BÁO CÁO THAM LUẬN CHỈ ĐẠO THỰC HIỆN CHỈ THỊ 02/2011/CT-UBND CỦA UBND TỈNH VỀ LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH, GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN VÀ LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH¬

     1. Cơ sở lý luận và vai trò, ý nghĩa của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử

     Lập hồ sơ, một công việc thật giản đơn và chỉ cần hướng dẫn qua, công chức viên chức nào cũng có thể làm được. Chỉ một vấn đề như vậy, nhưng Nhà nước đã phải đưa vào một chế tài bắt buộc: được quy định trong Luật Lưu trữ, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Lưu trữ do Chính phủ và Bộ Nội vụ ban hành. Đa số các cơ quan, tổ chức không kiểm soát được hiện tượng cán bộ, công chức viên chức của mình không lập hồ sơ. Khi nói đến công tác lập hồ sơ là một trong những nhiệm vụ quan trọng của cơ quan, không phải để quan trọng hóa vấn đề, mà để chúng ta phải thấy được những giá trị và ưu điểm của công tác lập hồ sơ trong chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan. Việc này có liên quan đến yêu cầu bảo vệ toàn vẹn tài liệu lưu trữ của tỉnh nói chung và của các cơ quan, tổ chức nói riêng.

     Chính vì những cơ sở lý luận trên mà chúng ta nhận thức được việc lập hồ sơ hiện hành có vị trí quan trọng trong công tác văn thư. Như chúng ta đã biết, công tác văn thư là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Như vậy, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có vị trí quan trọng trong công tác văn thư cũng như trong công tác lưu trữ, là sự kết thúc của công tác văn thư và là tiền đề của công tác lưu trữ. Chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ giao nộp vào lưu trữ cơ quan cũng như giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh, là một trong những nội dung hoạt động quản lý nhà nước. Hồ sơ được lập khoa học một mặt góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức và tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, chính xác; từ đó từng bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức để phục vụ chung cho nhu cầu xã hội.

     Nhận thức được vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, UBND tỉnh đã ban hành Chỉ thị số 02 ngày 20/5/2011 về việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh. Như vậy, công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã được quy định cụ thể, là cơ sở pháp lý quan trọng bắt buộc các cơ quan, tổ chức cũng như cán bộ, công chức, viên chức trong phạm vi tỉnh phải thực hiện trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc, đồng thời là cơ sở để các cơ quan có thẩm quyền tổ chức kiểm tra, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập, thời hạn nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo các quy định hiện hành.

     2. Những kết quả đạt được

     Qua 03 năm triển khai thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND ngày 20/5/2011 của UBND tỉnh Bình Định và các văn bản hướng dẫn hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ, thời gian qua việc quản lý và hoạt động công tác văn thư, lưu trữ nói chung, công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh nói riêng tại Ban Quản lý GPMB và Phát triển quỹ đất tỉnh quan tâm chỉ đạo sâu sát,được tổ chức thực hiện có hiệu quả, đi vào nề nếp và đạt được những kết quả đáng kể sau:

     2.1. Về nhận thức

     Nhận thức của Lãnh đạo và đội ngũ viên chức Ban Quản lý GPMB và Phát triển quỹ đất tỉnh về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan được nâng lên rõ rệt, công tác này dần dần đi vào nề nếp, ổn định và phát triển. Trên cơ sở đó, hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ được tăng cường hơn nhằm nâng cao nhận thức đầy đủ, vai trò trách nhiệm của công chức, viên chức đối với công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

     2.2. Về triển khai thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND

     - Triển khai sâu rộng đến viên chức của cơ quan thông qua Hội nghị tập huấn về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ và lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan năm 2012 (31/7/2012). Đồng thời sao gửi Chỉ thị 02/2011/CT-UBND của UBND tỉnh và Công văn số 1271/SNV-CCVTLT ngày 07/7/2011 của Sở Nội vụ đến các phòng chuyên môn để triển khai thực hiện.

