BÁO CÁO THAM LUẬN THỰC HIỆN TỐT CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ Ban Quản lý Dự án Vệ sinh Môi trường thành phố Quy Nhơn (Ban QLDA)

     I. Khái quát đặc điểm, tình hình và thực trạng về lưu trữ của đơn vị

     1. Đặc điểm tình hình

     Ban QLDA được tổ chức 04 Phòng chuyên môn: Văn phòng; Phòng Kế hoạch –Tài chính; Phòng Kỹ thuật và Phòng Thẩm định. Tổng số Cán bộ, viên chức và lao động (CBVC) thời điểm triển khai thực hiện Chỉ thị số 02/2011/CT-UBND là 31 người, đến 5/2014 là 35 người.     

     2. Chức năng, nhiệm vụ

     Ban QLDAlà đơn vị thực hiện nhiệm vụ chủ đầu tư do UBND tỉnh giao để tổ chức quản lý, điều hành việc thực hiện Tiểu dự án vệ sinh môi trường thành phố Quy Nhơn thuộc Dự án vệ sinh môi trường các thành phố Duyên hải theo đúng quy định hiện hành của pháp luật Nhà nước và Hiệp định về ODA đã ký kết vào ngày 19/3/2007 giữa Chính phủ Việt Nam và Ngân hàng Thế giới, thời hạn thực hiện Dự án là 7 năm (2007 -2014). Đồng thời, thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND tỉnh giao hoặc ủy quyền.

     3. Thực trạng về công tác lưu trữ ở đơn vị trước khi có Chỉ thị 02/2011/CT-UBND

     Ban QLDA được Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh khảo sát ngày 11/11/2009, được UBND tỉnh Quyết định là đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ tỉnh theo quyết định 1003/QĐ-CTUBND ngày 13/3/2010

     - Nhận thức về tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp trong CBVC đơn vị có hạn.

     - Hoạt động lưu trữ chủ yếu theo hình thức truyền thống, theo dạng công văn đi, đến; Chưa có cán bộ chuyên môn và cơ sở vật chất để thực hiện công tác Lưu trữ ( Kho, Giá kệ, ..).

     - Tài liệu của đơn vị hình thành và tích đống ngày càng nhiều, chưa được thu thập, chỉnh lý. Gồm:

     + Tài liệu giai đoạn Ban chuẩn bị dự án, từ 17/02/2004 đến tháng 02/2006.

     + Tài liệu của Ban QLD, từ  02/3/2006 đến 3/2010 nhiều và phần lớn là hồ sơ đấu thầu và thi công của các gói thầu thuộc các hạng mục công trình của Dự án.

     II. Kết quả sau 3 năm (2011 –2014) thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND

     1. Về triển khai Chỉ thị 02/2011/CT-UBND

     Ban QLDA đã triển khai thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND sâu rộng đến CBVC của cơ quan thông qua các hình thức: Hội nghị tập huấn, hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; kiểm tra định kỳ việc lập, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Đồng thời sao gửi Chỉ thị và Công văn số 1271/SNV-CCVTLT ngày 07/7/2011 của Sở Nội vụ đến các phòng chuyên môn để phổ biến cho CBVC biết vận dụng, thực hiện thường xuyên. Kết quả:

     - Nhận thức của Lãnh đạo và đội ngũ CBVC Ban QLDA về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan được nâng lên, công tác này dần dần đi vào nề nếp, ổn định

     - Công tác lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được CBVC cơ quan tiến hành góp phần giải quyết công việc hàng ngày được thuận tiện, nhanh chóng và tránh được những thất lạc văn bản, tài liệu trong quá trình thực hiện nhiệm vụ cơ quan giao. Trong 03 năm thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND, CBVC các phòng đã tiến hành lập được hơn 200 hồ sơ công việc về lĩnh vực chuyên môn.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      

