CÔNG TÁC SƯU TẦM, THU THẬP VÀ SAO CHỤP TÀI LIỆU QUÝ, HIẾM QUA CÁC THỜI KỲ LỊCH SỬ CỦA CHI CỤC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TỈNH BÌNH ĐỊNH

     Đây cũng là nơi xuất phát phong trào nông dân khởi nghĩa vào thế kỷ XVIII với tên tuổi của người anh hùng áo vải cờ đào Quang Trung-Nguyễn Huệ; là quê hương của các danh nhân như: Trần Quang Diệu, Bùi Thị Xuân, Võ Văn Dũng, Mai Xuân Thưởng, Tăng Bạt Hổ, Đào Tấn, Hàn Mặc Tử, Xuân Diệu, Chế Lan Viên, Yến Lan...Ngoài ra, Bình Định còn nổi tiếng bởi truyền thống thượng võ và có nền văn hóa đa dạng, phong phú các loại hình nghệ thuật như: Bài Chòi, hát Tuồng, nhạc võ Tây Sơn, hò Bá Chạo của cư dân vùng biển, cùng với các lễ hội Đống Đa, lễ hội Cầu Ngư …là nơi hội tụ, xây dựng và phát triển của các triều đại chúa Nguyễn, vua Nguyễn, của các dòng họ có công khai hoang, khai khẩn vùng đất Bình Định. Những dấu tích lịch sử, văn hóa, xã hội của địa phương còn lưu giữ trong nhiều tài liệu quý, hiếm, đặc biệt là tài liệu bản gốc tại các cơ sở thờ tự như đình, đền, chùa, miếu; tài liệu có xuất xứ cá nhân, gia đình, dòng họ. Tuy còn nằm rải trong dân và các cơ quan, tổ chức nhưng nguồn tài liệu này vẫn phát huy được giá trị trên nhiều mặt, đặc biệt là những giá trị văn hóa, lịch sử. Vì vậy, nhiệm vụ đặt ra đối với Lưu trữ lịch sử tỉnh là phải có những biện pháp để tiến hành sưu tầm, thu thập các tài liệu quý giá trên về bảo quản và phát huy giá trị lịch sử của nó.

     Mặc dù vậy, nhưng kinh phí đối với vấn đề sưu tầm, thu thập tài liệu quý hiếm vẫn còn hạn chế, chưa có các quy định của các cấp có tính chất pháp lý để làm cơ sở triển khai thực hiện; tuy nhiên, nhận thức được tầm quan trọng của việc sưu tầm các tài liệu quý, hiếm của tỉnh nêu trên, kịp thời bổ sung vào phông lưu trữ tỉnh Bình Định, Chi cục Văn thư –Lưu trữ đã kịp thời giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh ban hành Công văn số 1299/UBND-LT ngày 02/5/2008 và Công văn số 1273/UBND-NC ngày 04/5/2011 về việc cho chủ trương thực hiện sưu tầm, thu thập và thống kê, lập Danh mục tài liệu quý, hiếm của tỉnh qua các thời kỳ lịch sử còn phân tán nhiều nơi trong và ngoài tỉnh. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng của tỉnh để Chi cục Văn thư - Lưu trữ tiến hành công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, an ninh, quốc phòng.

     Trên cơ sở đó, từ năm 2008 đến nay, Chi cục đã tham mưu Sở Nội vụ tiến hành các đợt đi khảo sát tài liệu lưu trữ quý, hiếm tại các địa phương trong tỉnh và đã gặp gỡ, tiếp cận, thỏa thuận và đặt vấn đề với các cá nhân, gia đình, dòng họ hiện đang lưu giữ các tài liệu quý, hiếm và đã tiến hành sưu tầm, thu thập được nhiều tư liệu quý, hiếm như gia phả các dòng họ tiêu biểu; các tài liệu bản gốc gồm các sắc phong, sắc phong thần, gia phả, văn bản đất đai, hồ sơ lý lịch, các di tích, các nhân vật lịch sử như Võ Xán, Võ Văn Dũng, Bùi Thị Xuân, Mai Xuân Thưởng, Đào Tấn… Các tài liệu sưu tầm được bản sao (sao chụp từ bản gốc) đang lưu giữ tại Bảo tàng Quang Trung, Bảo tàng Tổng hợp tỉnh, Bảo tàng huyện Phù Cát, Trung tâm VHTT thị xã An Nhơn như tài liệu về các dòng họ có niên đại đời Cảnh Hưng, Cảnh Thịnh thời Lê, thời Tây Sơn và các triều đại nhà Nguyễn. Các văn bản khế ước mua bán ruộng đất có niên đại từ thời Lê, Tây Sơn…

