MỘT SỐ KINH NGHIỆM VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC KHỐI TÀI LIỆU CÓ THỜI HẠN BẢO QUẢN LÂU DÀI TRONG KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BÌNH ĐỊNH; KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT

     1. Thực trạng khối tài liệu đang bảo quản trong kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định có thời hạn bảo quản lâu dài

     1.1. Khối tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài trước năm 1975 và sau năm 1975

     Thực hiện Công văn số 25/NV ngày 10/9/1975 của Cục Lưu trữ, Phủ Thủ tướng quy định thời hạn bảo quản tài liệu theo 03 mức: Vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời; với khối lượng tài liệu trước 1975 là 1.500 mét giá tài liệu, 89 Phông lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh được bảo quản trong kho Lưu trữ lịch sử tỉnh, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định đã tổ chức chỉnh lý xác định thời hạn bảo quản đối với khối tài liệu này; cụ thể: Có 450 mét giá tài liệu xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn, 950 mét giá tài liệu xác định thời hạn bảo quản lâu dài và 100 mét giá tài liệu xác định thời hạn bảo quản tạm thời.

     Từ sau năm 1975 và thực hiện Luật Lưu trữ và các Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011, Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương theo 02 mức: Vĩnh viễn và có thời hạn. Đến nay, khối tài liệu Chi cục đang bảo quản tăng lên, có hơn 3.000 mét giá tài liệu, với 137 Phông lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, địa phương. Đây là nguồn sử liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với công tác nghiên cứu, phát triển; điều hành và quản lý xã hội, tài liệu có từ thời Phong kiến Triều Nguyễn đến nay, bao gồm 04 khối tài liệu trong kho Lưu trữ lịch sử tỉnh như sau:

     Khối tài liệu hành chính: Hình thành trong quá trình hoạt động của thời Phong kiến Triều Nguyễn; chính quyền Thực dân Pháp ở Trung kỳ; chính quyền Việt Nam Cộng hòa; thời kỳ UBND Cách mạng; tài liệu hợp nhất 02 tỉnh Bình Định và Quãng Ngãi thành tỉnh Nghĩa Bình; tài liệu chia tách tỉnh Bình Định và tỉnh Quãng Ngãi riêng biệt; tài liệu quý, hiếm của cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu qua các thời kỳ lịch sử; hồ sơ cán bộ đi B của tỉnh Bình Định…

     Khối tài liệu khoa học kỹ thuật bao gồm: Tài liệu thiết kế thi công các công trình trọng điểm của tỉnh qua các thời kỳ.

     Khối tài liệu nghe – nhìn gồm: Phim, ảnh, phim điện ảnh, băng video, phim thời sự tài liệu… có giá trị lịch sử của tỉnh.

     Khối tài liệu quý, hiếm của cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu qua các thời kỳ.

     Khối tài liệu là các công trình nghiên cứu, các đề tài khoa học cấp ngành ở địa phương được hoàn thành trên cơ sở sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ Lịch sử tỉnh đang được bảo quản tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh.

     Theo đó, Chi cục đã tiếp tục chỉnh lý, phân loại, xác định thời hạn bảo quản trong tổng số hơn 3.000 mét giá tài liệu; cụ thể: Có trên 1.950 mét giá tài liệu vĩnh viễn, 950 mét giá tài liệu lâu dài và 100 mét giá tài liệu tạm thời.

