ĐOÀN KIỂM TRA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TỈNH BÌNH ĐỊNH

     Tham dự cuộc họp, về phía Đoàn kiểm tra của Cục có ông Hoàng Trường - Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, ông Nguyễn Văn Lăng – Phó Trưởng phòng Nghiệp vụ văn thư - Lưu trữ địa phương cùng các thành viên Đoàn kiểm tra; về phía Sở Nội vụ tỉnh Bình Định có ông Lê Văn Minh – Giám đốc Sở Nội vụ, Phó Giám đốc Sở Nội vụ có các ông Trần Minh Binh, ông Ngô Văn Hương và ông Trịnh Xuân Long; lãnh đạo và các công chức, viên chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định cùng đại diện lãnh đạo các cơ quan, đơn vị Đoàn đến kiểm tra.

Đoàn kiểm tra Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đến làm việc tại

Chi cục Văn thư - Lưu trữ  tỉnh Bình Định

     Tại cuộc họp, ông Nguyễn Văn Lăng đã trình bày dự thảo Thông báo kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Bình Định. Theo nội dung của dự thảo Thông báo, Lãnh đạo UBNDtỉnh, lãnh đạo các cấp, các ngành đã quan tâm và chỉ đạo kịp thời đối với công tác văn thư, lưu trữ.Trong đó,Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã tham mưu cho Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh như: Chỉ thị của UBND tỉnh về xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của địa phương; Chỉ thị của UBND tỉnh về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh; Quyết định của UBND tỉnh quy định về công tác văn thư, lưu trữ của UBND các cấp và các ngành thuộc tỉnh; Quyết định của UBND tỉnh ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức các huyện, thị xã, thành phố thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; Công văn về việc triển khai Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 04/2013/TT-BNV. Ngoài ra còn có các văn bản chỉ đạo về công tác sưu tầm, thu thập tài liệu quý, hiếm trong và ngoài tỉnh; chấn chỉnh việc quản lý văn bản đi, đến…

Đoàn kiểm tra Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đến làm việc tại

UBND thị xã Anh Nhơn và UBND huyện Tuy Phước

     Công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến tại các cơ quan, đơn vị Đoàn đến kiểm tra thực hiện tương đối tốt; công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã được lãnh đạo cáccơ quan, đơn vị quan tâm và chỉ đạo kịp thời, đã ban hành được Danh mục hồ sơ hàng năm, các công chức, viên chức trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc đã bước đầu tiến hành lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan; công tác quản lý và sử dụng con dấu được các cơ quan thực hiện tương đối tốt theo đúng quy định của pháp luật hiện hành, chưa để xảy ra vi phạm trong quản lý và sử dụng con dấu.

     Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị  được thực hiện tương đối tốt. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bình Định đã thu được 2000 mét giá tài liệu, tổng số 115 phông lưu trữ, tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh và thực hiện nâng cấp chỉnh lý để giải quyết tình trạng tài liệu lộn xộn giữa có giá trị và hết giá trị trong phông qua đó làm thủ tục trình UBND tỉnh tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Hiện nay không có tài liệu tích đống, bó gói, chất lượng thu về của các cơ quan, tổ chức đều được chỉnh lý, có lựa chọn, thống kê. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ cũng được lãnh đạo các cấp, các ngành của tỉnh đặc biệt quan tâm. Hiện nay, tại Lưu trữ Lịch sử tỉnh đã có Kho lưu trữ với tổng diện tích 1.020 m² và đang mở rộng Kho lưu trữ trong khuôn viên Văn phòng UBND tỉnh với diện tích hơn 200 m²; tại Lưu trữ huyện đã có 10/11 huyện, thị xã, thành phố xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng với diện tích 100-200 m². Hầu hết các kho Lưu trữ đã đầu tư trang bị thiết bị phục vụ cho bảo quản tài liệu như: giá, bìa, hộp, cặp, máy điều hoà, máy hút ẩm, trang thiết bị phòng cháy chữa cháy….Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị của tỉnh được quan tâm, chỉ đạo kịp thời. Hiện tại, một số các cơ quan, đơn vịđã triển khai các phần mềm Quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ công việc, phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ trong công tác quản lý và tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ,….

Đoàn kiểm tra Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đến làm việc

tại Cục Thuế tỉnh, Sở Thương binh và Xã hội 

     Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan trong tỉnh còn một số hạn chếnhư biên chế của Chi cục Văn thư - Lưu trữ còn hạn chế (11 chỉ tiêu biên chế), vì vậy rất khó khăn để thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương cũng như quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh, đặc biệt là từ khi Luật lưu trữ năm 2011 có hiệu lực thi hành; đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan trên địa bàn tỉnh được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ chưa cao; một số công chức, viên chức chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ; công tác soạn thảo và ban hành văn bản vẫn còn một số sai sót về thể thức và kỹ thuật  trình bày;công tác quản lý văn bản đi, đến còn một số đơn vị chưa thực hiện đúng với quy định;…

     Cuộc họp đã nhận được một số ý kiến phát biểu của đại diện các cơ quan Đoàn đến kiểm tra, Lãnh đạo Sở Nội vụ và Lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ. Nhìn chung, đa số các ý kiến đều đồng tình, nhất trí với những nhận xét, đánh giá, kiến nghị trong dự thảo Thông báo kết luận của Đoàn kiểm tra, đồng thời bổ sung thêm về những kết quả đã đạt được, phân tích thêm những nguyên nhân những tồn tại, hạn chế và kiến nghị,…

     Phát biểu kết luận cuộc họp, ông Hoàng Trường - Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã đánh giá cao công tác chuẩn bị nghiêm túc và những kết quả đã đạt được của tỉnh Bình Định về công tác văn thư, lưu trữ, xứng đáng là một trong những địa phương lá cờ đầu trong cả nước về công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời đề nghị Sở Nội vụ tỉnh Bình Định tiếp tục phát huy những kết quả đã đạt được và tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo tích cực hơn nữa, tập trung giải quyết những khó khăn như thực hiện Đề án Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh, tài liệu tích đống, hoàn chỉnh Đề án Kho lưu trữ cấp xã, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của các ngành, các cấp của tỉnh,…

     Thay mặt Lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Bình Định, ông Lê Văn Minh – Giám đốc Sở Nội vụ đã nghiêm túc tiếp thu các nội dung Thông báo kết luận kiểm tra của Đoàn kiểm tra Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, đồng thời sẽ tập trung tham mưu, chỉ đạo khắc phục những tồn tại, hạn chế và đưa công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh lên tầm cao mới./.