BIỆN PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC Ở ĐỊA PHƯƠNG

     Tại Điều 9, Luật Lưu trữ quy định trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Điều 23, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành; ; Điều 13, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Quy định Lập danh Mục hồ sơ ; Quyết định số 34/2012/QĐ-UBND ngày 19/9/2012 của UBND tỉnh Bình Định về Quy định công tác văn thư, lưu trữ của UBND các cấp, các ngành thuộc tỉnh và Chỉ thị 02/2011/CT-UBND ngày 20/4/2011 của UBND tỉnh về việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp.

     Thực hiện các văn bản trên, trong thời gian qua đã có nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh thực hiện tốt công tác lập hồ sơ công việc (hồ sơ hiện hành). Tuy nhiên, cũng không ít cơ quan, tổ chức, cá nhân chưa tuân thủ các quy định của pháp luật về việc lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, tổ chức vẫn còn nhiều hạn chế đã dẫn đến hậu quả  khi cần tra cứu tài liệu không tìm thấy hoặc tìm thấy thì cũng mất rất nhiều thời gian, công sức và làm ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc. Vì vậy, để nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc của cơ quan, tổ chức cần thực hiện thống nhất phương pháp lập hồ sơ như sau:

1. Lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ

     Danh mục hồ sơ là bảng kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị lập ra trong năm có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập.

     Bảng danh mục này được dùng để hướng dẫn việc lập hồ sơ hiện hành, giúp các cơ quan, đơn vị lập hồ sơ được chủ động, chính xác; quản lý công văn, giấy tờ được chặt chẽ; tạo thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Ngoài ra, danh mục hồ sơ còn là công cụ hướng dẫn xác định giá trị và nộp lưu tài liệu.

     Danh mục hồ sơ được xây dựng cho từng năm, thường lập vào (tháng 12) cuối năm  trước để kịp sử dụng vào đầu năm sau.

     Như vậy, danh mục này được lập trước khi văn bản được hình thành. Sở dĩ có thể dự kiến trước là vì thành phần và nội dung văn bản của một cơ quan nói chung, của từng đơn vị, tổ chức trong cơ quan nói riêng phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, đơn vị đó. Chức năng của cơ quan, đơn vị thường ổn định trong nhiều năm, còn nhiệm vụ cụ thể trong năm được xác định khi xây dựng kế hoạch công tác năm của cơ quan, đơn vị đó. Nói cách khác, kế hoạch công tác năm là biểu hiện cụ thể của một cơ quan, đơn vị trong năm. Do vậy, có thể làm căn cứ chủ yếu cho việc lập danh mục hồ sơ.

 MẪU DANH MỤC HỒ SƠ

     Hướng dẫn sử dụng:

      (1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục.

      (2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn trong Danh mục.

      Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu được ghi bằng các số viết tắt của đề mục lớn, khi đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:

     - Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn danh mục, bắt đầu từ số 01, cuối mỗi đề mục để một vài số trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh

     - Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn (đơn vị tổ chức hoặc mặt hoạt động), bắt đầu từ số 01, cuối mỗi đề mục cũng để một số dòng trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh.

       Cột 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ. Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La mã; các đề mục nhỏ được đánh số liên tục bằng chữ số Ả rập, riêng trong từng đề mục lớn. Các tiêu đề trong hồ sổtng mỗi đề mục cần được sắp xếp theo trình tự từ những tiêu đề hồ sơ về các công việc chung, mang tính tổng hợp đến những tiêu đề hồ sơ về các công việc cụ thể.

     Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số  năm cụ thể;

     Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ;

     Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v....

      2. Cách lập và sử dụng danh mục hồ sơ

     Danh mục hồ sơ thường được lập chung cho toàn cơ quan. Nhưng đối với những cơ quan lớn, văn bản hình thành nhiều, có thể lập riêng cho từng đơn vị, tổ chức. Khi lập danh mục hồ sơ, người lập phải nghiên cứu để nắm vững chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan nói chung, của từng đơn vị, tổ chức nói riêng và nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, công chức; hiểu rõ thành phần, nội dung các văn bản sẽ hình thành và giá trị của chúng.

     Để nắm, hiểu những vấn đề trên, cần phải nghiên cứu các văn bản sau đây:

     - Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị, tổ chức.

     - Các văn bản về phân công trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo cán bộ, công chức, viên chức cơ quan nói chung.

     - Kế hoạch công tác năm (năm lập danh mục hồ sơ) của các đơn vị.

     - Các văn bản giao chỉ tiêu, nhiệm vụ công tác liên quan.

     - Danh mục hồ sơ của năm trước.

     Ngoài ra, để bản danh mục hồ sơ sát đúng với thực tiễn, đòi hỏi người lập phải nắm hiểu tình hình thực tế về lập hồ sơ của những năm trước cũng như lý luận và phương pháp lập hồ và giá trị của các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.

     * Thông thường danh mục hồ sơ có hai cách lập:

     Cách 1: Do cán bộ phụ trách công tác văn thư (hoặc công tác lưu trữ) của cơ quan dự thảo, rồi gửi xuống các phòng, ban đơn vị có liên quan góp ý kiến; trên cơ sở ý kiến đóng góp của các đơn vị, văn thư cơ quan điều chỉnh, bổ sung và trình thủ trưởng cơ quan duyệt, ký, ban hành.

