BÁO CÁO THAM LUẬN CỦA CỤC THUẾ TỈNH BÌNH ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC LẬP VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ

         Kính thưa các đồng chí đại biểu!

     Thực hiện Chỉ thị số 02/2011/CT-UBND, cục Thuế đã tập trung chỉ đạo các đơn vị trực thuộc, quán triệt đến từng CBCC trong đơn vị về tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử và đặt quyết tâm thực hiện tốt nội dung này nhằm hạn chế tài liệu tích đống tại các bộ phận kéo dài nhiều năm. Nhờ thế, đánh giá kết quả thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND tại đơn vị Cục Thuế đã đạt một số kết quả nhất định.

     Cục Thuế xin báo cáo với Hội nghị một số kết quả chủ yếu đã đạt được trong 03 năm thực hiện Chỉ thị và trao đổi một số giải pháp thiết thực nhằm thực hiện tốt công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan như sau:

     1. Công tác triển khai thực hiện Chỉ thị

     Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc tổ chức Hội nghị phổ biến, quán triệt về thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND của UBND tỉnh, đồng thời sao gửi các văn bản có liên quan đến các đơn vị trực thuộc để hướng dẫn thực hiện việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

     Đánh giá chung tại các cơ quan đơn vị trực thuộc Cục Thuế, công tác lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử đã dần đi vào nề nếp, rất thuận lợi trong việc tra cứu mhawmf phục vụ yêu cầu khai thác hồ sơ của các bộ phận trong công tác xử lý nghiệp vụ chuyên môn cũng như phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của các đơn vị cấp trên. Hàng năm công chức, viên chức tại Cục Thuế đã lập khoảng 3.065 hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

     2. Kết quả đã đạt được

     Cục Thuế luôn quan tâm đến việc bố trí, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đối với cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao kỹ năng nghiệp vụ, hiệu suất công tác, tổ chức công tác lập hồ sơ và quản lý, bảo quản hồ sơ một cách khoa học, phục vụ tốt cho việc nghiên cứu, khai thác và sử dụng tài liệu.

     Đưa việc thực hiện lập hồ sơ công việc của cá nhân vào nội dung bình xét thi đua hàng quí, hàng năm nhằm nâng cao trách nhiệm của công chức. Đồng thời định kỳ trong các buổi họp giao ban của các đơn vị, Thủ trưởng các đơn vị đều lồng ghép nội dung lưu trữ tài liệu để đôn đốc Lãnh đạo các bộ phận đẩy nhanh tiến độ thực hiện. Trong năm 2012, Cục Thuế đã thành lập Đoàn kiểm tra tại các Chi cục Thuế Quy Nhơn, Tuy Phước, Vân Canh, Tây Sơn, Phù Mỹ và Hoài Ân nhằm chấn chỉnh tồn tại của các đơn vị thực hiện tốt Chỉ thị 02/2011/CT-UBND của UBND tỉnh.

     Hàng năm, Cục Thuế đều ban hành các Quyết định quy định Bảng danh mục hồ sơ, tài liệu trong năm thực hiện, đồng thời cán bộ văn thư trực tiếp hướng dẫn cho công chức các bộ phận phương pháp lập hồ sơ công việc, kiểm soát kết quả thực hiện trước khi giao nộp đưa vào lưu trữ. Công tác này đã dần đi vào nề nếp, khoa học, các hồ sơ tài liệu đã được sử dụng, khai thác đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, phục vụ nhiệm vụ của cơ quan.

     Ngoài ra, Cục Thuế đã ban hành trên 25 văn bản các loại liên quan đến công tác đôn đốc, hướng dẫn công chức toàn ngành thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ. Trong 03 năm (2011-2013), Cục Thuế đã lập và đưa vào lưu trữ 9.315/9.500 hồ sơ.

     Về công tác nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Cục Thuế đã thu nhận hồ sơ đến hạn nộp lưu của các đơn vị từ năm 1900-2011. Đx chỉnh lý và đưa vào lưu trữ 5.122 hộp, gồm 34.000 hồ sơ (gồm cả hồ sơ hành chính và hồ sơ chuyên ngành Thuế), đang chỉnh lý hồ sơ thu nhận vào lưu trữ năm 2012. Ddã thực hiện nộp 192 hộp với 1.930 hồ sơ chuyên ngành vào lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ Bình Định.

     Về công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu: Cục Thuế tăng cường công tác đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết đối với công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ và bảo quản hồ sơ. Ưu tiên kinh phí chi thường xuyên đáp ứng nhu cầu mua sắm: bìa hồ sơ, bút viết, hộp, giá đựng tài liệu, máy điều hòa, máy hút bụi, máy hút ẩm, quạt thông gió, thiết bị PCCC…Bố trí kho chuyên dụng với diện tích hơn 500m² để tài liệu, đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật.

     Trong năm 2013, Cục Thuế đã thực hiện tiêu hủy 704 hộp tài liệu (4.481 hồ sơ) hết giá trị (tương đương với 88m tài liệu).

     3. Nhận xét và đánh giá

     Về ưu điểm là tài liệu đưa vào lưu trữ tương đối đầy đủ, tăng không gian làm việc của công chức các bộ phận, sử dụng và khai thác tài liệu nhanh chóng, ít tốn thời gian.

     Bên cạnh đó vẫn còn những hạn chế tồn tại cần được khắc phục, đó là: Công tác thu thập tài liệu ở một số bộ phận còn chậm, chưa được kịp thời. Nguyên nhân chủ yếu là do khối lượng công việc của công chức quá nhiều, thời gian đầu tư vào xử lý công việc chuyên môn hằng ngày lớn nên không thể bố trí lập hồ sơ công việc để nộp hồ sơ lưu trữ. Một số ít công chức chưa nhận thức đầy đủ về vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động Quản lý Nhà nước, chưa xem hồ sơ lưu trữ là tài sản quý của cơ quan, của nhà nước.

     4. Một số kiến nghị

     Để thực hiện tốt Chỉ thị 02/2011/CT-UBND của UBND tỉnh trong thời gian tới, tôi xin thay mặt Cục Thuế đề xuất một số kiến nghị như sau:

     Một là, cần có quy định rõ ràng hơn nữa trong việc lập Danh mục hồ sơ, thường xuyên kiểm tra, đánh giá, chấn chỉnh. Đẩy mạnh hơn nữa việc tuyên truyền, giáo dục để âng cao nhận thức và tinh thần trách nhiệm trong cán bộ, công chức về ý nghĩa và tầm quan trọng đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan.

     Hai là, tăng cường công tác đào tạo về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho Lãnh đạo và công chức đúng chất lwuongj, nhất là đối với coongtacs lưu trữ.

     Ba là, hàng năm phải ưu tiên bố trí đầy đủ kinh phí để đáp ứng nhu cầu về trang thiết bị, phương tiên làm việc cho công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Có chế độ bồi dưỡng thỏa đáng cho cán bộ lưu trữ trong các thời điểm thu nhận, chỉnh lý khối lượng tài liệu lớn.

     Bố là, cần có chế tài quy định cụ thể về việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, xử lý thích đáng đối với công chức không làm tốt việc lập hồ sơ công việc của cá nhân và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Trong công tác tuyển dụng cán bộ văn thư, lưu phải có năng lực chuyên môn, phải đáp ứng được yêu cầu công việc.

     Cuối cùng, Tôi xin chúc các đồng chí đại biểu dồi dào sức khỏe. Chúc Hội nghị thành công tốt đẹp.

     Xin trân trọng cảm ơn./.