BÁO CÁO THAM LUẬN KẾT QUẢ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHỈ THỊ 02 CỦA UBND TỈNH TRONG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN, LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH

     Thực hiện Chỉ thị số 02/2011/CT-UBND  ngày 20/5/2011 của UBND tỉnh Bình Định về việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp; Cục Hải quan tỉnh Bình Định đã tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc và bước đầu đã đạt được nhiều chuyển biến tích cực, góp phần thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ của cơ quan đơn vị, được cấp trên ghi nhận và đánh giá cao.

     Tại Hội nghị tổng kết 3 năm thực hiện Chỉ thị số 02/2011/CT-UBND  ngày 20/5/2011 của UBND tỉnh Bình Định; Cục Hải quan tỉnh Bình Định xin được mạn phép trao đổi, chia sẻ một số kết quả đã đạt được cũng như kinh nghiệm rút ra từ thực tế triển khai công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp. Cụ thể như sau:

1. Một số kết quả đã đạt được

     - Đã tổ chức thực hiện tốt việc tuyên truyền, quán triệt Chỉ thị 02/2011/CT-UBND ngày 20/5/2011 của UBND tỉnh Bình Định đến tất cả các đơn vị thuộc, trực thuộc và tất cả cán bộ, công chức qua nhiều hình thức khác nhau như: Quán triệt cho lãnh đạo chủ chốt của đơn vị tại các cuộc họp giao ban định kỳ; sao gửi văn bản đến tất cả các đơn vị để phổ biến, quán triệt cho cán bộ, công chức nghiên cứu thực hiện; Cập nhật nội dung văn bản lên mạng nội bộ để cán bộ, công chức thuận tiện nghiên cứu; phổ biến, quán triệt thông qua các đợt kiểm tra, hướng dẫn nội bộ định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ…vv

     - Kịp thời xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử nhằm bảo đảm thực hiện nghiêm túc Chỉ thị 02/2011/CT-UBND của UBND tỉnh. Cụ thể: Đã xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện Chỉ thị. Xây dựng mới và sửa đổi một số quy chế nội bộ trong đó có quy định, hướng dẫn cụ thể về công tác lập hồ sơ công việc  như Quy chế làm việc của Cục; quy chế công tác Văn thư;  quy chế công tác Lưu trữ; Các quy trình xử lý văn bản đi/đến, quy trình Quản lý tài liệu và quy trình Quản lý hồ sơ thuộc Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008. Hàng năm, đơn vịđều triển khai xây dựng, ban hành Danh mục hồ sơ, tài liệu và Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của đơn vị; xây dựng kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ; xây dựng kế hoạch thu thập, chỉnh lý hồ sơ tài liệu lưu trữ…vv

     - Đã cử nhiều lượt cán bộ lãnh đạo chủ chốt của đơn vị tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư, lưu trữ do Sở Nội vụ tỉnh Bình Định và Tổng cục Hải quan tổ chức. Ngoài ra, nhằm giúp cho toàn thể cán bộ, công chức nắm vững nghiệp vụ lập hồ sơ công việc, đơn vị đã tổ chức 01 lớp tập huấn, bồi dưỡng cho toàn thể cán bộ, công chức; lớp tập huấn, bồi dưỡng do chuyên viên của Sở Nội vụ tỉnh Bình Định giúp đỡ truyền đạt.

     - Kiện toàn tổ chức bộ máy làm công tác văn thư, lưu trữ. Quan tâm đúng mức đến cơ sở vật chất, kho tàng, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ.

     - Một số kết quả cụ thể sau 3 năm triển khai thực hiện Chỉ thị:

     + Đã xây dựng và thực hiện tốt việc lập hồ sơ công việc theo danh mục hồ sơ được ban hành từng năm, hầu hết các công việc khi giải quyết có phát sinh hồ sơ, sau khi kết thúc đều được lập hồ sơ và hồ sơ được lập cơ bản bảo đảm theo đúng các quy định hiện hành.

     + Việc thu thập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tiếp theo được triển khai có nền nếp, bảo đảm các hồ sơ công việc sau khi kết thúc đều được thu thập vào lưu trữ cơ quan. Trong 3 năm từ 2011 đến 2013 đã thu thập vào lưu trữ cơ quan gần 60 mét giá tài liệu nâng tổng số hồ sơ tài liệu hiện đang được lưu trữ và bảo quản tại lưu trữ Cục lên 315 mét giá. Do làm tốt công tác lập hồ sơ công việc nên nghiệp vụ chỉnh lý, phân loại, đánh giá tài liệu lưu trữ dễ dàng và đơn giản hơn. Hiện nay đã có hơn 3.000 trên tổng số 3.564 hồ sơ/đơn vị bảo quản đã được chỉnh lý (đạt trên 85%).

     + Định kỳ đơn vị lựa chọn những hồ sơ, tài liệu thuộc thành phần nộp lưu có giá trị vĩnh viễn để giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định. Từ năm 2008 đến nay đã 3 lầnthực hiện giao nộp 2,3 mét giá tài liệu với 87 đơn vị hồ sơ.

     + Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ được tăng cường, hiện nay đơn vị có 01 kho lưu trữ chuyên dụng với diện tích sàn trên 90m2, được bố trí tách biệt với phòng làm việc của các phòng ban và được trang bị đầy đủ các thiết bị bảo quản như 340 mét giá cố định, 03 máy điều hòa, 02 máy hút ẩm, 02 máy hút bụi, thiết bị phòng chống cháy, hệ thống báo cháy, báo trộm tự động…vv

     2. Một số kinh nghiệm rút ra từ thực tế triển khai thực hiện Chỉ thị

    Một là: Để làm tốt công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp, trước hết lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải nhận thức được vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác này trong việc tổ chức triển khai thực hiện công tác văn thư lưu trữ nói riêng và nhiệm vụ chính trị của cơ quan, đơn vị nói chung.

     - Lập hồ sơ công việc là một khâu quan trọng của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư. Sau khi giải quyết xong công việc nhưng chưa sắp xếp hoàn chỉnh hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc. Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ.

     - Việc  lập hồ sơ công việc được triển khai thực hiện tốt sẽ có tác dụng: Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời,  mang lại hiệu quả; Quản lý chặt chẽ  tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị; Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu trước mắt và lâu dài về sau. Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc nếu việc lập hồ sơ tốt chính là căn cứ khoa học để đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, tạo tác phong làm việc khoa học. Đối với cơ quan, đơn vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được công việc của cơ quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật. Lập hồ sơ công việc tốt sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư; tránh được tình trạng nộp lưu tài liệu còn bó, gói đưa vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho người lưu trữ tiến hành các nội dung nghiệp vụ lưu trữ, nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu trong lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.

     Hai là: Cơ quan, đơn vị nào mà lãnh đạo quan tâm đúng mức đến công tác lập hồ sơ công việc thì đơn vị đó sẽ triển khai thực hiện tốt. Việc quan tâm ở đây phải được thể hiện một cách đồng bộ từ công tác phổ biến, quán triệt; công tác tổ chức bộ máy và cán bộ; công tác chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc; công tác bảo đảm cơ sở chất chất và trang thiết bị; việc thực hiện chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức trong việc triển khai thực hiện...vv

     Ba là: Trong công tác lập hồ sơ công việc thì việc lập danh mục hồ sơ là hết sức quan trọng. Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ được chủ động, hợp lý, khoa học và thuận tiện. Danh mục hồ sơ giúp cho cán bộ công chức lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác; là căn cứ giúp cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của công chức chuyên môn. Giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được toàn bộ công việc của cơ quan và công việc của từng công chức thừa hành nhiệm vụ. Danh mục hồ sơ là cơ sở cho cho việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Việc hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục nếu tổ chức thực hiện tốt thì từng cán bộ, công chức sẽ thấy được tác dụng thiết thực của việc lập hồ sơ, dần dần mọi người sẽ tự giác lập hồ sơ về những công việc của mình, từ đó sẽ trở thành một chế độ làm việc bắt buộc, thường xuyên và nề nếp trong cơ quan. Tuy nhiên cần lưu ý, danh mục hồ sơ là bản dự kiến có thể chưa sát với thực tế; vì vậy, trong quá trình giải quyết cần theo dõi, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với thực tế.

     Bốn là: Để việc lập hồ sơ đi vào nề nếp, để danh mục hồ sơ phát huy được tác dụng đối với việc lập hồ sơ, thì công tác hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần phải được chỉ đạo chặt chẽ, thường xuyên. Về nghiệp vụ lập hồ sơ phải được hướng dẫn cụ thể, tỉ mỉ, bảo đảm đúng nguyên tắc, đúng phương pháp. Mặt khác cần tuyên truyền, vận động để mỗi cán bộ, nhân viên xác định được trách nhiệm, thực hiện nghiêm chỉnh chế độ lập hồ sơ do Nhà nước quy định. Tránh tình trạng có quan niệm công tác lập hồ sơ là nhiệm vụ của cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ.

     Trên đây là một số nội dung trao đổi, chia sẻ của Cục Hải quan tỉnh Bình Định về công tác lập hồ sơ công việc tại Hội nghị tổng kết 3 năm thực hiện Chỉ thị số 02/2011/CT-UBND  ngày 20/5/2011 của UBND tỉnh Bình Định về việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp. Kết quả đạt được là đáng ghi nhận những cũng chỉ là những chuyển biến tích cực bước đầu. Để công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ công việc nói riêng tiếp tục duy trì được nền nếp, bảo dảm thực hiện tốt các quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước, Cục Hải quan tỉnh Bình Định cần phải cố gắng hơn nữa, quan tâm hơn nữa đến công tác này; đồng thời rất mong nhận được sự chia sẻ kinh nghiệm của các cơ quan, đơn vị bạn và cũng mong tiếp tục nhận được sự quan tâm chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thường xuyên, kịp thời của Chi cục Văn thư Lưu trữ - Sở Nội vụ tỉnh Bình Định.

     Xin kính chúc sức khỏe các đồng chí lãnh đạo và toàn thể Hội nghị. Chúc Hội nghị thành công tốt đẹp.

     Xin chân thành cảm ơn!