KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ, PHÂN LOẠI CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ NĂM 2015 VÀ PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ NĂM 2016 CỦA CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH BÌNH ĐỊNH

     Năm 2015, về công tác quản lý nhà nước, Chi cục đã tham mưu Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành 06 văn bản, trong đó có 01 văn bản quy phạm pháp luật, cụ thể như sau:

     Quyết định số 54/2015/QĐ-UBND ngày 25/12/2015 Ban hành Quy định quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định; Quyết định số 772/QĐ-UBND ngày 10/3/2015 về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định; Quyết định số 1106/QĐ-UBND ngày 31/3/2015 về việc thành lập các Cụm kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 02 năm (từ năm 2004 đến năm 2016); Quyết định số 4762/QĐ-UBND ngày 30/12/2015 Ban hành Quy chế phân loại, sưu tầm, thu thập, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu quý, hiếm của tỉnh Bình Định.

     Báo cáo số 70/BC-UBND  ngày 26/5/2015 về báo cáo sơ kết 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ; Công văn số 451/UBND-NC ngày 30/01/2015 về thực hiện thu thập tài liệu lưu trữ nghe – nhìn.

     - Xây dựng và trình Sở Nội vụ ban hành:37văn bản: Nội dung các văn bản tập trung chủ yếu về hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử.

     - Công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản về văn thư, lưu trữ: Tổng hợp  17 tin, 12 bài; 04 văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn của trung ương, 06 văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi tỉnh...

     - Kiểm tra hướng dẫn, tập huấn và bồi dưỡng nghiệp vụ:Đã tham mưu Sở Nội vụ ban hành Công văn số 705/SNV-VTLT ngày 02/6/2015 về việc khảo sát, hướng dẫn thực hiện các quy định Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức mới bổ sung vào nguồn nộp lưu của tỉnh như: Công an tỉnh; Phòng Cảnh sát PCCC và Cứu nạn cứu hộ; Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất; Bệnh viện Đa khoa khu vực Phú phong; Bệnh viện Đa khoa khu vực Bồng Sơn và Trung tâm chăm sóc, nuôi dưỡng người tâm thần Hoài Nhơn; Tham gia với Đoàn khảo sát của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước thực hiện khảo sát xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu ghi âm tại Đài Phát thanh và Truyền hình Bình Định...

     - Xây dựng Đề án, Hội thảo khoa học về văn thư, lưu trữ như: Tổ chức thành công  Hội thảo “Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan – Thực trạng và giải pháp”; Xây dựng Đề án “ Kho lưu trữ chuyên dụng cấp xã” để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu trong quá trình hoạt động của HĐND và UBND, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn.

     - Triển khai Kế hoạch thực hiện Chỉ thị 01 của UBND tỉnh đến các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh: Tổng số tài liệu tồn đọng, tích đống theo báo cáo của 11 cơ quan, tổ chức là 765,02 mét, thành phố Quy Nhơn 758,53 mét và huyện Tuy Phước 339 mét.

     - Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ:Đã thực hiện cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và quản lý  hồ sơ, tài liệu lưu trữ trên máy vi tính cho 04 cơ quan gồm: Công ty TNHH Khai thác Công trình Thủy Lợi Bình Định; Ban Dân tộc; Bệnh viện Đa khoa khu vực Bồng Sơn và Bệnh viên Đa khoa khu vực Phú Phong.

Về lĩnh vực quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử đã tham mưu cho các cơ quan có thẩm quyền đạt kết quả như sau:

     - Công tác thu thập,  giao nộp tài liệu vào lưu trữ

     Thu thập, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của 15 cơ quan, đơn vị, tổng số mét giá tài liệu thu được là 45,15 mét;

     Sưu tầm tài liệu quý, hiếm:Tại huyện Hoài Nhơn, Tuy Phước, và Tây Sơn thu thập được: 12 sắc phong, 03 gia phả, 01 tộc phả và 02 quyển sách Hoàng Việt nhất thống dư địa chí của Lê Quang Định (1806) trích phần nói về tỉnh Bình Định bằng tiếng Hán – Nôm...

     - Công tác chỉnh lý, nâng cấp và hủy tài liệu hết giá trị: Trong năm 2015, Chi cục đã tổ chức chỉnh lý nâng cấp tài liệu lưu trữ phông UBND tỉnh Nghĩa Bình từ năm 1980 đến năm 1984được539 hồ sơ;

     - Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Khử trùng tài liệu trên 2.000 mét giá tài liệu bằng phương pháp khí Nitơ diệt các côn trùng trong kho lưu trữ lịch sử tỉnh.

     - Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Tham mưu Sở Nội vụ ban hành Kế hoạch chi tiết tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ với chủ đề: “Lịch sử tỉnh Bình Định – qua tài liệu lưu trữ”. Đã đưa ra 154 hồ sơ, 38 sắc phong, tài liệu mộc bản; hồ sơ cán bộ đi B của tỉnh Bình Định; 15 tờ bản đồ và 20 sách quý qua các thời kỳ lịch sử, nhằm giới thiệu với đông đảo công chúng về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ; tăng cường nâng cao nhận thức và sự hiểu biết của xã hội về vai trò, tác dụng của tài liệu lưu trữ trong việc giáo dục truyền thống và lịch sử nói riêng và trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc nói chung; Tổ chức thực hiện quy trình phục vụ độc giả tại phòng đọc và cấp bản sao chứng thực lưu trữ theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ đã phục vụ kịp thời 1.752 lượt người nghiên cứu, sử dụng hồ sơ, tài liệu; đã đưa ra 2.814 đơn vị bảo quản phục vụ cho độc giả; bổ sung tài liệu đã nghiên cứu và giải quyết xong đưa vào các hộp bảo quản tài liệu với số lượng 1.786 hồ sơ.

     Các biện pháp, giải pháp, sáng kiến đã áp dụng vào thực tiễn năm 2015 đem lại hiệu quả cao   

     - Chi cục luôn phát huy tính chủ động, sáng tạo trong công tác; tích cực nghiên cứu nắm vững các văn bản của Nhà nước về công tác VTLT nhất là những văn bản mới ban hành để nắm vững những quy định, hướng dẫn và ý kiến chỉ đạo… đồng thời nắm bắt tình hình thực tiễn của địa phương. Trên cơ sở đó đề xuất với lãnh đạo các cấp và UBND tỉnh ban hành văn bản cụ thể hóa, hướng dẫn, triển khai thực hiện trên phạm vi toàn tỉnh.

     - Trên cơ sở những nhiệm vụ được giao năm 2015, Chi cục chủ động đề xuất Sở Nội vụ tổ chức Hội thảo “Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan – Thực trạng và giải pháp. Tại Hội thảo cóhơn 130 đại biểu đến từ các Sở, ban, ngành tỉnh; Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh và các huyện, thị xã, thành phố; Có 08 báo cáo tham luận về vấn đề lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đã được các chuyên gia Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II thành phố Hồ Chí Minh, Trường Đại học Khoa học Xã Hội Nhân văn Tp. HCM, các cán bộ phụ trách công tác này từ tỉnh đến huyện trình bày nhằm giúp các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện trong phạm vi tỉnh đưa công tác lập hồ sơ công việc từng bước đi vào nề nếp, tạo tiền đề cho việc chấm dứt tình trạng tài liệu bó gói, lộn xộn không được lập hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức. Tiết kiệm hàng tỷ đồng ngân sách nhà nước cho việc xử lý tài liệu tích đống tại các cơ quan, tổ chức hiện nay.

     - Tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ với chủ đề: “Lịch sử tỉnh Bình Định qua các thời kỳ. Tại buổi triển lãm, người xem được tìm hiểu gần 300 hồ sơ, tài liệu được lựa chọn từ 138  phông lưu trữ đang bảo quản tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thời gian từ năm 1903 đến nay, với một khối lượng tài liệu lưu trữ khá lớn, nhiều loại hình đa dạng, nội dung phong phú về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao…Các tài liệu và tư liệu được lưu giữ qua các tài liệu giấy, mộc bản, sắc phông, Hán Nôm, hình ảnh, bản đồ… trong thời Pháp thuộc, kháng chiến chống Mỹ và đến ngày hôm nay. Đây là những tài liệu và tư liệu có giá trị đặc biệt, có tác dụng rất lớn đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân, các nhà nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu khoa học, các nhà giảng dạy khoa học xã hội - nhân văn, các học sinh, sinh viên và bạn đọc quan tâm đến vấn đề này…Với mục đích phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm của cán bộ, nhân dân trong công việc bảo vệ, giữ gìn giá trị di sản của địa phương.

     - Ngày 16/7/2014 UBND tỉnh Bình Định đã ban hành Quyết định số 2250/QĐ-UBND về việc phê duyệt Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định giai đoạn 1903 – 2007 và được Sở Nội vụ tổ chức mở gói thầu thiết bị công trình đầu tư trang thiết bị số hóa tài liệu lưu trữ tỉnh Bình Định để có điều kiện đưa tài liệu ra số hóa năm 2016 nhằm chuyển phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ hiện đại – lưu trữ điện tử.Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử nhằm chuyển đổi dần việc khai thác cung cấp thông tin được tiện lợi, nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm được thời gian phục vụ cho các cơ quan, tổ chức nhà nước và nhân dân; góp phần đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan;

     - Thực hiện Quyết định 1784/QĐ-TTg ngày 24/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương”. Đề án này được Trung ương đầu tư 92 tỷ đồng, trước mắt năm 2016 Trung ương đầu tư 15 tỷ để khởi công xây dựng công trình Kho lưu trữ chuyên dụng tại số 12 Mai Hắc Đế, phường Ghềnh Ráng, TP. Quy Nhơn, tỉnh Bình Định với diện tích sử dụng đất 3.155,6m2 để bảo vệ , ,bảo quản an toàn tài liệu của 460 cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh.

