BÁO CÁO THAM LUẬN VỀ MỘT SỐ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC TRONG TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHỈ THỊ 02 CỦA UBND TỈNH VÀ GIẢI PHÁP TRONG THỜI GIAN ĐẾN

     Kính thưa quý vị đại biểu và toàn thể Hội nghị!

     Công ty TNHH Môi trường đô thị Quy Nhơn là doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích. Với chức năng, nhiệm vụ chủ yếu được giao: Vệ sinh môi trường, quét, thu gom, vận chuyển, xử lý rác và chất thải rắn; Quản lý nghĩa trang và dịch vụ tang lễ; Công tác cứu hộ bãi biển; Quản lý khu neo đậu tàu thuyền. Ngoài nhiệm vụ trên, Công ty được UBND thành phố Quy Nhơn ủy nhiệm làm chủ đầu tư, thực hiện một số dự án đầu tư XDCB.

     Trong quá trình hoạt động của Công ty sản sinh những tài liệu liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Do đó, công tác văn thư, lưu trữ cần đảm bảo thông tin bằng văn bản nhằm phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc hàng ngày của Công ty.

     Thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND ngày 20/5/2011 của UBND tỉnh Bình Định. Đảng ủy, Ban giám đốc Công ty đã chỉ đạo bộ phận văn thư, lưu trữ triển khai thực hiện Chỉ thị 02 của UBND tỉnh trong 03 năm đạt được kết quả:

     Cán bộ, nhân viên trong Công ty khi giải quyết công việc được giao đều lập hồ sơ về công việc đó, có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã lập.

     Tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan phục vụ cho việc tham khảo, khai thác tra cứu tài liệu tại Công ty:

     + Năm 2011: 36 hồ sơ có thời hạn, 10 hồ sơ vĩnh viễn;

     + Năm 2012: 73 hồ sơ có thời hạn, 12 hồ sơ vĩnh viễn;

     + Năm 2013: 75 hồ sơ có thời hạn, 15 hồ sơ vĩnh viễn;

     Thành tích đạt được trong công tác lập hồ sơ công việc của cán bộ, nhân viên, góp phần nâng cao chất lượng tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan, phục vụ cho việc tham khảo, khai thác tra cứu tài liệu tại Công ty đạt hiệu quả cao.

     Đạt được kết quả trên là nhờ vào sự quan tâm chỉ đạo của các cấp, Ban Giám đốc Công ty, cùng với sự nỗ lực của đội ngũ cán bộ, nhân viên Công ty trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

     Tuy nhiên, trong suy nghĩ của một số cán bộ, nhân viên vẫn còn cho rằng công tác này chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của người làm văn thư, lưu trữ.

     Kính thưa quý vị đại biểu và toàn thể Hội nghị!

     Báo cáo tham luận trước Hội nghị hôm nay, Công ty sẽ đề cập đến một số phương pháp trong công tác lập hồ sơ công việc:

     - Công tác lập hồ sơ cần thống nhất chung cho toàn cơ quan;

     - Xây dựng Danh mục hồ sơ cho từng năm, thường lập vào ( tháng 12) cuối năm trước để kịp sử dụng vào đầu năm sau;

     - Danh mục hồ sơ được lập chung cho toàn Công ty;

     - Các đơn vị trực thuộc căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể của mình trong năm dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị; cán bộ phụ trách công tác văn thư, lưu trữ Công ty làm nhiệm vụ bổ sung, điều chỉnh và tổng hợp thành danh mục hồ sơ của toàn Công ty, trình lãnh đạo duyệt và ký ban hành, gửi đến các đơn vị để thực hiện; 

     - Vào đầu năm, văn thư cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề hồ sơ lên bìa và giao cho đơn vị hoặc cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ đó;

     - Một số căn cứ khi lập danh mục hồ sơ:

     + Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ, nhân viên trong Công ty;

      + Kế hoạch hoạt động của cơ quan, các chế độ hội họp, chế độ báo cáo, tổ chức công tác văn thư, quan hệ giữa cơ quan, đơn vị mình với cơ quan, đơn vị khác; chương trình, kế hoạch của cơ quan, đơn vị ...

      + Các loại văn bản, tài liệu của cơ quan phát hành và văn bản, tài liệu của các cơ quan khác gửi đến, các loại hồ sơ đã lập trong năm trước;

       + Các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu.

      Việc xây dựng danh mục hồ sơ được làm dần từng bước, sau mỗi năm cần rút kinh nghiệm để danh mục hồ sơ ngày càng hoàn chỉnh hơn, sát với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ trong cơ quan.

     Kính thưa Hội nghị!

     Để nâng cao hiệu quả công tác triển khai thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND của UBND tỉnh và các quy định công tác văn thư, lưu trữ hiện hành, phục vụ tốt cho hoạt động văn thư, lưu trữ cơ quan trong thời gian đến, Công ty đề ra các giải pháp thực hiện như sau:

     1. Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ.

     2. Xây dựng và ban hành các văn bản triển khai thực hiện theo quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

     3. Bố trí kho lưu trữ tài liệu, trang bị trang bị đầy đủ phương tiện bảo quản tài liệu. Thực hiện chế độ kiểm tra, vệ sinh kho tàng, tài liệu lưu trữ và thực hiện hợp lý các chế độ bảo quản theo quy định.

     4. Bảo vệ an toàn tài liệu và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của cơ quan, có mục lục hồ sơ làm công cụ tra cứu tài liệu.

     5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.

     6. Phân công cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm đôn đốc, hướng dẫn cụ thể công tác lập hồ sơ công việc cho từng cán bộ, nhân viên trong Công ty.

     7. Đưa công tác lập hồ sơ công việc trở thành hoạt động chuyên môn thường xuyên tại Công ty. Việc lập hồ sơ công việc được đưa thành một tiêu chí để đánh giá thi đua khen thưởng tại Công ty hàng năm.

     8. Quan tâm việc đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ hiện hành. Dành một khoản kinh phí phù hợp đầu tư cho công tác chỉnh lý, sắp xếp tài liệu; Ngoài ra, quan tâm, động viên về tinh thần và vật chất tạo điều kiện để cán bộ văn thư, lưu trữ thêm yêu ngành yêu nghề và gắn bó lâu dài với công việc.

     9. Nâng cao ý thức trách nhiệm của mỗi cán bộ, nhân viên phải tự giác chấp hành theo quy định về công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, tiết kiệm chi phí cho việc chỉnh lý tài liệu và lựa chọn giữ lại được những hồ sơ, tài liệu có giá trị để phục vụ nghiên cứu trước mắt cũng như lâu dài của cơ quan, tổ chức.

     Kính thưa Hội nghị !

     Trong khuôn khổ thời gian cho phép của Ban tổ chức, Công ty chúng tôi xin có một số chia sẻ về công tác lập hồ sơ và các giải pháp thực hiện công tác này trong thời gian đến.

     Xin cảm ơn quý vị đại biểu và toàn thể Hội nghị đã lắng nghe bài tham luận của Công ty và tiếp tục có những ý kiến đóng góp.

     Cuối cùng kính chúc quý vị đại biểu cùng toàn thể Hội nghị sức khỏe, hạnh phúc và thành đạt, chúc Hội nghị thành công tốt đẹp.

     Xin trân trọng cảm ơn!