HIỆU QUẢ TỪ HOẠT ĐỘNG KIỂM TRA CHÉO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ GIỮA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU CỦA TỈNH VÀ CÁC HUYỆN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ

     Nhận thức của lãnh đạo các cấp, các ngành về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ đã được nâng lên rõ rệt; đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được tăng cường; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ được chú trọng, trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư, lưu trữ được nâng cao, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan; cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ từng bước được các cấp, các ngành quan tâm đầu tư, nhất là hệ thống kho lưu trữ và trang thiết bị bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ,…

     Có được những thành tích trên là nhờ sự quan tâm, chỉ đạo của các cấp từ Trung ương đến địa phương và triển khai thực hiện đồng bộ, có hiệu quả của các cấp, các ngành, các địa phương trong tỉnh. Hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ ngày càng hoàn thiện; UBND tỉnh đã cụ thể hóa các quy định của Trung ương, kịp thời ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, tạo cơ sở pháp lý quan trọng, định hướng cho các hoạt động văn thư, lưu trữ của tỉnh có trọng tâm, trọng điểm và phù hợp với tình hình phát triển kinh tế - xã hội và yêu cầu thực tiễn của tỉnh; các ngành, địa phương đã ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, làm cơ sở để các cơ quan, đơn vị, địa phương triển khai thực hiện có hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ. Việc kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cũng thực hiện thường xuyên, qua đó kịp thời chấn chỉnh những cơ quan, tổ chức thực hiện chưa đúng, chưa đầy đủ các hoạt động văn thư, lưu trữ như thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, quản lý văn bản đến, văn bản đi, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh,….

     Tuy nhiên, công tác kiểm tra, hướng dẫn hoạt động văn thư, lưu trữ của cơ quan trực tiếp tham mưu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh (Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ) còn gặp nhiều khó khăn vì biên chế còn ít,  trong khi đó số lượng cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh có đến 431 nguồn. Trước tình hình khó khăn như vậy, trong những năm gần đây, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh duy trì hoạt động kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ giữa các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu và các huyện, thị xã, thành phố từ năm 2009 đến nay; thông qua hoạt động này đã đánh giá được việc chấp hành các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ  của các sở, ban, ngành tỉnh; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh  và các huyện, thị xã, thành phố, tăng cường chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ các cấp và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh; học tập, trao đổi kinh nghiệm, tiếp thu kiến thức công nghệ mới về công tác văn thư, lưu trữ giữa các cơ quan, tổ chức và địa phương.

     Có thể nói, việc duy trì hoạt động này đã mang lại nhiều hiệu quả đối với công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh và được nhiều cơ quan, tổ chức, địa phương hoan nghênh. Qua tổng kết các đợt kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ các giai đoạn 2009-2010, 2011-2013 đã thể hiện nhiều kết quả tiến triển qua các năm như: Các cơ quan, tổ chức đã quan tâm đến chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cơ bản đúng theo quy định Thông tư 01/2011/TT-BNV. Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến cơ bản đúng theo quy định; bên cạnh việc đăng ký, quản lý văn bản bằng sổ sách truyền thống, nhiều cơ quan, tổ chức đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến trong công tác văn thư, lưu trữ; lưu chuyển một số văn bản trên môi trường mạng,…

     Công tác lập hồ sơ,giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã được lãnh đạo cơ quan quan tâm và chỉ đạo kịp thời, đa số cáccơ quan, tổ chứcđã ban hành được Danh mục hồ sơ hàng năm, đây là cơ sở pháp lý, là công cụ quan trọng để công tác lập hồ sơ tại các cơ quan đi vào nề nếp. Các công chức, viên chức trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc đã bước đầu tiến hành lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư về cơ bản đã được thực hiện nghiêm túc theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Con dấu cơ quan và các dấu khác đều được giao cho văn thư cơ quan giữ, đóng dấu và bảo quản theo đúng quy định.

     Công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu cũng được lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đã quan tâm, chỉ đạo tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan hàng năm; tổ chức chỉnh lý, giải quyết tình trạng tài liệu lộn xộn giữa có giá trị và hết giá trị trong phông, tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định; đồng thời lựa chọn, thống kê và lập công cụ tra cứu (mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu, cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ). Do đó tình trạng tài liệu tồn đọng đã giảm đáng kể.

     Tại các huyện, thị xã, thành phố: Một số huyện, thị xã, thành phố đã quan tâm đến công tác lưu trữ, hàng năm được UBND huyện quan tâm bố trí nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước để giải quyết tài liệu tích đống như: Huyện Phù Mỹ, Tuy Phước,… Tại 10/11 huyện, thị xã, thành phố đã xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng với diện tích từ 100 – 600 m². Hầu hết các kho Lưu trữ đã đầu tư trang bị thiết bị phục vụ cho bảo quản tài liệu như: giá, bìa, hộp, cặp, máy điều hoà, máy hút ẩm, hút bụi,…

     Việcứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đã được lãnh đạo nhiềucơ quan, tổ chứcquan tâm, chỉ đạo kịp thời. Hiện nay, nhiềucơ quan, tổ chứcđã triển khai các phần mềmnhư Idesk, M. office, phần mềm của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đểquản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ công việc, quản lý tài liệu lưu trữ bước đầu mang lại hiệu quả thiết thực, phục vụ nhanh chóng công tác quản lý và điều hành của các cơ quan, tổ chức.

     Năm 2014, Sở Nội vụ tiếp tục tham mưu UBND tỉnh ban hành Kế hoạch kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 02 năm 2014-2016; với việc đổi mới nhiều nội dung chỉ tiêu kiểm tra chéo cho phù hợp với các quy định của Luật lưu trữ và các quy định hiện hành của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ cùng với hoán đổi các cơ quan, tổ chức mới trong các cụm kiểm tra sẽ tạo điều kiện để các cơ quan, tổ chức, địa phương có dịp học tập, trao đổi kinh nghiệm; giúp cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương có một đợt kiểm tra, đánh giá toàn diện, chính xác kết quả hoạt động văn thư, lưu trữ của các ngành, các cấp trên địa bàn tỉnh./.