     - Trong 03 năm triển khai thực hiện Chỉ thị 02, các phòng chuyên môn đã tiến hành lập được hơn 300 hồ sơ công việc về những lĩnh vực chuyên môn đảm nhận và tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định. Tạo được sự chuyển biến mới trong quá trình thực hiện nhiệm vụ; công chức, viên chức đã nhận thức được tầm quan trọng của việc lập hồ sơ hiện hành trong quá trình giải quyết công việc hàng ngày được thuận tiện, nhanh chóng và tránh những thất lạc văn bản, tài liệu của cơ quan.

     2.3. Về xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ

     Để thực hiện tốt Chỉ thị số 02/2011/CT-UBND ngày 20/5/2011 của UBND tỉnh và Công văn số 1271/SNV-CCVTLT ngày 07/7/2011 của Sở Nội vụ, Ban Quản lý GPMB và Phát triển quỹ đất tỉnh đã ban hành 33 văn bản triển khai thực hiện Chỉ thị, chỉ đạo và hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ; công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh.

     2.4. Về tổ chức biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ. Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

     - Cơ cấu tổ chức văn thư, lưu trữ: Bộ phận Văn thư - Lưu trữ thuộc phòng Hành chính – Tổng hợp; phân công 01 Phó Trưởng phòng có trình độ Cử nhân Lưu trữ học và QTVP phụ trách công tác văn thư, lưu trữ. Biên chế trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ: Bố trí 02 viên chức đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

     - Tổ chức các Hội nghị phổ biến, triển khai và tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho toàn thể CCVC của cơ quan như:Hội nghị tập huấn về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ và lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan năm 2012; Hội nghị phổ biến, triển khai Luật Lưu trữ và các văn bản QPPL của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ năm 2013. Ngoài ra, hàng năm đã cử viên chức của cơ quan tham dự các lớp bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính do Sở Nội vụ mở.

     2.5. Về công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh

     - Việc xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan được thực hiện nghiêm túc nhằm nâng cao tinh thần, trách nhiệm của CCVC trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ. Danh mục hồ sơ của cơ quan được xây dựng với thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan đã ban hành: Danh mục hồ sơ năm 2011; Danh mục hồ sơ năm 2012; Danh mục hồ sơ năm 2013; Danh mục hồ sơ năm 2014 và Bảng THBQ hồ sơ, tài liệu của cơ quan ban hành.

     - Hàng năm, Cán bộ văn thư, lưu trữ phối hợp với các phòng chuyên môn để hướng dẫn cho cán bộ, viên chức thực hiện lập hồ sơ công việc của mình theo Danh mục hồ sơ cơ quan đã ban hành nhằm quản lý chặt chẽ hồ sơ tránh thất thoát tài liệu trong quá trình giải quyết công việc. Qua hướng dẫn của cán bộ văn thư, lưu trữ, viên chức các phòng chuyên môn đã nhận thức được mục đích, ý nghĩa và có ý thức, trách nhiệm thực hiện nghiêm túc công tác lập hồ sơ công việc trong thực thi nhiệm vụ chuyên môn được giao. Kết quả trong 03 năm, số hồ sơ được lập trong quá trình giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan đã có hơn 400 hồ sơ (bình quân hơn 100 hồ sơ công việc được lập/167 hồ sơ dự kiến trong năm).   

     - Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: Quy định về trách nhiệm của cán bộ, viên chức các phòng chuyên môn trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quantại Điều 30, 31 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 18/QĐ-BQL ngày 25/01/2013.Theo kế hoạch hàng năm, các phòng chuyên môn tiến hành thống kê, lập mục lục hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định. Trong 03 năm, đã tổ chức giao nộp vào lưu trữ cơ quan với tổng số 472 hồ sơ hiện hành, tương đương với 6,5 mét giá tài liệu (44 hộp).

     - Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử tỉnh: Ngày 20/8/2012, thực hiện Công văn số 175/SNV-CCVTLT ngày 02/3/2012 của Sở Nội vụ về việc chỉnh lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, đã tiến hành chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu Phông Ban GPMB TP. Quy Nhơn, tỉnh Bình Định (2003 – 2005), với số lượng tài liệu có giá trị giữ lại là 72 hồ sơ có thời hạn bảo quản 70 năm, 20 năm,…; 52 hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, tương đương 2,15 mét giá và tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy 05 cặp ba dây, tương đương 0,5 mét giá. Theo đó, tổ chức thống kê, lựa chọn 52 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, tương đương 1,0 mét giá; lập mục lục hồ sơ, tài liệu và giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

     2.6. Về công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu

     Từ khi thành lập ngày 17/4/2003 đến tháng 6/2014, khối lượng hồ sơ, tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan cũng tương đối nhiều, với khối lượng ước khoảng hơn 46 mét giá. Do vậy, từ năm 2011 cho đến nay, nhận thức được vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, Ban Quản lý GPMB và Phát triển quỹ đất tỉnh đã quan tâm chú trọng nhiều hơn về việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan; bố trí 01 cán bộ lưu trữ chuyên trách; kho lưu trữ đủ diện tích (16m²) đảm bảo các trang thiết bị theo đúng quy định như: máy điều hòa nhiệt độ, quạt thông gió, quạt tường và trang bị 01 máy vi tính, 02 giá đôi để bảo quản an toàn tài liệu tại lưu trữ tại cơ quan, với số lượng hơn 46 mét gía. Hàng năm, bố trí  kinh phí để xử lý tài liệu tích đống từ năm 2003 – 2012; văn phòng phẩm phục vụ cho công tác phân loại, lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu, thống kê, lựa chọn những hồ sơ có giá trị vĩnh viễn giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh và chế độ vệ sinh kho tàng và tài liệu cũng được thực hiện theo quy định của pháp luật.

     3. Phương hướng, giải pháp trong thời gian đến

     - Chỉ đạo các phòng chuyên môn và viên chức của cơ quan tiếp tục thực hiện Chỉ thị số 02/2011/CT-UBND của UBND tỉnh đạt hiệu quả. 

     - Bố trí kinh phí thường xuyên đảm bảo phục vụ cho hoạt động văn thư, lưu trữ của cơ quan. Đầu tư kinh phí cho việc hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ như: mua sắm trang thiết bị cơ bản đảm bảo cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan; ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ.

     - Thường xuyên, liên tục việc tuyên truyền về nhận thức vai trò của tài liệu lưu trữ trong chỉ đạo, giải quyết công việc hàng ngày để nâng cao hơn nữa ý thức pháp luật về văn thư, lưu trữ.

     - Chỉ đạo thực hiện tốt việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử theo quy định; xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch xử lý tài liệu tồn đọng ngay trong năm nay và năm tiếp theo; lập cơ sở dữ liệu quản lý, tra tìm, đa dạng hóa các hình thức sử dụng tài liệu nhằm tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

     - Tạo điều kiện cho viên chức văn thư, lưu trữ nâng cao chuyên môn nghiệp vụ đạt tiêu chuẩn theo quy định và phát triển toàn diện, đáp ứng được yêu cầu công việc trong giai đoạn mới.

     4. Kết luận

     Như vậy, việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ theo quy định, khi được xem như một trong những nhiệm vụ quan trọng của cơ quan, thì thái độ của các nhà lãnh đạo quản lý và người trực tiếp làm việc với văn bản, hồ sơ tài liệu phải thay đổi: phải đặt ra như vấn đề “mất hay còn hồ sơ, tài liệu” và phải hiểu các quy định mà Nhà nước đã ban hành yêu cầu những gì với chúng ta. Không thể để tình trạng pháp luật cứ viết, văn bản, hồ sơ tài liệu vẫn cứ thất thoát hoặc được bó gói tích đống, không lập hồ sơ. Có thể văn bản, tài liệu chưa bị mất, nhưng không thể khai thác, sử dụng được thông tin của chúng, thì cũng là văn bản, tài liệu chết. Nếu như thế, thì những người làm lưu trữ sẽ phục vụ được cho ai, bằng sản phẩm gì của mình tạo ra. Phần thưởng cao quý nhất, niềm hạnh phúc nhất của người làm lưu trữ là hồ sơ, tài liệu do chính mình đang quản lý, là công cụ đắc lực nhất cho yêu cầu nghiên cứu bảo vệ và phát triển đất nước. Muốn đạt được điều đó, tài liệu phải toàn vẹn và được lập thành những hồ sơ chính xác, có giá trị lịch sử để phục vụ công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam ngày càng giàu, đẹp./.