ĐOÀN KHẢO SÁT CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC LÀM VIỆC VỚI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VỀ PHỐI HỢP XÂY DỰNG ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT CHỈNH LÝ TÀI LIỆU GHI ÂM

     Đoàn khảo sát do bà Nguyễn Thị Kim Thu, Cán bộ Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước làm Trưởng đoàn, cùng đi có ông Hoàng Văn Xâm, Cán bộ của Trung tâm và bà Lê Thị Tuyết Nhung, Chuyên viên Phòng Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Địa phương.

Bà Nguyễn Thị Kim Thu, Cán bộ Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn  thư - Lưu trữ

thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phát biểu tại buổi làm việc

     Tiếp và làm việc với Đoàn khảo sát có ông Phan Minh Lý, Chi cục trưởng, bà Huỳnh Thị Kim Hương, Phó Chi cục trưởng và các đồng chí Phó trưởng các phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Chi cục.

     Phát biểu tại buổi làm việc, ông Phan Minh Lý, Chi cục trưởng chào mừng các đồng chí trong Đoàn đến làm việc với Chi cục Văn thư – Lưu trữ và mong muốn giúp đỡ, phối hợp để hoàn thiện hơn về công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh.

     Đoàn khảo sát của Cục đề nghị Chi cục Văn thư – Lưu trữ phối hợp góp ý kiến về Quy trình giao, nhận tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử các cấp như sau:

     Xây dựng kế hoạch và ban hành kế hoạch thu thập tài liệu lưu trữ; xây dựng Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; trình Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; phê duyệt Mục lục hồ sơ; thông báo cho cơ quan tổ chức kết quả phê duyệt; hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu để chuẩn bị giao nộp; chuẩn bị tiếp nhận tài liệu; vận chuyển tài liệu đến lưu trữ lịch sử cùng cấp để giao nộp; tổ chức tiếp nhận tài liệu; thống kê vào sổ nhập tài liệu; lập và lưu hồ sơ về việc thu thập tài liệu.

     Ngoài ra, đoàn khảo sát muốn tìm hiểu thực tế tại Chi cục về xây dựng Mục lục hồ sơ là một trong những công cụ tra cứu cơ bản trong lưu trữ, dùng để thống kê các hồ sơ, cố định trật tự các hồ sơ theo phương án hệ thống hóa và phản ánh thành phần, nội dung các hồ sơ trong phông lưu trữ. Mục lục hồ sơ giúp cho việc quản lý chặt chẽ, tra tìm tài liệu lưu trữ sau khi đã chỉnh lý. Đồng thời hai bên đã trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm thực tế và tiến hành bàn thảo các nội dung này để phục vụ cho công tác tham mưu đề xuất Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình giao, nhận tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử các cấp làm cơ sở pháp lý thống nhất áp dụng trong phạm vi toàn ngành.

     Cũng trong thời gian từ ngày 20/4/2015 đến ngày 26/4/2015, Đoàn khảo sát của Cục đến Đài Phát thanh – Truyền hình Bình Định để phối hợp xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu ghi âm./.