     Ngoài ra, trong năm 2012, được sự thống nhất của UBND tỉnh Bình Định và UBND tỉnh Thừa Thiên- Huế, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Bình Định đã phối hợp với  Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thừa Thiên- Huế để tiến hành sao chụp, chứng thực được 5.552 trang văn bản tài liệu có giá trị trên các lĩnh vực của tỉnh Bình Định thời kỳ chế độ Việt Nam Cộng hòa; phối hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II ở thành phố Hồ Chí Minh sao chụp 6.136 trang văn bản (128 hồ sơ và 153 bản đồ) có giá trị lịch sử của tỉnh. Hiện nay, Chi cục đang phối hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV để tiến hành thống kê, lập danh mục tài liệu quý, hiếm của tỉnh Bình Định qua các thời kỳ lịch sử hiện đang lưu giữ, bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV và sẽ tiến hành thu thập trong thời gian đến.

     Bên cạnh đó, năm 2013, được sự cho phép của UBND tỉnh và sự phối hợp của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại Hội thảo “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm ở trong nước và những vấn đề đặt ra” tổ chức tại thành phố Quy Nhơn, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh đã tổ chức trưng bày, triển lãm 35 sắc phong, 20 gia phả, tộc phả; 200 bản đồ; 50 quyển sách quý, hiếm; 155 tấm ảnh chụp qua các thời kỳ lịch sử; tài liệu Hán – Nôm; tài liệu tiếng Pháp; 45 tập thơ của các nhà thơ nổi tiếng như “Hàn Mạc Tử, Chế Lan Viên, Xuân Diệu, Yến Lan…” và đã được Chi cục Văn thư – Lưu trữ các tỉnh, thành trong cả nước quan tâm và đánh giá cao.

     Để đạt được những kết quả như trên, bên cạnh những thuận lợi như: Sự quan tâm chỉ đạo của các cấp, nhất là UBND tỉnh đã cấp kinh phí để thực hiện hoạt động khảo sát, sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm ở trong và ngoài tỉnh; sự tâm huyết và cố gắng hết mình của lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức Chi cục; sự tạo điều kiện và phối hợp của các cá nhân, gia đình, dòng họ, Chi cục Văn thư – Lưu trữ các tỉnh, thành phố; các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và các cơ quan, tổ chức có liên quan,…Tuy nhiên, công tác sưu tầm, thu thập tài liệu quý hiếm vẫn còn nhiều khó khăn nhất định như: Công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm là một việc còn mới, thiếu các cơ sở pháp lý và hướng dẫn cụ thể của các cơ quan có thẩm quyền, kinh phí còn hạn chế, một số cá nhân, gia đình, dòng họ không phối hợp hoặc tạo điều kiện….Vì vậy, khi tiến hành khảo sát, sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm, cán bộ của Chi cục đã gặp không ít lúng túng cả trong phương thức triển khai lẫn cơ chế kinh phí. Chưa có số liệu thống kê đầy đủ về số lượng, thành phần tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên địa bàn các huyện, thị xã, thành phố cũng như ngoài tỉnh nên công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Chi cục thời gian qua vẫn mang tính bị động, phần lớn là thông qua các phương tiện thông tin đại chúng hoặc các nguồn tin ở địa phương để nắm bắt thông tin về tài liệu và tổ chức đoàn đi khảo sát, sưu tầm tài liệu.  Hầu hết số tài liệu đang được lưu giữ trong dân đều chưa được áp dụng chế độ bảo quản khoa học mà hoàn toàn bảo quản trong điều kiện khí hậu tự nhiên, khác nghiệt. Những nhân chứng lịch sử tuổi ngày càng cao, điều này đồng nghĩa với tình trạng ngày càng mất đi cơ hội làm rõ những sự kiện lịch sử quan trọng. Cơ sở vật chất và trình độ cán bộ công chức, viên chức của Chi cục chưa đáp ứng được những điều kiện về sưu tầm, bảo quản an toàn và phục vụ yêu cầu tra cứu, biên dịch, đánh giá tài liệu lưu trữ quý, hiếm của các thời kỳ lịch sử….

     Với những ý nghĩa quan trọng về sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ quý hiếm, trong thời gian đến, trên cơ sở quy định của Luật Lưu trữ cũng như Đề án Sưu tầm tài liệu quý hiếm ở Việt Nam và về Việt Nam được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt năm 2012 và các hướng dẫn của cấp có thẩm quyền, Chi cục sẽ tiến hành tham mưu các cấp tiến hành các biện pháp hữu hiệu để sưu tầm, thu thập và bảo tồn và phát huy giá trị của những tài liệu này – loại hình tài liệu phản ánh chân thực về một giai đoạn lịch sử của dân tộc Việt Nam – có hiệu quả./.