     Cách 2:Từng phòng, ban, đơn vị căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể của mình trong năm dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị; cán bộ phụ trách công tác văn thư hoặc lưu trữ cơ quan làm nhiệm vụ bổ sung, điều chỉnh và tổng hợp thành danh mục hồ sơ của toàn cơ quan, trình thủ trưởng cơ quan duyệt và ký ban hành. Bản danh mục sẽ được sao in thành nhiều bản gửi xuống các đơn vị để thực hiện.

     Vào đầu năm, văn thư cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề hồ sơ lên bìa và giao cho đơn vị hoặc cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ đó. Trong quá trình giải quyết công việc, người lập sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành liên quan đến hồ sơ và bìa hồ sơ (kể cả tài liệu tham khảo để giải quyết sự việc đó). Sau khi sự việc đã kết thúc (vào cuối năm), thì làm một số công việc cần thiết để hoàn thiện hồ sơ, gồm những nội dung dưới đây:

BÌA HỒ SƠ

     - Nếu các văn bản có liên quan đến hồ sơ còn thiếu (do đưa cho thủ trưởng hoặc các đơn vị, cá nhân trong cơ quan xem xét nghiên cứu) thì phải thu về cho đầy đủ.

     - Loại bỏ những văn bản xét thấy không cần phải tiếp tục lưu giữ (không còn giá trị) và những văn bản trùng lặp thông tin.

     - Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ theo một trật tự hợp lý để tra cứu được thuận tiện.

     - Đánh số tờ để cố định thứ tự các văn bản trong hồ sơ như đã sắp xếp.

     - Viết mục lục văn bản trong hồ sơ.

     - Bổ sung những yếu tố thông tin còn thiếu ở ngoài bìa hồ sơ như ngày tháng bắt đầu và kết thúc, số tờ của hồ sơ…

     - Viết chứng từ kết thúc.

     Vì Danh mục hồ sơ được lập ra trước khi thực hiện các nhiệm vụ công tác, cho nên không trách khỏi những trường hợp không phù hợp với thực tế, chẳng hạn, một nhiệm cụ được đề ra trong kế hoạch nhưng về sau lại thay đổi không thực hiện nữa. Trong trường hợp này sẽ không hình thành các văn bản có liên quan đến thực hiện nhiệm vụ đó và dĩ nhiên sẽ không có hồ sơ như danh mục đã lập. Trong thực tế hoạt động của các đơn vị có những nhiệm vụ hoặc sự việc đột xuất không có trong kế hoạch năm và trong danh mục hồ sơ. Trong trường hợp này cần bổ sung vào bản danh mục những hồ sơ hình thành đột xuất đó.

     * Một số điểm lưu ý khi lập danh mục hồ sơ

     - Áp dụng cách làm nào là tuỳ thuộc vào tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị. Điều cơ bản là làm thế nào cho mỗi cán bộ, công chức,  viên chức làm công tác văn thư, tài liệu thấy được tác dụng của việc lập danh mục hồ sơ để tích cực tham gia ý kiến hoặc tham gia xây dựng và thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ.

     - Muốn lập được danh mục hồ sơ chính xác, phù hợp cần nghiên cứu để nắm vững các điểm sau:

     + Nắm được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ, công chức trong cơ quan.

     + Nắm vững Kế hoạch hoạt động của cơ quan, các chế độ hội họp, chế độ báo cáo, tổ chức công tác văn thư, quan hệ giữa cơ quan, đơn vị mình với cơ quan, đơn vị khác; chương trình, kế hoạch của cơ quan, đơn vị ...

     + Nắm được các loại văn bản, tài liệu của cơ quan làm ra và văn bản, tài liệu của các cơ quan khác gửi đến, các loại hồ sơ đã lập trong năm trước.

     + Nắm được các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác  định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo quản mẫu (nếu có), kinh nghiệm xác định giá trị tài liệu của những năm trước.

     + Việc xây dựng danh mục hồ sơ cần làm dần từng bước, sau mỗi năm cần rút kinh nghiệm để danh mục hồ sơ ngày càng hoàn chỉnh hơn, sát với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị.

     Tóm lại: Để làm tốt công tác lập hồ sơ hiện hành, ngoài ra cần phải có những biện pháp khác như: Tăng cường sự quan tâm của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức; ý thức trách nhiệm và sự kiên trì của cán bộ chuyên trách văn thư, lưu trữ trong việc hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị và cá nhân trong cơ quan và ý thức trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải tự giác và chấp hành pháp luật lập hồ sơ hiện hành, nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, tiết kiệm chi phí cho việc chỉnh lý tài liệu tích đống và lựa chọn giữ lại được những hồ sơ, tài liệu có giá trị để phục vụ nghiên cứu trước mắt cũng như lâu dài của cơ quan, tổ chức.

     Hy vọng rằng, với ý kiến trao đổi, đề xuất biện pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành ở tỉnh ta trong thời gian tới đạt kết quả tốt hơn./.