     2. Xây dựng và ban hành văn bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử 

     Ban QLDAđã ban hành đầy đủ các văn bản triển khai thực hiện Chỉ thị, các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ: Quy chế về quản lý sử dụng kho lưu trữ (11/6/2011); Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (21/3/2013); Quy trình lập hồ sơ công việc 27/5/2013) và các văn bản hướng dẫn tác nghiệp về văn thư, lưu trữ hàng năm. Nội dung các văn bản ban hành đều đảm bảo cụ thể hóa, đúng quy định, phát huy hiệu quả thiết thực. Nhất là Quy chế công tác văn thư, lưu trữ đã góp phần tăng cường cơ sở pháp lý cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữ của các phòng chuyên môn cũng như CBVC cơ quan về trách nhiệm trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ các cấp.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

     3. Tổ chức biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ. Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

     - Ban QLDA đã biên chế Văn phòng 02 cán bộ Văn thư - Lưu trữ, đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch viên chức theo quy định của pháp luật gồm: 01 cán bộ có trình độ Đại học Kế toán kiêm công tác Văn thư; 01 cán bộ trình độ Đại học Lưu trữ và QTVP làm công tác lưu trữ chuyên trách.

     - Đã tổ chức các Hội nghị phổ biến, triển khai và tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho CBVC cơ quan theo quy định và hướng dẫn của Lưu trữ tỉnh, cụ thể như:Hội nghị tập huấn về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ và lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan năm 2013 (5/4/2013) với 29/32 CBVC tham dự, đạt 90,62 %; Hội nghị triển khai Luật Lưu trữ và các văn bản QPPL của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ngày 12/7/2013 với 29/32 CBVC tham dự, đạt 90,62 %. Hàng năm cơ quan cử CBVC tham dự đầy đủ các đợt tập huấn, bồi dưỡng do Sở Nội vụ tổ chức.

     4. Công tác lập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử

     a) Hàng năm, đều xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan theo quy định, sát thực tế nhằm nâng cao tinh thần, trách nhiệm, sự chủ động của CBVC cơ quan đối với việc lập hồ sơ đảm bảo chất lượng. Đồng thời giúp cán bộ lãnh đạo nắm được toàn bộ công việc của cơ quan, của từng CBVC tránh tình trạng bỏ sót công việc được giao và làm thất thoát hồ sơ, tài liệu.

     Theo Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, cán bộ lưu trữ phối hợp với các phòng chuyên môn để hướng dẫn cho cán CBVC thực hiện lập, giao nộp hồ sơ theo Danh mục hồ sơ cơ quan đã ban hành nhằm quản lý chặt chẽ tránh thất thoát hồ sơ, tài liệu trong quá trình giải quyết công việc. Nhờ vậy, CBVC các phòng chuyên môn luôn nêu cao ý thức trách nhiệm thực hiện tốt công tác lập và giao nộp hồ sơ.

     b) Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

     - Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: Theo quy định, tài liệu hành chính phải giao nộp sau một năm kể từ năm công việc kết thúc; tài liệu xây dựng công trình giao nộp sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán. Từ đó, định kỳ các phòng chuyên môn chỉ đạo CBVC tiến hành thống kê, lập mục lục hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu theo quy định. Kết quả 03 năm qua, trên cơ sở tài liệu tích đống và tài liệu tiếp nhận từ các phòng chuyên môn, lưu trữ Ban QLDA đã tiến hành chỉnh lý tài liệu Phông Ban Quản lý Dự án Vệ sinh Môi trường TP. Quy Nhơn từ năm 2004 – 2012 với số lượng tài liệu là 931 hộp tài liệu (tương đương 133,5 mét giá). Trong đó, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn là 473 hộp (gồm 1832 hồ sơ tài liệu của phòng kỹ thuật -tương đương 68 mét giá); tài liệu có thời hạn bảo quản tại cơ quan là 234 hộp tương đương 33,5 mét giá; tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy là 224 hộp, tương đương 32 mét giá.

     - Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử tỉnh: Lưu trữ Ban QLDA đã tổ chức thống kê, lựa chọn được 473 hộp tương đương 68 mét giá tài liệu lưu trữ vĩnh viễn như đã nói trên, hiện đang lưu tại cơ quan. Đảm bảo việc hoàn thiện ngay khi được bổ sung tài liệu hoàn công và quyết toán để tiến hành giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo hạn định. Trước mắt, đang thực sự góp phần cho CBVC, các phòng chuyên môn và cơ quan chủ động bố trí sắp xếp tài liệu nề nếp, khoa học thuận tiện cho việc tra cứu và giải quyết công việc hàng ngày.

     5. Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu

     Ban QLDA đã bố trí 02 kho lưu trữ với tổng diện tích 22,5m² cùng các trang thiết bị như: Lắp 14 giá đôi (gồm 08 giá di động và 06 giá cố định) nhằm tiết kiệm diện tích kho và sắp xếp tài liệu đảm bảo khoa học; trang bị đầy đủ điện, quạt tường, bình chữa cháy …đảm bảo điều kiện làm việc cho cán bộ lưu trữ và bảo quản tài liệu. Hàng năm, bố trí kinh phí để thực hiện công tác lưu trữ đồng thời thực hiện nghiêm túc công tác kiểm tra bảo quản tài liệu; duy trì tốt chế độ vệ sinh, bảo dưỡng kho và có phương án ứng cứu nhằm bảo vệ an toàn tài liệu trong mùa nắng và mùa mưa bão.

     III. Một số hạn chế

     Qua 3 năm (2011 – 2014) thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND đã thiết thực góp phần cho đơn vị chủ động trong công tác lưu trữ theo quy định của Luật lưu trữ. Tuy nhiên, công tác văn thư, lưu trữ; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử vẫn còn những tồn tại, hạn chế sau:

     - Ý thức pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ của 01 số ít CBVC còn hạn chế, chưa thực hiện đúng quy định về lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc. Việc ghi tiêu đề ở một số hồ sơ chưa thống nhất theo quy định.

     - Một số phòng chuyên môn còn để hồ sơ bó gói tích đống, việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan còn chậm so với thời gian quy định.

     - Một số trang thiết bị cơ bản để trang bị cho Kho lưu trữ cơ quan còn thiếu như: máy điều hòa nhiệt độ, quạt thông gió, máy vi tính tại kho để tra tìm hồ sơ.

     IV. Giải pháp chủ yếu sắp đến

     - Tiếp tục quán triệt, chỉ đạo các phòng chuyên môn và số CBVC mới của cơ quan tiếp tục thực hiện Chỉ thị số 02/2011/CT-UBND của UBND tỉnh; tuyên truyền nhận thức vai trò của tài liệu lưu trữ trong chỉ đạo, giải quyết công việc hàng ngày để nâng cao hơn nữa ý thức pháp luật về văn thư, lưu trữ.

     - Bố trí kinh phí thường xuyên đảm bảo phục vụ cho hoạt động văn thư, lưu trữ của cơ quan.Mua sắm trang thiết bị cơ bản đảm bảo cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan; ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ.

     - Chỉ đạo thực hiện tốt việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử theo quy định;

     - Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch xử lý tài liệu tồn đọng ngay trong năm nay và năm tiếp theo; lập cơ sở dữ liệu quản lý, tra tìm, đa dạng hóa các hình thức sử dụng tài liệu nhằm tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

     - Tạo điều kiện cho cán bộ văn thư, lưu trữ nâng cao chuyên môn nghiệp vụ đạt tiêu chuẩn theo quy định và phát triển toàn diện, đáp ứng được yêu cầu công việc trong giai đoạn mới.

     V. Kiến nghị, đề xuất

     Đề nghị UBND tỉnh, Chi cục VTLT tỉnh thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, hội thảo về công tác văn thư lưu trữ, lưu trữ. Trong đó, có tổ chức những chuyến tham quan một số đơn vị để nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ.

     Trên đây là nội dung Ban QLDA xin trao đổi cùng quý vị, Chúc Hội nghị thành công./.