GIÁ TRỊ CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BÌNH ĐỊNH

     Từ sau ngày giải phóng năm 1975 đến nay, thay đổi nhiều tên gọi khác nhau với tiền thân là Bộ phận lưu trữ thuộc Phòng Hành chính - Tổ chức - Văn phòng UBND tỉnh Bình Định; Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh Bình Định, Trung tâm Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh Bình Định, nay là Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

     Cùng với sự phát triển về kinh tế và xã hội của tỉnh Bình Định, nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng gia tăng. Sở dĩ như vậy là vì tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin quá khứ có giá trị đặc biệt. Giá trị của tài liệu lưu trữ có thể được khái quát trên những vấn đề cơ bản sau đây:

     Trong lĩnh vực chính trị, tài liệu lưu trữ có thể được sử dụng làm bằng chứng để chứng minh chủ quyền quốc gia, giải quyết các xung đột về biên giới, lãnh thổ,…Trong những năm qua, các cơ quan, tổ chức, cá nhân đã khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh phục vụ nghiên cứu về đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước ta trong các lĩnh vực chính trị. Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn là nguồn thông tin đáng tin cậy hỗ trợ đắc lực cho công tác bảo vệ an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội. Trong những năm qua, nhờ tổ chức tốt công tác lưu trữ, các cơ quan công an, kiểm sát đã khai thác hàng ngàn hồ sơ phục vụ công tác phòng, chống và điều tra truy tìm tội phạm.

     Có thể nói những giá trị của tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực chính trị hết sức to lớn, thực sự vô giá, không thể đo đếm bằng tiền bạc.

     Trong lĩnh vực kinh tế, các thông tin trong tài liệu lưu trữ thường xuyên được khac thác và sử dụng để phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế dài hạn, ngắn hạn của các ngành, các cấp, phục vụ quy hoạch các vùng kinh tế trọng điểm của tỉnh nhà như: Về số liệu dân cư, đất đai, giao thông, lượng nước, lượng mưa ở từng huyện, thị xã, thành phố,…

     Trong lĩnh vực xây dựng, các tài liệu lưu trữ cũng thường xuyên được khai thác và sử dụng để phục vụ việc nâng cấp, tu bổ, sửa chữa, thiết kế mới các công trình xây dựng cơ bản.

     Hiện nay, trong công cuộc xây dựng và phát triển của tỉnh nhà, nhiều con đường đang được mở rộng, tài liệu lưu trữ lại tiếp tục được khai thác, sử dụng và phát huy giá trị trong việc quy hoạch giao thông, giải quyết chế độ cho người dân trong quá trình đền bù để giải phòng mặt bằng. Đây là một vấn đề hết sức phức tạp, nếu không giải quyết tốt sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thi công của các công trình, ảnh hưởng đến tâm lý của nhân dân. Nếu biết khai thác và sử dụng những thông tin trong tài liệu lưu trữ sẽ là căn cứ, cơ sở để chính quyền các cấp giải quyết đền bù thỏa đáng và chính xác.

     Trong lĩnh vực văn hóa – xã hội, thông tin trong tài liệu lưu trữ thường xuyên được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc nghiên cứu văn hóa của các địa phương, văn hóa của các dân tộc ít người, văn hóa vùng, miền.

     Trong lĩnh vực quản lý xã hội, tài liệu lưu trữ sẽ cung cấp thông tin cho việc nghiên cứu sự hình thành và phát triển của các giai tầng xã hội qua các thời kỳ cũng như các chính sách dân tộc và tôn giáo của Đảng và Nhà nước. Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn cung cấp các thông tin đáng tin cậy để nhà nước giải quyết các chế độ, chính sách cho những người có công, những đối tượng xã hội đặc biệt: Thương binh, gia đình liệt sĩ, hồ sơ cán bộ đi B,…

     Trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo,  tài liệu lưu trữ luôn là nguồn thông tin có nhiều giá trị. Để xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển giáo dục, các nhà quản lý không thể không khai thác các tài liệu thống kê về dân số, về chương trình và kết quả đào tạo.

     Đối với sự nghiệp y tế, nghiên cứu tài liệu lưu trữ để đề ra các biện pháp phòng ngừa, điều trị nhất là các loại bệnh mang tính “thời đại” ngày càng trở nên đa dạng và phức tạp.

