI VỤ KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI MỘT SỐ SỞ VÀ 11 HUYỆN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ

     Theo Kế hoạch, từ ngày 26/4/2017 đến ngày 19/6/2017, Đoàn kiểm tra Sở Nội vụ đã tổ chức kiểm tracông tác văn thư, lưu trữ tại 8 Sở gồm: Sở Kế hoạch và Đầu tư; Sở Tài chính; Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Sở Lao động -Thương binh và Xã hội; Sở Xây dựng; Sở Thông tin và Truyền thông; Sở Công thương; Sở Giáo dục và Đào tạo; 33 cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và 22 xã, phường, thị trấn thuộc 11 huyện, thị xã, thành phố.

     Trên cơ sở báo cáo của các cơ quan, đơn vị và trực tiếp tiến hành kiểm tra thực tế công tác văn thư, lưu trữ, trong đó trọng tâm là việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Bình Định, Công văn số 2310/UBND-NC ngày 10/6/2016 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc bố trí phòng, kho bảo quản tài liệu lưu trữ cấp xã. Đoàn kiểm tra đánh giá về cơ bản công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị thực hiện tương đối tốt như:

     Lãnh đạo các cơ quan, đơn vịđã quan tâm và chỉ đạo kịp thời đối với công tác văn thư, lưu trữ, đã ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn đối với công tácvăn thư, lưu trữ cơ quannhư: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ, Kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 01/2014/CT-UBND, các Quyết định về quy chế, quy định và văn bản hướng dẫn đối với cán bộ, công chức, viên chức thực hiện lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan,…Qua đó, nhiều cơ quanđã thực hiện tốt và có chuyển biến rõ rệt.

     Đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại các cơ quan về cơ bản thực hiện đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ; quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến tại các cơ quan được thực hiện theo quy định. Văn bản đi, văn bản đến đều được đăng ký tập trung tại bộ phận văn thư cơ quan trên Văn phòng điện tử Idesk, cuối năm in ra giấy và đóng sổ để quản lý theo quy định; công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có những chuyển biến tích cực,hầu hết cáccơ quan, đơn vị (kể cả các xã, phường, thị trấn) đã ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm, đây là cơ sở pháp lý, là công cụ quan trọng để công tác lập hồ sơ tại các cơ quan đi vào nề nếp. Các công chức, viên chức trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc đã tiến hành lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữcơ quan.

     Việc thực hiện Chỉ thị số 01/2014/CT-UBND của Chủ tịch UBND tỉnh được các cơ quan, đơn vị quan tâm, hầu hết các cơ quan, địa phương đã ban hành Kế hoạch và tiến hành xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống như huyện Tây Sơn, huyện Phù Mỹ; để tiết kiệm kinh phí chỉnh lý, một số cơ quan đã đưa ra các giải pháp như giao cho Đoàn thanh niên cơ quan phối hợp với cán bộ lưu trữ tiến hành chỉnh lý sơ bộ tài liệu hoặc giao cán bộ lưu trữ chỉnh lý.

     Công tác bảo quản tài liệu cũng được các cơ quan, đơn vị quan tâm đầu tư kinh phí, bố trí diện tích phòng kho cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Hiện nay, đa số các cơ quan được kiểm tra đã có Kho lưu trữ với diện tích từ 20 m²  đến 240 m² với các loại hình tài liệu chủ yếu: tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng cơ bản và bản đồ, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu tài chính, đầu tư,…. Đối với các xã, phường, thị trấn cũng đã từng bước quan tâm, bố trí được phòng, kho lưu trữ (kể cả kho tạm) có diện tích từ 8 m² đến 40 m² để bảo quản tài liệu. Về trang bị thiết bị phục vụ cho bảo quản tài liệu cũng được các cơ quan, đơn vị quan tâm mua sắm như: giá, bìa, hộp, cặp, máy điều hoà, máy hút ẩm, hệ thống báo cháy tự động,….

     Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vịđã được quan tâm, chỉ đạo kịp thời. Hiện tại, một số các cơ quan đã phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông triển khai Văn phòng điện tửiDeskđể quản lý văn bản đi, đến và theo dõi xử lý công việc.

     Bên cạnh những kết quả đã đạt được, Đoàn kiểm tra cũng đã đánh giá những mặt còn tồn tại, hạn chế của các cơ quan, đơn vị đối với hoạt động văn thư, lưu trữ như:Công tác soạn thảo và ban hành văn bản vẫn còn một sốsai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV, còn sử dụng rất nhiều dấu tên và chức danh đóng trên văn bản hành chính, nhất là các đơn vị cấp huyện và xã, phường, thị trấn; công tác quản lý văn bản đi, đến còn chưa đúng quy định, bản chínhvăn bản đến cònlưu tại bộ phận văn thư cơ quan, đơn vị, phổ biến là tại các đơn vị cấp huyện, cấp xã; mẫu dấu “Đến” chưa theo mẫu quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV,….Công tác lập hồ sơ công việc còn hạn chế, chưa thống nhất, việcgiao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan của một sốcơ quan chưa đầy đủ.

     Về việc bố trí kho lưu trữ, qua kiểm tra, có cơ quan(kể cả cơ quan sở, ngành tỉnh)còn bố trí kho tạm, chưa ổn định, kho lưu trữ còn chật hẹp, chưa đảm bảo công tác bảo quản an toàn tài liệu tại kho lưu trữ của cơ quan; đối với các đơn vị cấp huyện và cấp xã đa số chưa bố trí được phòng, kho lưu trữ.

Tại Sở, ban, ngành

Tại huyện, thị xã, thành phố

 Tại xã, phường, thị trấn

     Tại các buổi làm việc, Đoàn kiểm tra cũng đã kiến nghị các cơ quan, đơn vị khắc phục những tồn tại, hạn chế, tiếp tục quan tâm chỉ đạo hơn nữa đối với công tác văn thư, lưu trữ;nhất là công tác lập hồ sơ công việc, quan tâm bố tríkinh phí xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan; bố trí kholưu trữ đảm bảo diện tíchvà các trang thiết bị cần thiết cho công tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ;…Đối với các huyện, thị xã, thành phố cần quan tâm hơn nữa trong chỉ đạo các xã, phường, thị trấn bố trí phòng, kho lưu trữ theo Công văn số 2310/UBND-NC ngày 10/6/2016 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc bố trí phòng, kho bảo quản tài liệu lưu trữ cấp xã, từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh đi vào nề nếp./.