BÁO CÁO THAM LUẬN THỰC HIỆN CHỈ THỊ 02/2011/CT-UBND NGÀY 20/5/2011 CỦA UBND TỈNH VỀ VIỆC LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN, LƯU TRỮ LỊCH SỬ CÁC CẤP

     Kính thưa các đồng chí lãnh đạo.

     Kính thưa Hội nghị.

     Trong những năm qua, trường Cao đẳng Bình Định luôn quán triệt và tổ chức chỉ đạo đẩy mạnh công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ lưu trữ đến mỗi phòng, ban, khoa tổ và từng CB, GV, CNV trong nhà trường. Từ đó, mỗi cán bộ, nhân viên phụ trách công tác VTLT của đơn vị chấp hành thực hiện lập hồ sơ công việc, lưu trữ và giao nộp hồ sơ đúng quy định, bảo quản, thu nhận hồ sơ đúng quy trình đảm bảo không để mất mát, thất lạc hồ sơ, góp phần hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ năm học, được UBND tỉnh Bình Định công nhận tập thể Lao động xuất sắc từ năm học 2011-2012 đến năm học 2013-2014.

     Có được những thành tích như trên, trước hết là nhờ có sự lãnh đạo của của Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư-Lưu trữ tỉnh Bình Định và Đảng ủy, Ban Giám hiệu nhà trường mà trực tiếp là cấp ủy Chi bộ, lãnh đạo phòng TC-HC-QT và sự phối hợp kịp thời với trách nhiệm của các phòng, khoa, tổ trong và sự nỗ lực phấn đấu không ngừng của mỗi cán bộ làm công tác VTLT nhà trường, thường xuyên đôn đốc, nhắc nhỡ các phòng, ban, khoa, tổ thực hiện tốt công tác VTLT, nộp lưu hồ sơ theo quy định.

     Nhận thức được công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ là công tác quan trọng đối với sự phát triển của trường, cán bộ làm công tác VTLT đã nâng cao tinh thần trách nhiệm thực hiện công tác được giao nhận. Trong ba năm qua, đạt được những kết quả như sau:

     - Ban hành đầy đủ các văn bản chỉ đạo, quản lý công tác VTLT, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ kịp thời, đúng quy định.

     - Xây dựng và tổ chức hoàn chỉnh cán bộ làm công tác VTLT và xây dựng, đưa vào sử dụng phòng Lưu trữ trường Cao đẳng Bình Định

     - Triển khai tập huấn Luật lưu trữ, bồi dưỡng nghiệp vụ VTLT cho các cán bộ làm công tác VTLT phòng, ban, khoa, tổ và nhà trường, thường xuyên đôn đốc, nhắc nhỡ công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ tại các buổi họp trực báo hàng tuần. Nâng cao nhận thức của CB, GV, VC về công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ công việc.

     - Áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn đi, đến, quản lý hồ sơ lưu trữ.

     - Tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trử lịch sử tỉnh đúng kỳ và đúng quy định, đảm bảo chất lượng có giá trị các hồ sơ của trường đã giao nộp  (đã nộp 1,85m giá mét tài liệu với 187 hồ sơ).

     - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác Văn thư -Lưu trữ hàng năm đầy đủ thực hiện chế độ báo cáo, thống kê định kỳ về Văn thư-Lưu trữ.

     Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tại trường Cao đẳng Bình Định còn gặp một số khó khăn như sau:

     - Một số cán bộ, giảng viên, viên chức chưa nhận thức đầy đủ về công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ còn chậm, chưa kịp thời.

     - Việc đầu tư cơ sở vật chất, phương tiện làm việc phục vụ công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, bảo quản hồ sơ chưa hiện đại.

     Kính thưa quý vị đại biểu!

     Kính thưa Hội nghị!

     Nhằm khắc phục những khó khăn trên để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, góp phần vào sự nghiệp phát triển chung của nhà trường, trường Cao đẳng Bình Định đã rút ra những biện pháp, giải pháp trong công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ như sau:

     - Phải được nhất quán và quan tâm của lãnh đạo Đảng ủy, chính quyền, đoàn thể và cả hệ thống chính trị nhà trường đối với việc lãnh đạo, chỉ đạo, thực hiện công tác cải cách thủ tục hành chính nói chung và công tác văn thư, lưu trữ nói riêng đối với trường và các đơn vị trực thuộc trường.

     - Thường xuyên nâng cao nhận thức đầy đủ cho cán bộ, viên chức về vị trí, vai trò và ý nghĩa, của công tác văn thư-lưu trữ hiện nay đối với nhà trường nói chung và mỗi cá nhân cán bộ, viên chức nói riêng rất quan trọng và cần thiết. Đăc biệt trong công tác lãnh đạo, quản lý của nhà trường, các đơn vị là sự cần thiết và quan trọng đối với cán bộ lãnh đạo, quản lý nhà trường và các đơn vị ngày càng đem lại kết quả công tác quản lý nhà nước có hiệu lực và hiệu quả.

     - Ban hành đầy đủ các văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp đạt kết quả tốt. Hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ lãnh đạo, quản lý, nhân viên văn phòng, văn thư các đơn vị thuộc trường về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đi vào chuyên môn hóa, nhất là lập hồ sơ công việc của mỗi cán bộ, viên chức.

     - Công tác thu thập tài liệu, chỉnh lý tài liệu được tiếp tục thực hiện thường xuyên theo thời gian từng quý, năm. Quan tâm xây dựng hoàn chỉnh phòng lưu trữ cơ quan đầy đủ đảm bảo cho việc lưu trữ hồ sơ và phục vụ hoạt động có hiệu quả về quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu, hồ sơ của trường cho các đối tượng có nhu cầu.

     - Quản lý tài liệu, văn bản, dấu cơ quan đảm bảo cẩn trọng theo quy định và đảm bảo an toàn, cẩn mật.

     - Sơ kết, tổng kết và báo cáo kịp thời, đầy đủ  theo quy định cấp trên về công tác văn thư- lưu trữ của trường với cấp trên và triển khai, hướng dẫn kịp thời đối với cấp dưới thực hiện khi có sự thay đổi, bổ sung.

     - Tăng cường đổi mới, bồi dưỡng bộ phận cán bộ văn phòng, văn thư, các đơn vị phòng, khoa, tổ góp phần chuẩn hóa việc soạn thảo, ban hành, quản lý, lưu trữ văn bản đúng quy trình, chất lượng. Đồng thời tăng cường thiết bị, xây dựng văn phòng điện tử ngày hiện đại và hiệu quả.

     Trên đây là bài tham luận của trường Cao đẳng Bình Định. Kính mong sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư-Lưu trữ tỉnh Bình Định đối trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ theo Chỉ thị 02/2011/CT-UBND.

     Cuối cùng, kính chúc các đồng chí lãnh đạo, quý vị đại biểu sức khỏe và hạnh phúc. Trân trọng cảm ơn./.