BÁO CÁO THAM LUẬN KẾT QUẢ 03 NĂM THỰC HIỆN CHỈ THỊ 02/2011/CT-UBND NGÀY 20/5/2011 CỦA UBND TỈNH TẠI CƠ QUAN BAN DÂN TỘC TỈNH

     Kính thưa quý vị đại biểu !

     Kính thưa Hội nghị! Ban Dân tộc tỉnh là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh thực hiện chức năng tham mưu giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác dân tộc và triển khai thực hiện các chính sách dân tộc trên địa bàn tỉnh. Cơ cấu tổ chức gồm 4 phòng chuyên môn: Văn phòng, Phòng Chính sách dân tộc, Phòng Tổng hợp - Tuyên truyền và Thanh tra Ban; hiện nay có 17 CBCC tại Ban.

     Nhận thức rõ vai trò, tầm quan trọng trong việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp, Ban luôn quan tâm triển khai, quán triệt và tổ chức thực hiện công tác này, đặc biệt là từ khi có Chỉ thị 02/2011/CT - UBND ngày 20/5/2011 của UBND tỉnhvề lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp thì công tác này càng quan tâm hơn nên trong 3 năm (2011-2014) đã đạt được những kết quả chủ yếu sau:

     - Tổ chức triển khai Chỉ thị 02/2011/CT-UBND ngày 20/5/2011 của UBND tỉnh về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp và các văn bản có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ nên công tác này đã đi vào nề nếpgóp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc tại cơ quan; đồng thời tạo điều kiện để công tác lưu trữ phát triển, tra cứu thông tin, tài liệu được thuận lợi, nhanh chóng, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Ngoài ra công tác lập hồ sơ giúp cho cán bộ, công chức, sắp xếp văn bản, giấy tờ khoa học và thuận tiện cho công tác nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật các văn bản giấy tờ theo quy định của pháp luật, không ngừng nâng cao hiệu quả công việc;

     - Công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan cũng như nộp vào lưu trữ lịch sử của cấp trên kịp thời, đầy đủ đúng quy định, giúp giữ gìn an toàn toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, nhằm phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng hồ sơ tài liệu trước mắt cũng như lâu dài, tránh tình trạng làm thất lạc, mất mát hồ sơ, tài liệu và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng;

     - Đội ngũ công chức làm công tác văn thư, lưu trữ được tăng cường chất lượng về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo tiêu chuẩn theo quy định;

     - Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác VTLT cũng được chú trọng hơn; mua sắm đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu như giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ và các thiết bị quạt điện, quạt thông gió, máy điều hòa, bình chữa cháy… đảm bảo yêu cầu kỹ thuật.

     Đạt được những kết quả trên là do sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo cụ thể, thường xuyên của Lãnh đạo Ban và sự cố gắng nỗ lực của người làm công tác VTLT nâng cao vai trò, tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình, tận tụy với công việc được phân công. Đặc biệt là công chức văn thư, lưu trữ phải nắm vững các văn bản chỉ đạo của cấp trên, am hiểu về những quy định của pháp luật về công tác văn thư lưu trữ; thường xuyên tham mưu cho lãnh đạo cơ quan những vấn đề cần thiết để chỉ đạo, tổ chức thực hiện cụ thể. Đồng thời tổ chức thực hiện có nề nếp các quy định và gắn với bình xét thi đua khen thưởng hằng năm, tạo động lực để CBCC phải coi trọng và chấp hành thực hiện. Song vẫn còn một số hạn chế như: Vì kinh phí khó khăn nên chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu, nên chưa phục vụ tốt khi có nhu cầu tra tìm.

     Kính thưa Hội nghị!

     Do nhu cầu xã hội ngày càng phát triển đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế - xã hội, các cơ quan, đợn vị hành chính gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yều cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lí mà trong đó công tác văn thư - lưu trữ đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác VTLT. Bởi nó, không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan, đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật. Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn vì vậy trong thời gian đến Ban tiếp tục thực hiện như sau:

     1. Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cho mọi CBCC trong cơ quan;

     2. Xây dựng và ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;  thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra việc tổ chức thực hiện các văn bản quy định của pháp luật trong công tác văn thư, lưu trữ cho các phòng trực thuộc và mọi cán bộ, công chức để không ngừng nâng cao nhận thức, trách nhiệm của mình về công tác văn thư, lưu trữ trong thực thi công vụ, nhiệm vụ được giao;

     3. Có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho công chức làm văn thư chuyên trách và những công chức mới để nắm vững các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

     4. Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản, giấy tờ ngày càng gia tăng. Ứng dụng công nghệ mới vào công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả công việc.

     Trên đây là một số việc làm có hiệu quả về công tác VTLT của Ban Dân tộc tỉnh xin được báo cáo tham luận tại Hội nghị tổng kết 03 năm thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT UBND ngày 20/5/2011 của UBND tỉnh. Cuối cùng, xin kính chúc các đồng chí Lãnh đạo và  toàn thể quý vị đại biểu dự Hội nghị dồi dào sức khỏe, hạnh phúc. Xin chúc cho Hội nghị của chúng ta thành công tốt đẹp./.