KHẢO SÁT TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ

     Trên cơ sở đó, từ ngày 26/6 đến ngày 04/7/2013, Đoàn khảo sát Sở Nội vụ đã tiến hành khảo sát về tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử tại 06 có quan, đơn vị gồm: Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Tài nguyên và Môi trường, UBND thành phố Quy Nhơn, thị xã An Nhơn và huyện Tuy Phước.

     Kết quả khảo sát cho thấy: Sự xuất hiện và phát triển công nghệ thông tin đã kéo theo sự xuất hiện của một loại hình tài liệu hoàn toàn mới – Tài liệu điện tử.

     Sự ra đời và sử dụng tài liệu điện tử trong thực tiễn đã đặt ra cho nền hành chính và công tác lưu trữ, những vấn đề cấp bách cần giải quyết đó là: Giá trị pháp lý của tài liệu điện tử, tính an toàn của thông tin tài liệu được lưu chuyển trong môi trường điện tử.

     Hiện nay, đa số các cơ quan, đơn vị đã triển khai phần mềm iDesk (Văn phòng điện tử) do Sở Thông tin và Truyền thông chuyển giao, riêng Sở Khoa học và Công nghệ áp dụng phần mềm M.OFFICE trong quá trình điều hành và giải quyết công việc trên môi trường mạng. Việc áp dụng phần mềm iDesk nói chung tạo điều kiện cho các cơ quan, tổ chức lưu trữ và chuyển giao văn bản (chủ yếu là lịch công tác, giấy mời, thông báo,…) trên môi trường mạng nội bộ, hạn chế phát hành văn bản giấy, tiết kiệm thời gian và chi phí hành chính, thuận lợi trong công tác tra cứu văn bản.

Đoàn khảo sát tài liệu lưu trữ điện tử làm việc tại Sở Khoa học và Công nghệ

     Tuy nhiên, văn bản điện tử hình thành trong quá trình giải quyết công việc chưa được tạo lập hồ sơ, chưa đảm bảo tính thống nhất, toàn vẹn và tính giá trị pháp lý trong lưu trữ, công tác quản lý văn bản của cán bộ, công chức, viên chức còn mang tính tự phát, chưa thống nhất chung.

     Các cơ quan, tổ chức cũng đã có những kiến nghị về tài liệu lưu trữ điện tử và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử như: đề nghị Sở Nội vụ phối hợp với các sở, ngành liên quan đề nghị UBND tỉnh hỗ trợ kinh phí trang bị hệ thống hạ tầng thông tin, bồi dưỡng trình độ công nghệ thông tin cho cán bộ, công chức, viên chức; sử dụng thống nhất phần mềm quản lý văn bản và cơ quan có trách nhiệm chuyển giao, quản lý,…

Đoàn khảo sát tài liệu lưu trữ điện tử làm việc tại UBND huyện Tuy Phước

     Từ kết quả khảo sát và ý kiến nghị của các cơ quan, đơn vị, Sở Nội vụ sẽ tổng hợp và tham mưu UBND tỉnh tổ chức lớp tập huấn về về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ.