Nhìn lại một năm hoạt động của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định năm 2017

     Những kết quả bước đầu nổi bật

      Về công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ

     - Chi cục đã xây dựng và tham mưu, đề xuất UBND tỉnh, Sở Nội vụ ban hành 62 văn bản về hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh.

     - Thường xuyên tuyên truyền, phổ biến các văn bản mới của Trung ương và địa phương trên Trang thông tin điện tử của Chi cục. Phối hợp với 10 cơ quan, tổ chức các Hội nghị triển khai, phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành như: Thực hiện Chứng thư số, chữ ký số; hướng dẫn nghiệp vụ về lập hồ sơ công việc, chỉnh lý tài liệu, giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/09/2017 của Thủ tướng Chính phủ.

     - Phối hợp tổ chức kiểm tra tại 08 sở, ngành và 33 phòng chuyên môn cấp huyện thực hiện Chỉ thị số 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND tỉnh về giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống; 22 xã, phường, thị trấn thuộc 11 huyện, thị xã, thành phố về công tác bố trí phòng (kho) bảo quản tài liệu lưu trữ cấp xã theo Công văn số 2310/UBND-NC ngày 10/6/2016 của UBND tỉnh.

     - Tổ chức thành công 03 lớp tập huấn nghiệp vụ cho 269 công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp huyện.

     - Tổ chức triển khai hiệu quả Đề án Số hóa tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định giai đoạn 1903 – 2007 theo đúng lộ trình đã được UBND tỉnh phê duyệt. Theo đó, Chi cục đã ban hành kế hoạch tập trung số hóa tài liệu Lưu trữ lịch sử Phông UBND tỉnh Bình Định năm 1903 – 2007; kết quả đã số hóa được 260.000 trang văn bản, tương đương 33,1 mét giá tài liệu.

     Về công tác quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh

     - Trong năm, đã tiếp nhận được 1.799 hồ sơ, tương đương 36,6 mét giá tài liệu đến hạn nộp lưu của 14 cơ quan. Tổ chức kiểm tra 11 huyện, thị xã, thành phố thực hiện lựa chọn, xác định giá trị tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; hướng dẫn 34 cơ quan, đơn vị mới bổ sung vào Danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, nhằm đảm bảo một cách khoa học, thống nhất, hiệu quả trong công tác lưu trữ và theo đúng quy định của pháp luật.

     - Tổ chức Đoàn thực hiện sưu tầm, thu thập tài liệu quý, hiếm qua các thời kỳ lịch sử tỉnh Bình Định tại các địa phương trong tỉnh và đã thu thập được nhiều tài liệu quý, hiếm có giá trị cao. Phối hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I - Hà Nội khảo sát, tra tìm, lập danh mục, dịch tiêu đề, lựa chọn, scan, sao chụp, chứng thực tài liệu lưu trữ về tỉnh Bình Định trước năm 1945 và tiếp nhận được 53 hồ sơ đưa về bảo quản tại Kho lưu trữ tỉnh.

     - Tổ chức chỉnh lý, nâng cấp tài liệu hoàn chỉnh Phông UBND tỉnh Bình Định (năm 1991, 1996 đến 2001) được 2.441 hồ sơ và hệ thống hóa hồ sơ của Phông UBND tỉnh (từ năm 1996 đến 1999) được 1.475 hồ sơ.

     - Thực hiện trao trả 4.434 hồ sơ, kỷ vật cho thân nhân cán bộ đi B trên địa bàn tỉnh, kịp thời giải quyết chế độ chính sách cho người hoạt động kháng chiến, người có công với cách mạng và hướng dẫn các địa phương  tổ chức lễ trao trả đảm bảo trang trọng, đúng đối tượng.

     - Tổ chức tốt công tác phục vụ độc giả tại phòng đọc, cấp bản sao,  chứng thực tài liệu lưu trữ và cho độc giả mượn tài liệu nghiên cứu là 772 lượt người, tài liệu đưa ra nghiên cứu 872 hồ sơ; phục vụ cho Ban Thi đua – Khen thưởng rút, mượn để tạo lập cơ sở dữ liệu 997 hồ sơ.    

     - Công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của tỉnh luôn được quan tâm, đảm bảo các điều kiện về kho tàng, trang thiết bị và thực hiện quy trình kỹ thuật bảo vệ, bảo quản an toàn trên 3.000 mét giá tài liệu của tỉnh, với 140 Phông không để vụ việc đáng tiếc xảy ra.

     Hạn chế và những giải pháp khắc phục

     Hạn chế

     - Việc xử lý tài liệu tích đống của các cơ quan, tổ chức, địa phương được triển khai thực hiện, tuy nhiên hiệu quả còn thấp.

     - Công tác số hóa tài liệu chưa đảm bảo theo tiến độ, do thiếu nguồn nhân lực và trang thiết bị đồng bộ.

     - Biên chế viên chức tại Chi cục còn thiếu, chưa được tuyển dụng theo chỉ tiêu được giao; trình độ đội ngũ công chức, viên chức không đồng đều dẫn đến trong tổ chức thực hiện một số ít nhiệm vụ chất lượng chưa cao.

     Giải pháp khắc phục

     - Tranh thủ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Sở Nội vụ; chủ động xây dựng kế hoạch chi tiết theo chương trình công tác trọng tâm năm 2018, bảo đảm chất lượng, đúng thời hạn theo kế hoạch của tỉnh và của Sở Nội vụ đề ra.

     - Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ; tổ chức kiểm tra, hướng dẫn và xây dựng các giải pháp hiệu quả về xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống theo Chỉ thị số 01 của UBND tỉnh.

     - Đẩy mạnh thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ theo đúng quy trình, chất lượng; xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ dịch vụ công trực tuyến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ từ xa.

     - Tổ chức triển khai thực hiện Đề án sưu tầm tài liệu quý, hiếm trong và ngoài tỉnh giai đoạn 2017 – 2021 được UBND tỉnh phê duyệt.

     - Tổ chức Hội nghị sơ kết 05 năm thực hiện Luật Lưu trữ và triển khai thực hiện nghiêm Chỉ thị số 35 của Thủ tướng Chính phủ.

     - Tiếp tục tham mưu, đề xuất Sở Nội vụ về công tác kiện toàn tổ chức bộ máy, biên chế của Chi cục nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ hiện nay./.