Kết quả kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh 02 năm (từ 2014 – 2016) và những vấn đề đặt ra

     Về lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, địa phương: Nhất là lãnh đạo phụ trách trực tiếp công tác văn thư, lưu trư ngày càng nhận thức rõ hơn, đầy đủ hơn về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động quản lý điều hành và nghiên cứu thực tiễn của cơ quan; các cơ quan, tổ chức, địa phương đã quan tâm ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Các cơ quan làm tốt như: Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng HĐND tỉnh, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, Công ty cổ phần cấp thoát nước…

     Về hoạt động nghiệp vụ văn thư:Soạn thảo và ban hành văn bản nhìn chung các cơ quan, tổ chức, địa phương đều thực hiện tốt yêu cầu thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ đã được áp dụng, điều hành trong cơ quan, hoạt động tốt; Quản lý và sử dụng con dấu đa số các cơ quan, tổ chức, địa phương được kiểm tra thực hiện tốt, chưa phát hiện ra những sai phạm trong quản lý và sử dụng con dấu.

     Về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ các cơ quan, tổ chức, địa phương đã tích cực, chủ động giải quyết tình trạng tài liệu còn tồn đọng, tích đống, bó gói thông qua quá trình xử lý tài liệu đã từng bước nâng cao nhận thức của người lãnh đạo về giá trị của tài liệu lưu trữ, vai trò, ý nghĩa trong hoạt động quản lý, điều hành công việc; Về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, địa phương đã được đầu tư các trang thiết bị cơ bản đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu; Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chủ yếu thông qua phục vụ tại phòng đọc và cấp bản sao chứng thực cho độc giả đến khai thác;Về chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ, chế độ báo cáo thống kê định kỳ, báo cáo đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ được các cơ quan, tổ chức, địa phương thực hiện đầy đủ đúng quy định về thời gian, đúng đối tượng cần báo cáo.

     Những vấn đề đặt ra:Kết quả kiểm tra chéo trong công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, địa phương cho thấy sự cố gắng, nổ lực tiếp tục phát huy trong thời gian tới. Tuy vậy, thực tế công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức, địa phương vẫn còn những hạn chế, vấn đề cần giải quyết như:

     Trong công tác văn thư như soạn thảo và ban hành văn bản còn có một số lỗi trình bày số, ký hiệu văn bản đối với công văn; trích yếu nội dung văn bản còn dài, chưa phản ảnh nội dung chính của văn bản; phần trình bày thẩm quyền ký văn bản chưa đúng; chưa thực hiện đầy đủ việc ký nháy văn bản; đối với văn bản có nhiều trang còn chưa đánh số trang…

     Quản lý văn bản đi, một số cơ quan, tổ chức, địa phương vẫn chưa thực hiện việc đóng dấu vào văn bản gốc, văn bản ngay sau khi phát hành mà đến cuối tháng hoặc cuối năm mới thực hiện đóng dấu.

     Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Một số cơ quan, tổ chức, địa phương chưa ban hành danh mục hồ sơ công việc hàng năm để làm căn cứ quản lý, lập và giao nộp hồ sơ.

     Về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ còn nhiều tài liệu chưa chỉnh lý hoàn chỉnh để xác định và giao nộp những tài liệu giá trị lịch sử; kinh phí bố trí cho hoạt động chỉnh lý tại các cơ quan, tổ chức, địa phương gặp khó khăn do ngân sách còn hạn chế, chưa có nguồn vốn để thực hiện.

     Một vài đề xuất:Để giải quyết những vấn đề nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh, đề nghị các cơ quan, tổ chức, địa phương cần quan tâm, chỉ đạo các nội dung cụ thể như sau:

     Hoàn thiện, thống nhất các quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ; Cần chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra chéo định kỳ 02 năm một lần; Tăng cường tập huấn, bồi dưỡng chuyên đề về công tác lập hồ sơ đối với công chức, viên chức; công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ ngày càng quan tâm, bố trí cán bộ có đủ trình độ chuyên môn thưc hiện./.