GIẢI PHÁP NÂNG CAO TỔ CHỨC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ

I/ Tình hình Chi cục Văn thư – Lưu trữ

 1/ Tổng quan về Chi cục Văn thư – Lưu trữ

           Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh là lưu trữ lịch sử của địa phương, là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và quản lý trực tiếp tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theoquy định của pháp luật.

          Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh trực tiếp thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có giá trị về chính trị, kinh tế - xã hội… được hình thành trong quá trình hình thành của các cơ quan tổ chức của địa phương và của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu trải qua các thời kỳ lịch sủ của dân tộc Việt Nam.

          Chi cục Văn thư – Lưu trữ được thành lập từ năm 1991 tên gọi là kho lưu trữ tài liệu tỉnh Bình Định, có trụ sở tại số 01 Trần Phú - Thành Phố - Quy Nhơn tỉnh Bình Định thực hiện chức năng trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh hình thành trong hoạt động của các cơ quan tổ chức qua các thời kỳ lịch sử Việt Nam. Tài liệu có sớm nhất từ năm 1903 đến nay.

2. Về tình hình tài liệu lưu trữ hiện đang quản lý tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ

Về khối lượng tài liệu: Chi cục văn thư lưu trữ đang bảo quản gần 2000 mét giá tài liệu, bao gồm:

+ Khối tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức chính quyền tay sai của Mỹ ở Bình Định từ 1958 – 1975.

+ Khối tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của thời kỳ hợp nhất hai tỉnh Bình Định – Quảng Ngãi thành tỉnh Nghĩa Bình 1976 – 1989 đã ngừng hoạt động.

+ Khối tài liệu lưu trữ hình thành của các cơ quan, tổ chức thời kỳ chia tách tỉnh Nghĩa Bình thành tỉnh Bình Định - Quảng Ngãi từ năm 1990 đến nay.

+ Khối tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật xây dựng các công trình trọng điểm như: Công trình Thủy điện Vĩnh Sơn, công trình Hồ Núi I, Hồ Thuận Ninh, Nhà máy đường, Khu Công nghiệp Phú Tài, Khu Công nghiệp Nhơn Bình, Khu kinh tế Nhơn Hội (cảng quốc tế Geerimađep), đường Quy Nhơn – Sông Cầu, cầu Thị Nại dài 7048,16 mét, đường Xuân Diệu, khu du lịch Cát Tiến, Phù Cát…

+ Khối tài liệu địa giới hành chính tỉnh Bình Định và Nghĩa Bình.

          + Khối tài liệu thủy văn, thủy lực, hải dương, địa hình, khí hậu, khoáng sản, thổ nhưỡng, hệ sinh thái, tài nguyên sinh vật và tài nguyên môi trường.

+ Khối tài liệu các cá nhân, gia đình, dòng họ. Đặc biệt của tỉnh Bình Định là quê hương nơi nuôi dưỡng tài năng các danh nhân liên quan đến phong trào nông dân Tây Sơn – Nguyễn Huệ; Võ Văn Dũng, Bùi Thị Xuân, Ngô Thời Nhiệm có cả một nền nghệ thuật tuồng Đào Tấn; có những thi nhân kiệt xuất như Hàn Mặc Tử, Xuân Diệu, Chế Lan Viên, Quách Tấn và một số nhà thơ, nhà văn hiện nay của Bình Định như nhà thơ Nguyễn Văn Mừng, Lệ Thu và nhà văn Huyền Trang, Nguyễn Danh Danh viết về Tây Sơn bi hùng truyện… Bình Định coi đây là nguồn tài liệu quý giá còn lại các cá nhân, gia đình, dòng họ phần nào.

Về thành phần tài liệu: Phần lớn tài liệu lưu trữ hành chính. Ngoài ra, còn có tài lệu kỹ thuật, tài liệu cá nhân.

Về thời gian của tài liệu:Tài liệu  bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ có thời gian từ năm 1903 đến nay.

Về vật mang tin: Phần lớn tài liệu lưu trữ được ghi trên giấy.