     1.2. Cách xử lý khối tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài trong kho Lưu trữ lịch sử tỉnh

     Trước thực trạng tình hình trên, để xử lý khối tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài trong kho Lưu trữ lịch sử tỉnh; trong thời gian qua, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định đã tham mưu, đề xuất Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành Quyết định số 2250/QĐ-UBND ngày 16/7/2014 về Phê duyệt “Đề án số hóa tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định giai đoạn 1903 – 2007” kết hợp để chỉnh lý khoa học nâng cấp tài liệu còn gọi là “tối ưu hóa thành phần phông lưu trữ lịch sử của tỉnh” nhằm xác định thời hạn bảo quản hồ sơ theo Luật Lưu trữ và các Thông tư số 09, Thông tư số 13 của Bộ Nội vụ, đảm bảo quy trình các bước: Xác định văn bản trùng trong hồ sơ; mức độ lập lại thông tin trong hồ sơ; xác định và loại ra khỏi hồ sơ đối với các văn bản hết giá trị hoặc không còn giá trị; kiểm tra đối chiếu lại hồ sơ giữa các phông hoặc văn bản bên trong của hồ sơ này với hồ sơ khác cùng một phông để đánh giá lại; xác định lại thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ vĩnh viễn hoặc có thời hạn; thống kê những hồ sơ trong một phông lưu trữ đã hết thời hạn bảo quản; thống kê những tài liệu trong hồ sơ đã hết giá trị, không có giá trị, trùng thừa hoặc bị bao hàm; thống kê tài liệu trong hồ sơ; thống kê và hoàn chỉnh hồ sơ; dán nhãn hộp; bàn giao hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ; lập thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị đã được loại ra trong quá trình nâng cấp, chỉnh lý theo đúng quy định của Nhà nước.

     2. Kiến nghị và đề xuất

     Tuy không phải là vấn đề mới về thời hạn bảo quản hồ sơ: Vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời trước đây và hiện nay theo các Thông tư 09, Thông tư 13 của Bộ Nội vụ là những vấn đề cần thiết và cấp bách, cần được cơ quan chủ quản ngành Lưu trữ quan tâm để xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Lưu trữ Lịch sử các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thống nhất xử lý khối tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài trước đây. Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định kiến nghị và đề xuất Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước như sau:

     - Thứ nhất, đối với các tên loại tài liệu thuộc 7 nhóm tài liệu đã được quy định thời hạn bảo quản theo Công văn số 25/NV ngày 10/9/1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng  trùng với các tên nhóm hồ sơ, tài liệu được quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ thì đề xuất xử lý theo hướng: Xác định lại thời hạn bảo quản lâu dài theo từng nội dung trong nhóm qua đối chiếu với Thông tư số 09/2011/TT-BNV. Cụ thể: Tại Chương II, nhóm tài liệu kế hoạch, thống kê theo Công văn số 25/NV quy định kế hoạch 6 tháng của cơ quan ban hành có thời hạn bảo quản “lâu dài”, đối chiếu Thông tư số 09/2011/TT-BNV nhóm tài liệu số 2 thì tài liệu trên có thời hạn bảo quản 20 năm. Như vậy, các hồ sơ quy định thời hạn bảo quản lâu dài thuộc các nhóm tài liệu nêu trên có thể xác định lại giá trị và tiêu hủy theo quy định (đối với tài liệu hết thời hạn bảo quản).

     - Thứ hai, đối với các tên loại tài liệu theo Công văn số 25/NV có quy định (ngoài 02 nhóm trên) nhưng Thông tư số 09/2011/TT-BNV không quy định; đề nghị có văn bản hướng dẫn cụ thể để Lưu trữ lịch sử các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thống nhất tổ chức triển khai thực hiện.

     - Thứ ba, đối với văn bản, tài liệu quy định độ mật theo Công văn số 25/NV quy định thời hạn bảo quản “lâu dài” thì nên có văn bản quy định cụ thể loại tài liệu thuộc độ Tuyệt mật; Tối mật; Mật hoặc giải mật, tăng mật, giảm mật để có cơ sở quy định thời hạn bảo quản hồ sơ 2 mức vĩnh viễn hoặc có thời hạn.

     - Thứ tư, đối với tài liệu chuyên môn, Bộ Nội vụ cần phối hợp với các Bộ, ngành Trung ương sớm ban hành bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành để các cơ quan, tổ chức, địa phương và Lưu trữ lịch sử các cấp làm căn cứ xác định thời hạn bảo quản đối với từng ngành.

     Trên đây là những trao đổi, chia sẽ kinh nghiệm ban đầu của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định trong việc tổ chức, xử lý khoa học đối với khối tài liệu bảo quản lâu dài trước đây tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định trong thời gian qua. Rất mong nhận được sự trao đổi, góp ý của đồng nghiệp để giúp cho công tác xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong kho Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ngày càng hiệu quả./.