CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH BÌNH ĐỊNH TIẾP VÀ LÀM VIỆC ĐOÀN CÔNG TÁC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮU TP. HỒ CHÍ MINH

     Tham dự buổi làm việc về phía Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định có bà Huỳnh Thị Kim Hương, Phó Chi cục trưởng cùng các Trưởng phòng chuyên môn, nghiệp vụ và công chức, viên chức;

     Về phía Đoàn Chi cục Văn thư – Lưu trữ TP. Hồ Chí Minh có ông Huỳnh Văn Phùng, Chi cục trưởng, Trưởng đoàn; Bà Nguyễn Thị Thanh Nhàn, Phó Chi cục trưởng và các thành viên của Đoàn: Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp; Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Lịch sử; Kế toán trưởng; chuyên viên phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ.

Quang cảnh buổi làm việc và trao đổi kinh nghiệm của hai Chi cục

     Tại buổi làm việc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định và Đoàn công tác Chi cục Văn thư – Lưu trữ TP. Hồ Chí Minh đã đưa ra các vấn đề bàn thảo, trao đổi, chia sẽ kinh nghiệm về lĩnh vực số hóa tài liệu lưu trữ, tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử; xây dựng và nâng cao chất lượng Trang thông tin điện tử của Chi cục… đã đi đến thống nhất những khó khăn chủ yếu trong việc triển khai các nội dung nêu trên như sau:

     - Về số hóa tài liệu lưu trữ

     Thứ nhất, số hóa tài liệu lưu trữ từ khi bắt đầu xây dựng một Đề án cần phải đầu tư ban đầu về công nghệ, cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin và các thiết bị khác như: Phần cứng, máy tính, máy in, máy quét ảnh và các chương trình phần mềm để quản lý và tra tìm tài liệu. Ngoài ra điều quan trọng là phải đầu tư cho yêu cầu đào tạo con người theo các mức độ khác nhau: Người quản lý, người tác nghiệp, cán bộ kỹ thuật, cán bộ chuyên tin; Thứ hai, là dữ liệu số hóa dễ bị sao chép và sửa đổi trái phép; Thứ ba, việc triển khai sử dụng cơ sở dữ liệu phải đào tạo đồng bộ và có hệ thống để tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan đều có thể sử dụng được tài liệu số hóa đúng phương pháp và nguyên tắc; Thứ tư, chế độ bảo mật dữ liệu; sự phân biệt giữa tài liệu mật và không mật.

     - Về tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử

     Tài liệu điện tử đang dần khẳng định được vai trò và vị trí của nó trong tất cả các lĩnh vực đời sống xã hội. Tuy nhiên, việc triển khai các nội dung về tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử cho các cơ quan, tổ chức hiện nay gặp không ít khó khăn như: Hành lang pháp lý về tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử chưa quy định cụ thể; nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức về vai trò, tầm quan trọng của tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử còn hạn chế; quy định về tiêu chuẩn, quy trình nghiệp vụ để lưu trữ và bảo quản tài liệu điện tử chưa ban hành; thiết bị lưu trữ tài liệu còn chưa thống nhất, chưa đảm bảo an toàn. Ngoài ra, điều quan trọng là phải có sự thống nhất giữa những quy định của pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử với những quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. Nếu không việc áp dụng văn bản điện tử, tài liệu điện tử vào hoạt động hành chính của cơ quan, tổ chức gặp rất nhiều khó khăn, trở ngại; đồng thời, cũng cần ban hành chính sách tài chính hợp lý để triển khai nhiệm vụ này trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.

     - Về nâng cao chất lượng Trang thông tin điện tử của Chi cục Văn thư – Lưu trữ    

     Hai bên đã bàn thảo tập trung đánh giá những thành công, hạn chế của Trang thông tin điện tử của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định và Chi cục Văn thư – Lưu trữ TP. Hồ Chí Minh trong thời gian qua, đồng thời đề xuất những giải pháp nâng cao chất lượng Trang tin trong thời gian đến để khẳng định được vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chuyên nghiệp của hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ngày càng phong phú, đa dạng về nội dung, nổi bật về hình thức, thu hút đông đảo hơn nữa các đồng nghiệp trong phạm vi toàn quốc với Trang thông tin của Chi cục như: Giao diện của Trang thông tin điện tử; thành lập Ban biên tập Trang tin, cộng tác viên, đẩy mạnh tính thời sự của tin tức, đa dạng hóa nội dung, tìm kiếm nguồn tin, bồi dưỡng viết tin, bài…  

     Kết thúc buổi làm việc thay mặt Đoàn, ông Huỳnh Văn Phùng, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ TP. Hồ Chí Minh, Trưởng đoàn đã gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Lãnh đạo Chi cục và toàn thể công chức, viên chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định đã dành thời gian đón tiếp chu đáo, ân cần và trong thời gian tới sẽ tiếp tục cùng gặp gỡ, trao đổi và chia sẻ kinh nghiệm lẫn nhau về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ để tham mưu giúp cho cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương mình xây dựng một môi trường làm việc hiện đại, xây dựng được nền hành chính điện tử phù hợp với hội nhập quốc tế./.