BÁO CÁO THAM LUẬN KẾT QUẢ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHỈ THỊ 02 CỦA UBND TỈNH TRONG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN, LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH

     Kính thưa quý vị đại biểu !

     Kính thưa Hội nghị !

     Ban Quản lý Khu Kinh tế là đơn vị thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh, được thành lập trên cơ sở hợp nhất Ban Quản lý Khu kinh tế Nhơn Hội và Ban Quản lý các Khu công nghiệp Bình Định vào năm 2009. Là đơn vị hợp nhất nên Ban Quản lý Khu Kinh tế kế thừa hồ sơ công việc của Ban Quản lý các Khu công nghiệp (thành lập năm 1998) và Ban Quản lý Khu kinh tế Nhơn Hội (thành lập năm 2005) trước đây.

     - Nhìn chung, thời gian qua Lãnh đạo Ban Quản lý luôn quan tâm đến công tác hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. Trên cơ sở các quy định của Bộ Nội vụ, Chỉ đạo của UBND tỉnh và hướng dẫn của Sở Nội vụ, Lãnh đạo Ban đã kịp thời phổ biến, ban hành các văn bản triển khai như: Quy định về công tác văn thư, lưu trữ cơ quan; Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan; Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu … và có điều chỉnh, bổ sung hàng năm để cán bộ, công chức, viên chức quán triệt, thực hiện.

     - Bên cạnh đó đã nhiều lần mời cán bộ của Chi cục Văn thư, lưu trữ về tập huấn, hướng dẫn cụ thể cho cán bộ công chức, viên chức quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, cách phân loại, sắp xếp, lập hồ sơ công việc và giao nộp vào lưu trữ cơ quan đúng theo nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ.

     - Giao Văn phòng Ban Quản lý làm đầu mối thường xuyên phối hợp hướng dẫn, kiểm trađôn đốc cán bộ công chức, viên chức các phòng, banlập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, yêu cầu cán bộ công chức, viên chức phải thực hiện lập hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việcvà đưa vàomột trong những tiêu chí để xét thi đua, khen thưởng tập thể, cá nhân hàng năm.Bộ phận văn thư, lưu trữ tham mưu đề xuất mua sắm, trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho công tác lập hồ sơ, lưu trữ.

     - Bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ, cử tham gia đầy đủ các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ do Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư, lưu trữ tỉnh tổ chức để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn. Thực hiện đầy đủ chế độ phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại cho cán bộ văn thư, lưu trữ theo quy định.

     Kết quả tại Ban Quản lý Khu kinh tế đã tiến hành xử lý hết tài liệu tích đống từ các năm trước tại khối Văn phòng Ban. Đến nay, tổng số tài liệu hiện đang được bảo quản trong kho lưu trữ gồm 04 phông của Ban chuẩn bị dự án các KCN, Ban Quản lý các KCN, Ban Quản lý Khu kinh tế Nhơn Hội và Ban Quản lý KKT với 1.717 hồ sơ tương đương 35 mét, trong đó đã giao nộp 12,9 mét tài liệu  (từ năm 1999 đến 2007) vào Lưu trữ Lịch sử. Các loại hình tài liệu chủ yếu là tài liệu chuyên môn hành chính, dự án đầu tư, hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công hạ tầng của các khu công nghiệp và Khu kinh tế đã được chỉnh lý hoàn chỉnh theo quy định nghiệp vụ lưu trữ.  

     Nhìn chung Hồ sơ được bảo quản theo quy định và có mục lục hồ sơ phục vụ tốt cho việc tra cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ. Tại các phòng, ban chuyên môn cán bộ công chức đã tiến hành lập hồ sơ công việc, bảo quản và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định, không còn tình trạng hồ sơ tài liệu bó gói, tồn đọng, tích đống. Những hồ sơ các phòng, ban  chuyên môn xin giữ lại để theo dõi giải quyết công việc cũng được lập hồ sơ, bảo quản ngăn nắp, gọn gàng, sắp xếp khoa học.

     Tuy đạt được một số kết quả nêu trên, nhưng công tác lập hồ sơ công việc và lưu trữ của Ban Quản lý vẫn còn một số hạn chế:

     - Diện tích Kho lưu trữ còn nhỏ (chỉ 16m²), hiện đã gần đầy, trong khi đó không thể mở rộng, đồng thời thời hạn nộp vào lưu trữ lịch sử hiện nay dài hơn (đến 10 năm). Do vậy không thể thu nhận hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu của 02 đơn vị trực thuộc về kho chính mà vẫn giao các đơn vị tự quản lý, bảo quản.

     - Một số công chức, VC do công việc nhiều hoặc vẫn còn thiếu tự giác, nên qua kiểm tra vẫn phát hiện còn sai sót trong tốt việc lập hồ sơ công việc, nên chúng tôi xác định đây vẫn là công tác cần thường xuyên quán triệt, nhắc nhở, đôn đốc, kiểm tra.

     - Đối với 02 đơn vị sự nghiệp trực thuộc, việc sắp xếp chỉnh lý những hồ sơ tồn đọng, tích đống trước đây có làm nhưng vẫn chưa theo đúng theo nghiệp vụ lưu trữ, Ban Quản lý đang chỉ đạo quyết liệt thực hiện để hoàn thành trong năm 2014.

     Để tiếp tục thực hiện tốt công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử theo Chỉ thị 02/2011/CT-UBND của UBND tỉnh, đề nghị Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh tiếp tục quan tâm hỗ trợ hướng dẫn về nghiệp vụ, đề xuất UBND tỉnh bố trí kinh phí hỗ trợ cho công tác này như mua sắm dụng cụ, thiết bị, xây kho lưu trữ, xử lý tài liệu tích đống.... để giúp các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu thực hiện tốt công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ trong thời gian đến.

     Cuối cùng, kính chúc sức khỏe quý đại biểu tham dự Hội nghị.

     Xin trân trọng cảm ơn !