SƠ KẾT 02 NĂM THỰC HIỆN CHỈ THỊ 01/2014/CT-UBND CỦA UBND TỈNH BÌNH ĐỊNH VỀ GIẢI QUYẾT TÀI LIỆU TÍCH ĐỐNG

     Chủ trì  Hội nghị có ông Trịnh Xuân Long, Phó Giám đốc Sở Nội vụ cùng đại diện 154 các sở, ban, ngành tỉnh; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh và các huyện, thị xã, thành phố.

Đ/c Trịnh Xuân Long, Phó Giám đốc Sở Nội vụ Phát biểu khai mạc và chỉ đạo Hội nghị

     Sau 02 năm (2014 – 2016) thực hiện Chỉ thị 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND tỉnh, công tác xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh đã có nhiều kết quả tích cực: Các cơ quan, tổ chức, địa phương đã chỉ đạo quyết liệt công tác lập hồ sơ công việc, không để phát sinh thêm tài liệu tồn đọng, tích đống; Tiến hành thu thập, thống kê số lượng tài liệu tồn đọng, tích đống của cơ quan, đơn vị trực thuộc, lập kế hoạch và tổ chức chỉnh lý tài liệu có hiệu quả, số lượng tài liệu còn tồn đọng, tích đống bước đầu giảm; Cơ sở vật chất và kinh phí cho các hoạt động văn thư, lưu trữ đã từng bước được quan tâm, tăng cường, tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ với các trang thiết bị cần thiết.

     Bên cạnh những kết quả đạt được, việc thực hiện Chỉ thị 01 của UBND tỉnh tại các cơ quan, tổ chức địa phương vẫn còn nhiều tồn tại cần có giải pháp khắc phục kịp thời. Theo thống kê sơ bộ, các cơ quan, tổ chức, địa phương còn 5.506m tài liệu tồn đọng,tích đống chưa chỉnh lý, số lượng tài liệu đã chỉnh lý còn quá ít so với thực tế; Việc thực hiện lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại một số cơ quan, tổ chức chưa triệt để, tình trạng tài liệu còn bị phân tán, chưa được thu thập vào Lưu trữ cơ quan theo quy định; Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ được quan tâm hơn trước nhưng chưa đáp ứng yêu cầu, một số tài liệu có giá trị đã và đang hư hỏng, xuống cấp.

Đ/c Huỳnh Thị Kim Hương, Phó Chi cục trưởng Chi cục VTLT đọc dự thảo

Báo cáo sơ kết 02 năm triển khai thực hiện Chỉ thị 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND tỉnh

     Sau khi Chi cục Văn thư – Lưu trữ thông qua dự thảo Báo cáo sơ kết 02 năm thực hiện Chỉ thị 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND tỉnh, Hội nghị đã được nghe 04 phát biểu tham luận của đại biểu các cơ quan: Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Tài chính, Ban Quản lý khu kinh tế và Phòng Nội vụ huyện Phù Mỹ. Các tham luận đã tập trung trao đổi kinh nghiệm và đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống của cơ quan, tổ chức có hiệu quả như: đề xuất UBND tỉnh quan tâm hỗ trợ kinh phí chỉnh lý tài liệu và các trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu; Quy định về tổ chức, biên chế nhằm củng cố, kiện toàn đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ; Tổ chức các lớp tập huấn dài ngày và chuyên sâu về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu; Gắn công tác bình xét thi đua khen thưởng hàng năm với trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Thực hiện lập hồ sơ điện tử và áp dụng chữ ký số,…

Quan cảnh Hội nghị sơ kết 02 năm triển khai thực hiện

Chỉ thị 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND tỉnh

Các Đại biểu phát biểu tham luận về công tác xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại Hội nghị

     Sau phần tham luận của các cơ quan, tổ chức, Chi cục Văn thư – Lưu trữ trình bày Báo cáo đề dẫn thực trạng tài liệu tích đống và các giải pháp xử lý hơn 5.500 mét tài liệu tích đống đống chưa được chỉnh lý của các cơ quan, tổ chức, địa phương. Bên cạnh đó, các đại biểu tham dự Hội nghị đã trao đổi ý kiến, nêu một số khó khăn trong quá trình triển khai thực hiện xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống theo Chỉ thị 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND tỉnh như: Cán bộ làm công tác lưu trữ tại cấp huyện thường xuyên thay đổi, kinh phí chỉnh lý tài liệu chưa được phân bổ hàng năm, nghiệp vụ chỉnh lý và lập hồ sơ công việc còn nhiều hạn chế cần sự phối hợp hỗ trợ, hướng dẫn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ trong thời gian đến.

Đ/c Phan Minh Lý, Chi cục trưởng Chi cục VTLT hướng dẫn tham luận, thảo luận

và  Báo cáo đề dẫn thực trạng tài liệu tích đống và các giải pháp xử lý

     Phát biểu kết luận và bế mạc Hội nghị, Phó Giám đốc Trịnh Xuân Long đã ghi nhận những kết quả đã đạt được cũng như những kiến nghị của các cơ quan, tổ chức và các huyện, thị xã, thành phố trong thực hiện chỉnh lý tài liệu, xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống theo Chỉ thị 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND; đồng thời giao Chi cục Văn thư – Lưu trữ tiếp tục chủ động, phối hợp với các sở, ban, ngành và địa phương có biện pháp, kế hoạch cụ thể để giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống, đồng thời đề nghị Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, địa phương nâng cao trách nhiệm, tích cực tiếp tục chỉ đạo triển khai thực hiện chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống của cơ quan, tổ chức, địa phương mình theo đúng quy định của pháp luật./.