Sự hình thành tài liệu điện tử - Những yêu cầu đặt ra trong việc quản lý và tổ chức khai thác, sử dụng

    - Về ứng dụng Văn phòng điện tử

     Từ năm 2015 đến nay, Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bình Định tham mưu UBND tỉnh triển khai áp dụng Văn phòng điện tử (iDesk) đến các sở, ban, ngành, huyện, thị xã, thành phố.

     Riêng tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định đang áp dụng 02 phần mềm được chuyển giao từ Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước (phần mềm quản lý văn bản đi, đến và phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ), một số cơ quan sử dụng Văn phòng điện tử riêng.

     Năm 2016, UBND tỉnh ban hành Quyết định số 36/2016/QĐ-UBND ngày 08/7/2016 ban hành Quy chế quản lý và sử dụng hệ thống văn phòng điện tử liên thông trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Định, Quyết định số 13/2017/QĐ-UBND ngày 29/3/2017 của UBND tỉnh ban hành Quy chế quản lý, sử dụng chứng thư số và chữ ký số trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Định; đa số các cơ quan, tổ chức, địa phương đã sử dụng Văn phòng điện tử liên thông trong việc thực hiện gửi, nhận văn bản (trừ văn bản mật) trên môi trường mạng, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý và giải quyết công việc được kịp thời, thuận lợi.

     Quản lý văn bản đến trên môi trường mạng: Văn bản đến gửi qua Văn phòng điện tử được tiếp nhận xử lý tại văn thư, sau đó chuyển giao xử lý trên phần mềm. Văn bản đến trên Văn phòng điện tử một số được tạo lập từ thông điệp dữ liệu và ký số, còn lại được hình thành từ văn bản scan và chuyển giao trên Văn phòng điện tử.

     Quản lý văn bản đi trên môi trường mạng: Việc quản lý văn bản đi được thực hiện trên Văn phòng điện tử, văn bản đi được tạo lập từ thông điệp dữ liệu và ký số, còn lại được hình thành từ văn bản scan và chuyển giao trên Văn phòng điện tử.

     Lập hồ sơ điện tử: Tính năng lập hồ sơ trên Văn phòng điện tử (iDesk) hiện nay chưa được sử dụng vì các yếu  tố thông tin đầu vào còn thiếu, chưa đáp ứng yêu cầu về nội dung và hình thức. Trên thực  tế có một số cơ quan, tổ chức lập hồ sơ điện tử nhưng chưa đầy đủ, chưa đảm bảo yêu cầu truy cập dữ liệu, một số cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn bước đầu triển khai lập hồ sơ điện tử trên Văn phòng điện tử riêng của ngành và bước  đầu mang lại hiệu quả.

     - Về số  hóa tài liệu lưu trữ

     Trong xu thế hội nhập và phát triển, các thông tin, dữ liệu phục vụ xây dựng chiến lược, chính sách quản lý của xã hội không ngừng được tạo ra và ngày càng đa dạng, phong phú hơn. Tuy nhiên, hầu hết các thông tin, dữ liệu phục vụ việc quản lý, sử dụng, khai thác tài liệu đến nay vẫn chưa được thu thập, bổ sung đầy đủ để lưu giữ, bảo quản và tổ chức sử dụng, quản lý tương xứng với giá trị và tầm quan trọng tài liệu của nó.

     Từ năm 2010, Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh Bình Định đã bảo quản hơn 2.000 mét giá tài liệu (đến nay đã hơn 3.000 mét giá), được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của tỉnh từ năm 1903 đến 2007.Đa phần tài liệu được hình thành dạng giấy, có độ chính xác và tin cậy cao.

     Do tài liệu lưu trữ được hình thành ngày càng nhiều, việc tìm kiếm thủ công sẽ ngày càng mất thời gian và khó khăn hơn. Vì vậy, ngoài việc lưu trữ tài liệu giấy trong kho còn cần thêm một cách lưu trữ nữa – đó là lưu trữ dưới dạng file ảnh. Việc này nhằm tăng tính an toàn cho tài liệu lưu trữ và hạn chế khai thác trên tài liệu gốc sẽ tăng cường bảo vệ tài liệu, tránh gây rách nát và thất thoát tài liệu ngoài ý muốn.

