GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ BÌNH ĐỊNH

     Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ có giá trị quan trọng, phục vụ cho mục đích kinh tế, chính trị, giáo dục, văn hóa – xã hội,…và phục vụ các quyền lợi chính đáng khác của công dân. Như vậy, tài liệu lưu trữ không chỉ có giá trị trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc mà còn đáp ứng tốt yêu cầu chỉ đạo, điều hành trong các cơ quan nhà nước.

     Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ lịch sử tỉnh, trong thời gian qua, Sở Nội vụ và UBND tỉnh đã quan tâm chỉ đạo kịp thời đối với quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh; Hệ thống văn bản quản lý nhà nước và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ, giải quyết được những vấn đề cơ bản, quan trọng từ thực tiễn hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức trong phạm vi tỉnh; Hệ thống tổ chức lưu trữ ngày càng được kiện toàn, hoàn thiện hơn; Biên chế làm công tác lưu trữ được tăng cường cả về số lượng và chất lượng, đã góp phần tạo nên sự chuyển biến trong công tác lưu trữ lịch sử của địa phương.

     Về tình hình tài liệu lưu trữ hiện có tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ Bình Định đang quản lý hơn 2.000 mét giá tài liệu, trong đó có các khối tài liệu như: Khối tài liệu của thời kỳ trước cách mạng năm 1975; khối tài liệu thời kỳ Nghĩa Bình (hợp nhất 2 tỉnh Bình Định và Quảng Ngãi); khối tài liệu của thời kỳ Bình Định; khối tài liệu của các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; khối tài liệu tiếng Pháp; khối tài liệu Hán nôm; khối tài liệu thời kỳ Mỹ Ngụy; khối tài liệu nghe -  nhìn; khối tài liệu quý, hiếm của cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu và khối tài liệu hồ sơ cán bộ đi B của tỉnh Bình Định.

     Về thành phần tài liệu trong kho lưu trữ lịch sử của tỉnh phần lớn là tài liệu lưu trữ hành chính. Ngoài ra, còn có tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe – nhìn và tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ.

     Về thời gian của tài liệu có từ năm 1903 đến nay.

     Về vật mang tin, phần lớn tài liệu lưu trữ được ghi trên giấy. Ngoài ra, còn có tài liệu được ghi trên phim, trên băng, trên đĩa,…

     Về ngôn ngữ, tài liệu lưu trữ được ghi bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau như: Hán nôm, Việt, Pháp, Anh.

     Như vậy, có thể nói tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh Bình Định là nguồn sử liệu đáng tin cậy, minh chứng xác thực cho các sự kiện lịch sử, tài liệu lưu trữ đang phục vụ đắc lực cho việc quản lý nhà nước và nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử của địa phương.

     Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ, kết quả phản ảnh hàng năm về khai thác sử dụng tài liệu như sau:

     Bình quân số lượt người khai thác tài liệu lưu trữ tại Chi cục là 1.225 lượt người/ năm; Số lượng hồ sơ đưa ra phục vụ là 2.876; Cung cấp bản sao, chứng thực là 681 trang văn bản; Giải quyết yêu cầu tra cứu tài liệu cho các cơ quan, tổ chức là 792 yêu cầu; triển lãm tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ lịch sử là 01 lần.

     Số liệu trên cho thấy số lượt người đến sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định ngày càng tăng, số lượng hồ sơ, tài liệu được đưa ra phục vụ sử dụng ngày càng nhiều. Đặc biệt, nhu cầu được cung cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ và các yêu cầu khác được giải quyết ngày càng tăng; việc tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu còn hạn chế.

     Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được trên đây của Chi cục về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ chưa tương xứng với tiềm năng thông tin mà Chi cục đang quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh. Để nguồn thông tin này được khai thác có hiệu quả hơn nữa, tôi xin đề xuất một số giải pháp như sau:

     - Cần sớm xây dựng và trình các cơ quan có thẩm quyền ban hành Quy chế khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ để làm cơ sở pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho Chi cục trong việc phát huy tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.

     - Chi cục cần phải tiếp tục hơn nữa công tác sưu tầm tài liệu quý, hiếm ở trong và ngoài tỉnh.

     - Lập danh mục tài liệu lưu trữ hạn chế sử dụng, trong đó tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật của nhà nước và danh mục tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm sẽ tạo điều kiện cho việc phân quyền, cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục được dễ dàng và đúng quy định của pháp luật.

     - Về giải mật tài liệu, cần căn cứ vào Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản hướng dẫn dưới Luật để giải mật tài liệu trong kho lưu trữ lịch sử của tỉnh, vì có nhiều tài liệu khi hình thành đã được đóng dấu mật, tối mật và tuyệt mật. Trải qua thời gian khá dài, nhiều tài liệu có mức độ mật trong đó trên tài liệu thì vẫn còn dấu mức độ mật. Tuy nhiên, về thực tiễn thời gian tài liệu này đã hết và  không còn mức độ mật. Chính vì vậy, đối với những tài liệu này cần phải thực hiện giải mật để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động lưu trữ như công bố, giới thiệu, triển lãm, trưng bày những tài liệu có mức độ mật này.

     - Ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ việc tra tìm và giới thiệu tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh. Điều nay đặt ra cho Chi cục cần nhanh chóng số hóa tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ tra cứu trực tuyến tài liệu lưu trữ thuộc diện được sử dụng rộng rãi.

     - Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ, thực tế cho thấy cuộc trưng bày triển lãm trong thời gian qua của Chi cục với chủ đề: “Lịch sử tỉnh Bình Định qua các thời kỳ”đã thu hút hàng ngàn khách tham quan. Thông qua cuộc trưng bày triển lãm đã nâng cao nhận thức của xã hội về công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh. Chính vì vậy, trong thời gian tới, Chi cục Văn thư – Lưu trữ cần đẩy mạnh hơn nữa việc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ đang bảo quản trong kho lưu trữ lịch sử của tỉnh.

     - Nâng cao trình độ cán bộ làm công tác phát huy giá trị tài liệu và tạo cơ sở vật chất phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh. Thông qua các hình thức để nâng cao trình độ cán bộ như tổ chức các hội nghị, hội thảo, các lớp tập huấn hoặc tổ chức các chuyến tham quan, khảo sát, học hỏi kinh nghiệm ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và các Chi cục Văn thư – Lưu trữ của các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Ngoài ra, việc đầu tư cơ sở vật chất để hiện đại hóa phòng đọc của Chi cục là hết sức cần thiết.

     Trên đây là một số hoạt động nghiệp vụ và giải pháp nhằm nâng cao phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định. Hy vọng với tinh thần trách nhiệm, lòng yêu nghề và quyết tâm của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của Chi cục, chắc chắn sẽ thực hiện được những mục tiêu định hướng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong những năm tới sẽ tích cực hơn, góp phần vào việc thực hiện bảo vệ, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh đạt hiệu quả hơn./.