BÁO CÁO THAM LUẬN TRIỂN KHAI, THỰC HIỆN CHỈ THỊ 02/2011/CT-UBND CỦA UBND TỈNH VỀ VIỆC LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN, LƯU TRỮ LỊCH SỬ CÁC CẤP

     Kính thưa quý vị đại biểu!

     Công tác văn thư là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức phụ thuộc vào công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào cơ quan. Việc lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có vị trí quan trọng trong công tác văn thư cũng như trong công tác lưu trữ, là sự kết thúc của công tác văn thư và là tiền đề của công tác lưu trữ. Chất lượng lập hồ sơ công việc ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ giao nộp vào lưu trữ cơ quan cũng như vào lưu trữ lịch sử, là một trong những nội dung của hoạt động quản lý nhà nước. Hồ sơ được lập khoa học một mặt góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc của cơ quan, tổ chức và tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu tài liệu được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, chính xác; từ đó từng bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

     Xuất phát từ ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, UBND tỉnh đã ban hành Chỉ thị số 02/2011/CT-UBND ngày 20/5/2011 về việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp. Như vậy, công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã được quy định cụ thể, đây là cơ sở pháp lý quan trọng bắt buộc các cơ quan, tổ chức cũng như các cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh phải thực hiện xuyên suốt trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc. Và điều đó chúng tôi nhận thức rằng công tác văn thư có một vị trí rất quan trọng, luôn gắn liền với quá trình vận hành của bộ máy nhà nước nói chung và các cơ quan hành chính nói riêng. Đây là một lĩnh vực công tác không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan, đơn vị nào trong toàn xã hội. Quán triệt được vai trò, vị trí quan trọng của công tác lưu trữ, UBND huyện đã quan tâm chỉ đạo sát sao, cùng với sự chuyển biến mạnh mẽ trong công tác lưu trữ của các phòng, ban, đơn vị trên địa bàn huyện.

     1. Công tác triển khai, thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND ngày 20/5/2011 của UBND tỉnh trên địa bàn huyện

     Thưa quý vị đại biểu !

     Để nâng cao nhận thức của các cơ quan, đơn vị, địa phương và cán bộ, công chức, viên chức về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp; UBND huyện có nhiều hình thức tuyên truyền, phổ biến triển khai Chỉ thị 02/2011/CT-UBND. Đồng thời sao gửi Chỉ thị 02/2011/CT-UBND cho tất cả các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện.

     Ban hành Công văn 1074/UBND-NV ngày 14/12/2011 về việc hướng dẫn thực hiện Chỉ thị số 02/2011/CT-UBND đến từng cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện. Đầu tư kinh phí để trang bị bìa hồ sơ, cặp, hộp, giá kệ lưu trữ và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, cán bộ công chức lập hồ sơ công việc, ghi bìa hồ sơ và hàng năm giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

     Mặc khác, UBND huyện đã tổ chức kiểm tra công tác cải cách hành chính, công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật, công tác văn thư, lưu trữ, công tác Nội vụ ở 19 xã, thị trấn và 02 cơ quan, đơn vị thuộc huyện; trong đó có lồng ghép kiểm tra, hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc và lập danh mục hồ sơ cơ quan cho các cơ quan, đơn vị đến kiểm tra và kết quả đã có hơn 70% các cơ quan bước đầu thực hiện được.

     Thực hiện Kế hoạch số 14/KH-UBND ngày 05/4/2013 của UBND huyện về việc phổ biến Luật Lưu trữ và tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2013; UBND huyện đã tổ chức hội nghị phổ biến Luật Lưu trữ và tập huấn công tác văn thư, lưu trữ năm 2013 cho lãnh đạo và công chức, viên chức, người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện; kết quả có 42/42 đơn vị cử lãnh đạo và nhân viên văn thư, lưu trữ tham gia tập huấn. Ngoài ra, khi xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ và phương hướng, nhiệm vụ thực hiện hàng năm, UBND huyện đều đưa nội dung ban hành danh mục hồ sơ cơ quan, lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào kế hoạch để các cơ quan, đơn vị tổ chức thực hiện.