     Từ nhu cầu thực tế, việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng lớn. Tuy nhiên, với cách quản lý như hiện nay chưa có sự gắn kết giữa tài liệu trên giấy và tài liệu trên file, khiến việc khai thác gặp nhiều khó khăn. Mặt khác, việc thường xuyên khai thác tài liệu gốc sao chụp như hiện nay sẽ dẫn đến những tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn sẽ dễ nhàu nát, không đảm bảo lưu trữ được lâu dài. Trước tình hình đó, đòi hỏi cần xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ để quản lý, sử dụng khai thác tài liệu lưu trữ của tỉnh một cách hiệu quả.

     Với sự phổ biến của máy tính, mạng Internet, dữ liệu ngày nay hầu hết được lưu trữ trên máy tính để phục vụ việc tìm kiếm, sao lưu, biên tập. Nhu cầu thông tin cần được cung cấp đầy đủ và kịp thời để phục vụ nhu cầu thực tiễn ngày càng trở nên cấp bách và cần thiết. Như vậy, mấu chốt để đáp ứng nhu cầu này là làm thế nào để “xử lý” khối tài liệu đồ sộ ở dạng giấy thành dạng “phi giấy tờ” mà vẫn giữ được các thông tin trên giấy tờ đó. Số hóa tài liệu là một trong những giải pháp tối ưu được các cơ quan, tổ chức lựa chọn vàChi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định bắt đầu xây dựng Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh từ năm 2010.

     Đến năm 2014, Đề án được UBND tỉnh phê duyệt, lộ trình từ năm 2014-2018 số hóa 06 Phông lưu trữ và đi vào hoạt động từ năm 2016, đến nay sau hơn 02 năm, đã số hóa được hơn 500.000 trang văn bản khổ giấy A4; định dạng Portable Document Format (pdf). Tên File được đặt thống nhất theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, thông tin đầu vào và biên mục văn bản tài liệu hành chính; Lưu trữ lịch sử tỉnh gồm mã cơ quan lưu trữ, phông số, mục lục số, hồ sơ số, tờ số, mặt số. Theo kế hoạch, cuối năm 2018, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định sẽ phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến trên cơ sở nâng cấp Trang thông tin điện tử, tạo kết nối cơ sở dữ liệu phục vụ độc giả.

     Bên cạnh đó, một số cơ quan cũng đã triển khai số hóa tài liệu phục vụ chuyên ngành như: Sở Lao động, Thương binh và Xã hội, Sở Tài nguyên và Môi trường, Ban Thi đua – Khen thưởng,…

     * MỘT SỐ HẠN CHẾ, KHÓ KHĂN

     Qua thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ, nảy sinh một số vướng mắc, bất cập chưa có sự thống nhất trong công tác quản lý tài liệu điện tử, lưu trữ điện tử cũng như số hóa tài liệu tại địa phương, đó là:

     - Đối với công tác quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử

     Việc quản lý văn bản đến chưa thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử, cùng một văn bản nhưng đăng ký số đến khác nhau giữa 02 loại hình (văn bản điện tử đăng ký trước, văn bản giấy đăng ký sau).

     Việc quản lý văn bản đi thực hiện đồng thời văn bản giấy và văn bản điện tử, gây khó khăn cho cán bộ làm công tác văn thư; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử vừa có chữ ký tay, dấu cơ quan (đã Scan) và chữ ký số cũng như vị trí đặt chữ ký số chưa có quy định thống nhất.

     Việc gửi, nhận văn bản điện tử và gửi kèm văn bản giấy chưa có quy định theo danh mục cụ thể của cơ quan có thẩm quyền.

     Về giá trị pháp lý đối với tài liệu điện tử khi in ra để lập hồ sơ công việc và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh là không đảm bảo theo quy định (Công chức, viên chức in một số văn bản trên môi trường mạng để lập hồ sơ). Nếu tình trạng này kéo dài sẽ dẫn đến thất thoát hồ sơ, tài liệu, đặc biệt là những hồ sơ, tài liệu có giá trị trong việc lập hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao.