Về ngôn ngữ: Tài liệu được ghi nhiều ngôn ngữ khác nhau như Hán – Nôm, Việt, Pháp, Anh.

Như vậy, có thể nói,Tài liệu lưu trữ trữ đang bảo quản tại chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Bình Định không chỉ nhiều về số lượng, đa dạng về thành phần mà còn rất phong phú về nội dung vì nó phản ảnh mọi hoạt động chính trị - kinh tế xã hội của tỉnh Bình Định quan các thời kỳ lịch sử. Đây là một trong những nguồn thông tin quan trọng cần được khai thác có hiệu quả phục vụ cho sự nghiệp phát triển Kinh tế - Xã hội của địa phương.

Tài liệu lưu trữ được coi là di sản văn hóa, là tài sản đặc biệt của quốc gia. Chính vì vậy chỉ thị 05/2007 ngày 02/02/2007 của Thủ Tướng Chính phủ nhấn mạnh việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ để phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Tại Điều 30 của Luật lưu trữ Việt Nam về sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và danh mục tài liệu có đánh dấu chỉ các mức độ mật.

Cục trưởng Cục VTLTNN đến làm việc tại Chi cục VTLT và thăm quan Phòng đọc LTLS tỉnh

II/ Tình hình tổ chức, sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư – Llưu trữ

Chi cục văn thư lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu từ các Sở, ban, ngành; các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Tổ chức sử dụng tài liệu vừa là mục tiêu của công tác của lưu trữ cũng vừa là kết quả phản ảnh hiệu quả công tác lưu trữ. Từ năm 2008 Trung tâm Lưu trữ tỉnh chuyển sang trực  thuộc Sở Nội vụ cho đến nay về tình hình tổ chức sử dụng tài liệu như sau:

          Số liệu trên cho thấy số lượt người đến sử dụng tài liệu tại Chi cục ngày càng tăng  bao gồm các cơ quan, tổ chức nhà nước, nhân dân và số lượng hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ sử dụng ngày càng nhiều. Đặc biệt, nhu cầu được cung cấp bản sao, bản chứng thực tài liệu lưu trữ, hồ sơ đi B và các yêu cầu khác được giải quyết ngày càng tăng.

         Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được trên đây thì việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Chi cục còn nhiều hạn chế, chưa tương xứng với tìm năng thông tin mà Chi cục đang quản lý trong kho lưu trữ lịch sử tỉnh hơn 2000 mét giá tài liệu. để nguồn thông tin được khai thác hơn nữa, chúng tôi xin đề xuất một số giải phápnâng cao tổ chức, sử dụng tài liệu tại lưu trữ lịch sử tỉnh.

          III/ Các giải pháp nâng cao tổ chức, sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ trong thời gian tới

          Giải phápthực hiện các Điều 30, 31, 32 và Điều 33 cuả Luật lưu trữ Việt Nam, trong đó cần tổ chức các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ như: sử dụng tài liệu tại phòng đọc Lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; xuất bản ấn phẩm lưu trữ; giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng trang thông tin điện tử; triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu và cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực tài liệu lưu trữ.

         Sinh viên Trường Đại học KHXH&NV TP.HCM thăm các hoạt động LTLS tỉnh Bình Định

         Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ tra tìm và giới thiệu tài liệu lưu trữ, Chi cục đã có phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ ứng dụng vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu cấp I và cơ sở dữ liệu cấp II để phục vụ cho việc tra tìm văn bản, hồ sơ nhanh chóng, chính xác

          Giải pháp công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ cần được tăng cường trong thời gian tới nhằm phát huy giá trị tài liệu trong kho tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh như chuyên đề về tổ chức bộ máy cải cánh hành chính, địa giới hành chính hoặc về các sự kiện của đất nước, của tỉnh nhà…

          Giải pháp nâng cao trình độ cán bộ phòng đọc và cơ sở vật chất phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử bằng các hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo, các lớp tập huấn, tham quan khảo sát học tập kinh nghiệm ở trong và ngoài tỉnh./.