CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ SƠ KẾT 6 THÁNG ĐẦU NĂM VÀ TRIỂN KHAI NHIỆM VỤ 6 THÁNG CUỐI NĂM 2016

Đ/c Phan Minh Lý, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ chủ trì Hội nghị

     Tại Hội nghị, Trưởng phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ Nguyễn Thành Tín đã trình bày tóm tắt Dự thảo Báo cáo sơ kết 6 tháng đầu năm và phương hướng, nhiệm vụ 6 tháng cuối năm2016 và bà Nguyễn Thị Linh Sa, Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp trình bày báo cáo số liệu thu, chi tài chính 6 tháng đầu năm của Chi cục.  

Đồng chí Nguyễn Thành Tín, Trưởng phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ trình bày Dự thảo

Báo cáo sơ kết 6 tháng đầu năm và phương hướng, nhiệm vụ 6 tháng cuối năm 2016

     Được sự quan tâm chỉ đạo của Lãnh đạo Sở Nội vụ và sự chỉ đạo quyết liệt của Lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ, toàn thể công chức, viên chức và người lao động thuộc Chi cục đã tích cực, chủ động triển khai thực hiện tốt Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ  năm 2016 của UBND tỉnh và Kế hoạch trọng tâm của Sở Nội vụ giao cho Chi cục Văn thư – Lưu trữ năm 2016, về cơ bản đã hoàn thành kế hoạch công tác 6 tháng đầu năm 2016.

     Phát biểu tại Hội nghị, công chức, viên chức bày tỏ sự thống nhất cao với dự thảo các báo cáo đã được trình bày tại Hội nghị đã đạt được kết quả như sau:

     Tham mưu UBND tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 trên địa bàn tỉnh Bình Định; thành lập các Cụm kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 02 năm (2014-2016); Công văn về việc quản lý tài liệu và sử dụng kho lưu trữ cấp huyện; đề nghị các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giao nộp tài liệu nghe – nhìn vào Lưu trữ lịch sử; Kế hoạch chuẩn bị tổ chức Hội nghị sơ kết triển khai thực hiện Chỉ thị 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND tỉnh về giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan trên địa bàn tỉnh; tổ chức triển khai và báo cáo tình hình Hướng dẫn số 169/HD-VTLT ngày 10/3/20100 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ; Công văn về bố trí phòng, kho bảo quản tài liệu lưu trữ cấp xã.

     Công tác kiểm tra, hướng dẫn, giải đáp về lĩnh vực văn thư, lưu trữ luôn được tăng cường, đôn đốc các sở, ban, ngành, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố triển khai thực hiện Quyết định 4861/QĐ-UBND của UBND tỉnh; mẫu hóa quy trình lập hồ sơ công việc của cán bộ, công chức, viên chức được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;  thường xuyên theo dõi, hướng dẫn và giải đáp các vướng mắc về công tác kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ của các Cụm kiểm tra. Thẩm định tài liệu hết giá trị theo đề nghị của các cơ quan, đơn vị.

     Thực hiện Quyết định số 2250/QĐ-UBND ngày 16/7/2014 của UBND tỉnh về phê duyệt Đề án và Dự án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh; xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực số hóa tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 1903 – 2007 và báo cáo tình hình triển khai phối hợp xây dựng phần mềm số hóa; xây dựng kế hoạch lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn phục vụ Đề án số hóa.

     Tiếp nhận tài liệu quý, hiếm của tỉnh Bình Định tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, TP. Hồ Chí Minh, với số lượng 130 hồ sơ tương đương 3.396 trang văn bản; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của 05 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu được 13,8 mét giá tài liệu; chỉnh lý, nâng cấp tài liệu Phông UBND tỉnh Nghĩa Bình năm 1984, 1985 được 292 hồ sơ. Công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tỉnh với hơn 2.000 mét giá tài liệu; tổ chức phục vụ độc giả mượn tài liệu và nghiên cứu sử dụng là 556 lượt người.

     Bên cạnh đó, các ý kiến tham gia cũng đã nêu ra một số tồn tại, hạn chế, khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh như: Kiện toàn tổ chức bộ máy của Chi cục và thành lập mới Trung tâm Lưu trữ Lịch sử thuộc Chi cục; việc xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh; về kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 02 năm (2014 – 2016) vẫn còn chậm so với kế hoạch; tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ chuyên sâu cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh. Qua các ý kiến tham gia,Hội nghị đã đưa ra một số giải pháp, đề xuất chương trình công tác trọng tâm 6 tháng cuối năm 2016 phù hợp sát với tình hình thực tiễn như sau:

     Tham mưu UBND tỉnh ban hành Quyết định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ; Quy chế bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh và Danh mục nguồn và thành phần tài liệu nghe – nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; tổng kết kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 02 năm (2014 – 2016); sơ kết thực hiện Chỉ thị 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND tỉnh.

     Tổ chức Hội thảo về chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; số hóa tài liệu lưu trữ theo Đề án đã phê duyệt; xây dựng Đề án “Sưu tầm tài liệu quý, hiếm của tỉnh Bình Định”.

     Tiếp tục hướng dẫn , kiểm tra các cơ quan, tổ chức ở các huyện, thị xã, thành phố thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh lựa chọn hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử; sưu tầm tài liệu quý, hiếm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, gia đình, dòng họ trong và ngoài tỉnh qua các thời kỳ lịch sử của tỉnh tại một số huyện trong tỉnh.

Quang cảnh Hội nghị sơ kết 6 tháng đầu năm 2016

     Phát biểu chỉ đạo tại Hội nghị, Phó Giám đốc Sở Nội vụ, Trịnh Xuân Long đánh giá cao, ghi nhận những nỗ lực, cố gắng của toàn thể công chức, viên chức, người lao động của Chi cục Văn thư – Lưu trữ trong 6 tháng đầu năm và yêu cầu Chi cục Văn thư – Lưu trữ  tiếp tục phát huy những kết quả đã đạt được, tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý thực hiện tốt Kế hoạch công tác năm 2016, đồng thời cần khắc phục một số điểm còn tồn tại, hạn chế trong 6 tháng đầu năm, nâng cao trách nhiệm, phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ trong năm 2016.

     Tiếp thu ý kiến chỉ đạo của Phó Giám đốc Sở Nội vụ, Trịnh Xuân Long; Thay mặt toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ khẳng định những ý kiến chỉ đạo của Phó Giám đốc Sở Nội vụ rất toàn diện, đầy đủ và cụ thể lĩnh vực quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tỉnh và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh, thời gian tới Chi cục sẽ cố gắng khắc phục những tồn tại, hạn chế, khó khăn để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao 6 tháng cuối năm./.