     Phần mềm Văn phòng điện tử thiếu một số thông tin đầu vào so với quy định hiện hành về công tác lập hồ sơ như: Thời hạn bảo quản hồ sơ, chưa quy định mã hồ sơ,….

     Trình độ công nghệ thông tin nhiều cán bộ, công chức, viên chức chưa đáp ứng yêu cầu, khó khăn trong việc thực hiện các thao tác, quy trình quản lý, lập hồ sơ trên môi trường mạng,...

     - Đối với công tác số hóa tài liệu

     Với quyết tâm xây dựng và triển khai số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh, mặc dù gặp rất nhiều khó khăn từ khi xây dựng đến triển khai thực hiện, nhưng với tâm huyết của lãnh đạo Chi cục trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, đến  nay đã mang lại kết quả. Tuy nhiên vẫn còn một số khó khăn nhất định:

     - Về lâu dài, máy chủ khó đáp ứng yêu cầu lưu trữ dữ liệu do khối lượng tài liệu số hóa lớn, việc đảm bảo an toàn dữ liệu cũng gặp không ít khó khăn.

     - Việc triển khai phục vụ độc giả trực tuyến trên Trang thông tin điện tử còn một số vấn đề  cần nghiên cứu thêm như: phân quyền truy cập đối với độc giả, loại hình tài liệu hạn chế truy cập, phí, lệ phí,…

     - Công tác bảo mật tài liệu, an toàn thông tin, bảo hiểm tài liệu chưa có giải pháp tối ưu.

     - Kinh phí nâng cấp Trang thông tin điện tử, phần  mềm số hóa còn hạn chế nên việc triển khai còn chậm và gặp nhiều khó khăn, tính năng phần mềm chưa đáp ứng yêu cầu hiện đại.

     * GIẢI PHÁP

     - Đối với công tác quản lý tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức

     Hoàn chỉnh hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn: Bộ Nội vụ thống nhất với các bộ, ngành Trung ương ban hành văn bản hướng dẫn thống nhất về quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử để các tỉnh, thành có cơ sở triển khai thực hiện (Việc tạo lập cơ sở dữ liệu, thông tin đầu vào, chữ ký số, ….).

     Đảm bảo hạ tầng thông tin; nâng cấp hoàn chỉnh Văn phòng điện tử, đáp ứng các yêu cầu dữ liệu thông tin đầu vào đối với công tác lập hồ sơ điện tử, việc quản lý  và lưu trữ dữ liệu tài liệu điện tử đối với việc thu thập tài liệu điện tử vào Lưu trữ lịch sử.

     Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ xử lý văn bản, lập hồ sơ điện tử cho cán bộ, công chức, viên chức.

     Trang bị, nâng cấp, hoàn thiện và thường xuyên bảo trì, giám sát hệ thống lưu trữ cơ sở dữ liệu, đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.

     - Đối với công tác số hóa tài liệu của tỉnh

     Tăng cường tiến độ, hoàn thành số hóa 06 Phông lưu trữ theo lộ trình Đề án đã được UBND tỉnh phê duyệt, tiếp tục đề xuất UBND tỉnh bố  trí kinh phí số hóa các phông tài liệu còn lại giai đoạn tiếp theo.

     Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp đảm bảo an toàn cơ sở dữ liệu số hóa, bảo mật thông tin (đối với tài liệu hạn chế sử dụng).

     Nâng cấp phần mềm số hóa, nâng cấp Trang thông tin điện tử phục vụ khai thác tài liệu trực tuyến mức độ 3.

     Nâng cấp máy chủ, đảm bảo quy mô lưu trữ cơ sở dữ liệu số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh hiện nay, hướng  đến số hóa toàn bộ tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh.

     Đào tạo, nâng cao trình độ cán bộ quản trị phần mềm, cơ sở dữ liệu chuyên nghiệp, đáp ứng yêu cầu.

     * CÁC NỘI DUNG CẦN NGHIÊN CỨU

     Với mục tiêu hướng đến xây dựng Văn phòng điện tử hiện đại, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính cũng như quản lý tốt tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đang nổ lực nghiên cứu và tham mưu, từng  bước hoàn thiện các cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ, sẵng sàng kết nối trục liên thông văn bản quốc gia khi đủ các điều kiện.