     Hàng năm, UBND huyện ban hành công văn hướng dẫn triển khai thực hiện công tác lập danh mục hồ sơ cơ quan, hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan đến tất cả các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện. Đưa công tác lập danh mục hồ sơ, tài liệu cơ quan vào nhiệm vụ Quý I của Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm đó. Mặt khác, UBND huyện Phù Mỹ đã ban hành văn bản số 637/UBND-NV ngày 11/7/2013 về việc chấn chỉnh quản lý văn bản đến của các cơ quan và hướng dẫn lập hồ sơ công việc.

     Thực hiện Quyết định số 2059/QĐ-UBND ngày 30/7/2013 của UBND tỉnh Bình Định về việc lựa chọn những hồ sơ, tài liệu thuộc thành phần nộp lưu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thống kê thành mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. UBND huyện chỉ đạo cho Phòng Nội vụ huyện thực hiện việc lựa chọn hồ sơ, tài liệu của các phông trong kho lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn từ năm 1975 đến 2003 để lập Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và đang hoàn tất Mục lục tra cứu chuẩn bị  giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh; kết quả lựa chọn được 291 hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tương đương 4 mét giá để nộp.

     Qua sự hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và những việc làm cụ thể đã tạo sự chuyển biến mạnh mẽ về nhận thức, tư tưởng trong việc lập hồ sơ công việc của cán bộ công chức; lãnh đạo của các cơ quan, đơn vị  cũng đã quan tâm nhiều hơn đến công tác văn thư, lưu trữ.

     2. Những khó khăn, vướng mắc trong khi triển khai, thực hiện Chỉ thị

     Trong ba năm (2011 – 2014) triển khai thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND của UBND tỉnh, UBND huyện đã quan tâm triển khai thực hiện có hiệu quả, góp phần tích cực trong công tác chỉ đạo, điều hành công việc chung của huyện. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được, việc thực hiện công tác văn thư trong thời gian qua đã bộc lộ những hạn chế cần được quan tâm khắc phục, đó là:

     - Tổ chức văn thư ở các cấp, các ngành nhìn chung chưa được kiện toàn theo đúng quy định của nhà nước. Cơ sở để xác định mức biên chế văn thư rất khó khăn vì chưa có định mức lao động cho từng hoạt động văn thư.

     - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu được cải thiện tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư

          - Việc lập hồ sơ hiện hành tuy có chuyển biến nhưng vẫn còn nhiều hạn chế. Tình trạng chưa lập hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được yêu cầu về nội dung của công tác lập hồ sơ công việc hiện nay.

     - Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa được thục hiện nghiêm túc tại một số cơ quan, đơn vị.

     - Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn nhiều hạn chế do cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mới bắt đầu được hình thành.

     3. Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức nhà nước trong thời gian tới

     Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư và tăng cường trách nhiệm của các ngành, các cấp đối với công tác văn thư ở cơ quan, tổ chức. Trước mắt cần tập trung phổ biến một số văn bản đã được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành về công tác văn thư như Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ, các văn bản hướng dẫn văn bản đi, văn bản đến và việc lập hồ sơ công việc, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của Cục Văn thư, lưu trữ Nhà nước và các văn bản của UBND tỉnh như: Chỉ thị 02/2011/CT-UBND và Quyết định số 34/2012/QĐ-UBND.

     Kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư ở các ngành, các cấp phải được phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ tra cứu sử dụng bản lưu văn bản; bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan; soạn thảo ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc và tổ chức giao nộp vào lưu trữ các cấp.

     Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách.

     Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, kệ tủ, máy tính, máy fax, máy photo coppy, bìa, hộp, cặp hồ sơ...theo đúng tiêu chuẩn quy định.

     Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản, lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế được khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng. Ứng dụng công nghệ mới vào công tác văn thư để nâng cao năng suất chất lượng hiệu quả công việc.

     Trên đây là báo cáo tham luận của UBND huyện Phù Mỹ về công tác triển khai thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND của UBND tỉnh. Tuy là đơn vị chưa có nhiều về thành tích và kinh nghiệm trong công tác văn thư; báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự quan tâm góp ý của các đơn vị bạn, sự chỉ đạo của UBND tỉnh, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư, lưu trữ tỉnh để đơn vị phát huy ưu điểm, khắc phục tồn tại, hạn chế, phấn đấu hoàn thành tốt công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị mình trong thời gian đến. Kính chúc quý vị đại biểu sức khỏe, chúc Hội nghị thành công tốt đẹp./.

     Xin trân trọng cảm ơn!