Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

     Thực hiện Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

     Theo đó, văn bản điện tử là những tài liệu được lưu trữ dưới dạng điện tử được lập ra đảm bảo đúng thể thức theo quy định bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong văn bản điện tử hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các công việc hợp pháp của một người hoặc một tổ chức và được bảo quản, được duy trì bởi người hoặc tổ chức đó với mục đích làm chứng cứ hoặc để tham khảo trong tương lai.

     Viêc chuyển văn bản điện tử sang văn bản giấy, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và đính kèm văn bản được in từ văn bản điện tử có chữ ký số. Nội dung của văn bản ban hành ghi rõ văn bản đính kèm được in từ nguồn nào và cơ quan, tổ chức đã thực hiện kiểm tra xác thực chữ ký số bảo đảm theo quy định của pháp luật hiện hành về giao dịch điện tử.

       Văn bản điện tử có giá trị như văn bản giấy, trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin phải được thể hiện bằng văn bản thì văn bản điện tử được xem là đáp ứng yêu cầu này nếu thông tin chứa trong văn bản điện tử đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.

     Văn bản điện tử phải được theo dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành; bảo đảm yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của Bộ Nội vụ.

     Chuyển văn bản giấy sang văn bản điện tử, thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

     Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử được xác định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và phải bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh.

     Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều này có giá trị như bản gốc. 

     Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập, được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.

     Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp và sử dụng phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt./.