     Tuy nhiên, một viễn cảnh cũng là thách thức không nhỏ đó là nhiều cơ quan, tổ chức có thể chưa đủ tiềm lực để tiếp nhận các công nghệ mới; hoặc các cơ quan sẽ gặp khó khăn trong công tác tuyển dụng cán bộ quản lý các công nghệ mới một cách toàn diện khi các vấn đề an ninh mạng, xâm nhập cơ sở dữ liệu ngày càng phức tạp, đòi hỏi phải đổi mới, cải thiện hành lang pháp lý và tăng cường đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao trong các cơ quan nhà nước.

     Trong tình hình hiện nay, đối với việc số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử đã tạo nên kho dữ liệu rất lớn. Do đó, môi trường mạng, an toàn, bảo mật thông tin cũng là thách thức lớn với Ngành Lưu trữ, để quản lý văn bản, tài liệu điện tử cần đầu tư nguồn kinh phí lớn, phải thường xuyên cập nhật nếu không sẽ lạc hậu…

     Vì vậy, xin nêu ra một số vấn đề trao đổi, thảo luận thêm từ ý kiến  của các chuyên gia, các nhà khoa học, các tỉnh bạn để học tập và hoàn thiện:

     - Hạ tầng thông tin

     Hiện nay nhiều tỉnh, thành đang triển khai nhiều phần mềm Văn phòng điện tử, tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và nhiều nội dung chưa thống nhất, vì vậy để đảm bảo kết nối với trục liên thông văn bản quốc gia theo Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chỉnh phủ, cần thống nhất mô hình Văn phòng điện tử để quản lý văn bản, lập hồ sơ trên môi trường mạng và quản lý sơ sở dữ liệu,…

     - Quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư

     + Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử, văn bản sau khi được số hóa

     Văn bản điện tử được ký số theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy, việc lưu bảo gốc (thông điệp dữ liệu đã được ký số) có đảm bảo giá trị pháp lý trong các trường hợp cần minh chứng, hoặc nếu gặp sự cố cơ sở dữ liệu, vì vậy cần bản lưu gốc giấy theo truyền thống?

     Đối với văn bản số hóa, về cơ bản được cung cấp bởi cơ quan chức năng sau khi đã số hóa từ văn bản giấy (dưới dạng thông điệp dữ liệu), nếu  gửi nhận trên môi trường mạng, như vậy có đảm bảo giá trị pháp lý trong thực hiện các hồ sơ, thủ tục giải quyết công việc của độc giả khai thác, sử dụng; nếu cần thiết có thể ký số trên bản sao định dậng điện tử (văn bản số hóa) có đảm bảo giá trị pháp lý hay phải thực hiện chứng thực theo quy định.

     + Về Nội dung và hình thức thể hiện chữ ký số, vị trí đặt chữ ký số

     Về thể thức, kỹ thuật trình bày, hiện nay về cơ bản văn bản điện tử như văn bản giấy, tuy nhiên vị trí đặt chữ ký điện tử có sự khác nhau giữa các tỉnh, chưa thống nhất.

     - Yêu cầu đối  với tính năng của Văn phòng điện tử

     Có tính năng phân loại, tích hợp dữ liệu hồ sơ lưu trữ sau khi được lập, theo mã hồ sơ sẽ tự động chuyển dữ liệu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định Luật Lưu trữ và Nghị định 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ đối với việc thu thập hồ sơ điện tử.

     - Yêu cầu quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử

     Xác định cơ quan chủ quản hệ thống quản lý văn bản và điều hành của địa phương để đảm bảo cơ ở dữ liệu được quản lý tập trung, thống nhất (Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng UBND tỉnh).

     - Xác định vòng đời của tài liệu điện tử

     Với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ, vòng đời tài liệu điện tử là vấn đề cần được quan tâm, đặc biệt là tài liệu lưu trữ lịch sử: công tác bảo trì, bảo quản và sử dụng tài liệu. Việc nhận biết các dấu hiệu lạc hậu để quyết định khi nào chuyển đổi tài liệu lên vật ang tin khác./.