SỐ HÓA TÀI LIỆU VÌ MỤC ĐÍCH BẢO QUẢN AN TOÀN VÀ MỞ RỘNG KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỬ LỊCH SỬ TỈNH BÌNH ĐỊNH

     Hiện nay, Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh Bình Định đang bảo quản gần 3000 mét giá tài liệu, với tổng số 117 Phông lưu trữ, được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của tỉnh từ năm 1903 đến 2007. Tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh Bình Định là tài sản quý giá của dân tộc, có giá trị đặc biệt phải được quản lý, sử dụng lâu dài, phục vụ cho công tác quản lý nhà nước trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, khoa học kỹ thuật... Vì vậy, việc bảo quản tài liệu lưu trữ bản gốc là hết sức cần thiết theo đúng những yêu cầu, quy định của nhà nước.

     Tuy nhiên, tài liệu đang lưu trữ trong kho bằng các hình thức truyền thốngnên đang chịu sự tác động lớn về thời tiết, khí hậu, công trùng, nhiều tài liệu đang dần bị lão hóa tự nhiên theo thời gian và đang có nguy cơ bị hủy hoại không thể phục hồi được. Mặc khác, việc tổ chức lưu trữ thủ công như hiện nay rất khó kiểm soát và khó tìm kiếm tài liệu, nếu không được tổ chức khoa học tài liệu thì lãng phí một trong những nguồn lực quan trọng.

     Trước thực trạng đó, cùng với sự phát triển của công nghệ và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác số hóa tài liệu trong lưu trữ hiện nay của một số tỉnh, thành phố trong cả nước; Chi cục Văn thư – Lưu trữ tham mưu cho Sở Nội vụ và UBND tỉnh xác định số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh " Vì mục đích bảo quản an toàn và mở rộng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh".

     Ngày 12/01/2017, Sở Nội vụ đã ban hành Kế hoạch số 21/KH-SNV về triển khai Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh. Chi cục đã chuẩn bị tài liệu đưa ra phân loại theo phương án hệ thống hóa từng Phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Trước mắt đưa ra số hóa 02 Phông lưu trữ UBND tỉnh Nghĩa Bình và UBND tỉnh Bình Định với số lượng 1.132.642 trang văn bản, khổ giấy A4. Theo đó, sẽ thực hiện nhập thông tin đầu vào theo văn bản số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục  Văn thư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn xây dựng CSDL lưu trữ. Chi cục đã hợp đồng 04 kỹ sư tin học để thực hiện sao quét tài liệu, lưu dạng tập tin phù hợp để phục vụ khai thác,  bảo hiểm tài liệu, đưa vào máy chủ lưu vĩnh viễn, khi sử dụng hệ thống CSDL này, giúp cơ quan lưu trữ tiết kiệm thời gian, công sức và kinh phí trong tất cả các công việc khác. Cán bộ làm công tác lưu trữ lịch sử có thể truy suất các số liệu theo nhiều yêu cầu khác nhau về tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý, chia sẻ thông tin của 02 Phông lưu trữ Nghĩa Bình và Bình Định, đặc biệt có thể giới thiệu cho độc giả khai thác đầy đủ thông tin nhất; hệ thống CSDL này sẽ phục vụ độc giả khai thác qua mạng khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép, mở rộng việc trao đổi nguồn lực thông tin trực tuyến với tất cả các sở, ban, ngành tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố trong phạm vi tỉnh, tạo điều kiện thuận lợi để độc giả tiếp cận tài liệu lưu trữ lịch sử với các nguồn thông tin mới nhất, đầy đủ nhất. Kết hợp với hệ thống máy tính, máy scan cuộn, máy scan gập và phần mềm số hóa tài liệu tích hợp, hiện đại, hội đủ các tính năng mà được trang bị cho Chi cục Văn thư – Lưu trữ để thực hiện số hóa tài liệu, góp phần đưa nguồn dữ liệu của tài liệu lưu trữ lịch sử không chỉ phục vụ độc giả tại chỗ Phòng đọc mà còn giúp việc lưu trữ, truy suất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dang trên Web cũng như trên phần mềm quản lý dữ liệu. Đối với Chi cục, việc số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh giúp linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại giữ liệu số khác nhau như PDF, Word…; giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, không gian lưu trữ, bảo quản tài liệu và khả năng chỉnh sửa, tái sử dụng dữ liệu tốt, lâu dài. Đây là nguồn tài liệu quý giá, có giá trị lịch sử vĩnh viễn cần được tổ chức bảo quản, chống nguy cơ hư hỏng, thất thoát tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh. Góp phần khai thác, sử dụng, phát huy giá trị tài liệu quý, hiếm nhằm phục vụ các yêu cầu phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng và nhu cầu học tập, nghiên cứu của các cơ quan, tổ chức, nhân dân trong và ngoài tỉnh một cách khoa học.

     Tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh Bình Định là loại hình tài liệu mang giá trị lịch sử vĩnh viển, phản ảnh mọi mặt về đời sống lịch sử, khoa học, văn hóa, kinh tế, xã hội từ quá khứ đến hiện tại và tương lai. Việc số hóa tài liệu lưu trữ nhằm giữ gìn, bảo quản và phục vụ rộng rãi cho xây dựng CSDL và chia sẻ nguồn lực thông tin của địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hội cho mọi tầng lớp nhân dân, là trách nhiệm của Chi cục Văn thư – Lưu trữ và cũng là trách nhiệm chung của cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ lịch sử. Vì vậy, việc số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh Bình Định vì mục đích bảo quản và mở rộng truy nhập di sản văn hóa và tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh nhà, phục vụ rộng rãi công chúng, đồng thời cũng nhằm mục đích đảm bảo được việc bảo toàn tài liệu gốc ở dạng truyền thống trong các kho lưu trữ lịch sử tỉnh đang quản lý tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ./.