     - Đã tham mưu Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành Đề án xây dựng Kho lưu trữ cấp  chuyên dụng cấp xã để có điều kiện bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND, UBND, các tổ chức xã hội – nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ trong Kho lưu trữ cấp xã.

     Từ những biện pháp, giải pháp, sáng kiến và những thành tích mà Chi cục phấn đấu, đạt được đã góp phần giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh khắc phục khó khăn, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao; tham mưu giúp Sở Nội vụ và UBND tỉnh ban hành, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định, chế độ… của TW; từng bước hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, tạo cơ sở pháp lý cho việc thực hiện, quản lý công tác văn thư, lưu trữ thống nhất trong phạm vi toàn tỉnh. Công tác kiểm tra, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ được đẩy mạnh và đều khắp; phối hợp với Trung tâm Giáo dục thường xuyên, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn TP. Hồ Chí Minh mở lớp Đại học Lưu trữ và Quản trị văn phòng Bình Định khóa 2014 – 2019 là 93 sinh viên... Các hoạt động quản lý văn thư, lưu trữ của tỉnh đã đi vào nề nếp, khoa học và đã đạt được hiệu quả cao.

     Với những thành tích đã đạt được trong năm 2015, Hội đồng thi đua khen thưởng Sở Nội vụ đã quyết định các hình thức, danh hiệu khen thưởng cho Chi cục Văn thư – Lưu trữ như sau:

     Về cá nhân

     - Cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ: 02 người;

     - Cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ: 12 người;

     - Cá nhân đạt lao động tiên tiến: 14/14 người;

     - Cá nhân đạt chiến sỹ thi đua cơ sở: 02 người;

     - Cá nhân đạt chiến sỹ thi đua cấp tỉnh: 01 người;

     - Huân chương lao động hạng II: 01 người;

     - Bằng khen của UBND tỉnh: 02 người;

     - Giấy khen của Giám đốc Sở Nội vụ: 04 người;

     Về tập thể

     Tập thể đạt danh hiệu “Tập thể lao động tiên tiến”; “Tập thể lao động xuất sắc” và Cờ thi đua của UBND tỉnh.

     Phương hướng, nhiệm vụ năm 2016 của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thực hiện theo Quyết định số 4861/QĐ-UBND ngày 31/12/2015 của UBND tỉnh Bình Định ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 trên địa bàn tỉnh Bình Định; Tập trung những nhiệm vụ trọng tâm, chủ yếu như sau:

     Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ như:

     - Văn bản quy phạm pháp luật, Quyết định của UBND tỉnh về việc bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ;

     - Xây dựng quy chế bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu của lưu trữ lịch sử tỉnh.

     Công tác thanh tra, kiểm tra, sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ như:

     - Tổng kết kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 02 năm (2014 – 2016);

     - Sơ kết thực hiện Chỉ thị 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND tỉnh.

     Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng các Đề án, Đề tài, tổ chức Hội thảo về công tác lưu trữ như:

     - Hướng dẫn, cụ thể hóa, thể chế hóa các quy định của Nhà nước về công tác lập hồ sơ công việc;

     - Đề án “Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ cấp xã”;

     - Đề án “Sưu tầm, thu thập tài liệu quý, hiếm trong và ngoài tỉnh”;

     - Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định giai đoạn 1903-2007 đã được UBND tỉnh phê duyệt;

     - Triển khai thực hiện Đề án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh tại lô đất số 12, Mai Hắc Đế, thành phố Quy Nhơn với diện tích xây dựng trên 3.000 m2 với kinh phí đầu tư 92 tỷ đồng;

     - Đề tài nghiên cứu khoa học về “Thu thập, bổ sung tài liệu trong và ngoài tỉnh qua các thời kỳ lịch sử đấu tranh giải phóng dân tộc tỉnh Bình Định”;

     - Hội thảo về chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

     - Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh về phần mềm quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến và tra tìm tài liệu trên máy vi tính.

     Năm 2016, Chi cục Văn thư – Lưu trữ quyết tâm khắc phục mọi khó khăn để tiếp tục củng cố tổ chức bộ máy, phát huy mối quan hệ đoàn kết nội bộ, nỗ lực phấn đấu vượt khó khăn; đồng thời tranh thủ sự quan tâm, hỗ trợ của Sở Nội vụ chỉ đạo sâu sát, kịp thời để tạo mọi điều kiện thuận lợi cho Chi cục hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao./.