NHỮNG KHÓ KHĂN TRONG VIỆC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG KHO LƯU TRỮ CẤP HUYỆN

     Theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011, cấp huyện không còn lưu trữ lịch sử; khoản 10 Điều 10 của Thông tư 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thì Phòng Nội vụ không còn chức năng quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện theo Chương III của Thông tư 02/2010/TT-BNV (đã bãi bỏ bởi Thông tư 15/2014/TT-BNV).

     Đến nay, đa số các huyện, thị xã, thành phố đã lựa chọn và giao nộp hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ cấp huyện có thời hạn vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và tiếp tục bảo quản tài liệu không thuộc thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 6 của Thông tư 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.

     Tuy nhiên, theo phản ánh của Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố, việc quản lý tài liệu lưu trữ và Kho lưu trữ cấp huyện gặp rất nhiều khó khăn như sau:

    - Các cơ quan ở cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (Chủ yếu là các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND cấp huyện) không thể bố trí Kho lưu trữ và biên chế chuyên trách để bảo quản tài liệu (có giá trị bảo quản từ 70 năm trở xuống) của đơn vị mình.

     - Kho lưu trữ chuyên dụng cấp huyện có diện tích từ 100 – 600 m² chưa sử dụng hết diện tích, chỉ bảo quản tài liệu (không thuộc thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh) đã thu thập của các cơ quan, tổ chức trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành.

     Trong khi đó, các huyện, thị xã, thành phố đã đầu tư kinh phí rất lớn để xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của cấp huyện nhưng với các quy định như hiện nay, việc tiếp tục sử dụng Kho lưu trữ gặp khó khăn; không thể sử dụng để bảo quản tài liệu hiện hành của các cơ quan, tổ chức cấp huyện vì Phòng Nội vụ không còn chức năng quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện theo quy định hiện hành.

(Tài liệu trong kho lưu trữ huyện Hoài Nhơn)

    Trước những khó khăn trên, để có cơ sở tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo trong việc sử dụng kho lưu trữ cấp huyện, ngày 12 tháng 11 năm 2015, Sở Nội vụ đã tổ chức khảo sát tình hình quản lý tài liệu và sử dụng kho lưu trữ cấp huyện tại huyện Hoài Nhơn và Phù Mỹ với sự tham gia của Ông Hoàng Trường, Phó cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã đánh giá cao sự quan tâm của lãnh đạo UBND tỉnh, UBND cấp huyện về xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp huyện để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của địa phương. Đồng thời, qua thực tế khảo sát phản ánh đúng như một số khó khăn các huyện, thị xã, thành phố đã nêu, bên cạnh đó nhiều cơ quan, tổ chức đã gửi tài liệu vào kho lưu trữ trong tình trạng bó gói, tích đống nhiều năm với số lượng lớn (Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện Hoài Nhơn) và theo phản ánh của Phòng Nội vụ, một số cơ quan, tổ chức chưa nhận thức đầy đủ cho rằng kho lưu trữ của huyện nên xin ý kiến của cấp trên và đưa tài liệu chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, thống kê vào kho; không có thủ tục giao, nhận với Phòng Nội vụ, gây khó khăn cho công tác quản lý và quy trách nhiệm nếu xảy ra mất mát tài liệu.

(Tài liệu gửi vào Kho lưu trữ huyện Hoài Nhơn chưa được chỉnh lý)

     Phòng Nội vụ không thể bố trí biên chế quản lý kho lưu trữ, việc tiếp nhận tài liệu của các cơ quan, tổ chức ký gửi vào kho lưu trữ khó thực hiện chặt chẽ vì theo khoản 10 Điều 10 của Thông tư 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thực hiện 02 chức năng (Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã và thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật), không còn chức năng quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện.

(Làm việc với Phòng Nội vụ huyện Phù Mỹ)

     Từ những kết quả khảo sát và tổng hợp ý kiến của Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã tham mưu Sở Nội vụ ban hành Công văn số 1611/SNV-VTLT ngày 28/12/2015 gửi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đề nghị hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ và sử dụng Kho lưu trữ cấp huyện.

     Ngày 28/01/2016, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã có văn bản hướng dẫn số 86/VTLTNN-NVĐP, theo đó, Chi cục Văn thư – Lưu trữ sẽ tiếp tục tham mưu Sở Nội vụ thực hiện các bước theo hướng dẫn để sớm tổng hợp, trình UBND tỉnh ban hành văn bản chỉ đạo thống nhất việc tiếp tục sử dụng Kho lưu trữ cấp huyện đạt hiệu quả./.