     Trong lĩnh vực khoa học, tài liệu lưu trữ cũng có những giá trị đặc biệt về tính kế thừa trong nghiên cứu khoa học là một yêu cầu bắt buộc. Thực tế đã chứng minh rằng: Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu đặc biệt có giá trị và độ tin cậy cao nhất. Việc khai thác các tài liệu lưu trữ không chỉ giúp các nhà sử học tái hiện lại lịch sử mà còn có giá trị đặc biệt trong việc xác minh tính chân thực, chính xác của các sự kiện và nhân vật, là nguồn thông tin đáng tin cậy để các cơ quan, tổ chức, địa phương tổng kết thành tựu, kinh nghiệm trong quá trình hoạt động và phát triển.

     Đối với hoạt động quản lý, tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể thiếu. Hàng ngày, hàng giờ các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý ở các cơ quan, tổ chức phải thường xuyên khai thác và sử dụng những thông tin quá khứ, thông tin dự báo trong tài liệu lưu trữ để hoạch định các chương trình, kế hoạch; ban hành các quy chế, quy định, các quyết định quản lý về tổ chức, nhân sự, tài chính,…Tài liệu lưu trữ cũng giúp các nhà quản lý rút ra nhiều kinh nghiệm để tổ chức, triển khai, thực hiện các chương trình, kế hoạch đã đề ra. Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ còn là bằng chứng, là căn cứ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc thanh tra, kiểm tra, đánh giá kết quả và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động.

     Dưới góc độ xã hội, tài liệu lưu trữ còn là nguồn thông tin phục vụ cho những nhu cầu chính đáng của nhân dân, thực tế đã chứng minh rằng, hấu như tất cả mọi người ai cũng đã hơn một lần khai thác, sử dụng các tài liệu lưu trữ để xác nhận những thông tin liên quan đến bản thân như: Xác minh lý lịch, thời gian công tác, trình độ học vấn, hình thức khen thưởng và kỷ luật; hoặc dùng tài liệu lưu trữ chứng minh quan hệ nhân thân để giải quyết các vấn đề về sở hữu và thừa kế tài sản,…

     Từ những phân tích trên đây, có thể thấy rằng, tài liệu lưu trữ không chỉ có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước mà còn có giá trị đặc biệt đối với đời sống xã hội nói chung.

     TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ CỦA TỈNH

     Từ những nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ trên đây, chúng ta không thể không bàn đến trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh: Các Sở, ban ngành tỉnh, các các quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh và các huyện, thị xã, thành phố. Với tổng số 460 các cơ quan, tô chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh, trong những năm qua, các cơ quan này đã có rất nhiều cố gắng nhằm đưa tài liệu lưu trữ phục vụ ngày càng tốt hơn yêu cầu khai thác, sử dụng của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Những đóng góp của Lưu trữ lịch sử tỉnh (Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ) đã được xã hội thừa nhận, đã được Đảng và nhà nước tặng thưởng nhiều danh hiệu cao quý: Huân chương Lao động hạng nhì; Huân chương Lao động hạng ba; 03 Bằng khen Thủ tướng Chính phủ; 07 cờ của Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; nhiều Bằng khen của UBND tỉnh cho tập thể và Danh hiệu “chiến sĩ thi đua cấp tỉnh” cho cá nhân; Giấy khen của Đảng ủy Sở Nội vụ tặng Chi bộ Chi cục Văn thư - Lưu trữ đạt tiêu chuẩn tổ chức cơ sở Đảng “trong sạch vững mạnh” và công đoàn Cơ sở thành viên đạt Công đoàn vững mạnh nhiều năm liền.

     Tuy nhiên, đứng trước yêu cầu của thời kỳ mới, những người làm công tác lưu trữ cũng như các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh không thể hài lòng với những gì đã đạt được. Vẫn còn hàng nghìn hồ sơ chưa được trao trả cho cán bộ đi B của tỉnh Bình Định; vẫn còn hàng ngàn mét giá tài liệu đang ở trong tình trạng tích đống, chưa được chỉnh lý và sắp xếp khoa học để phục vụ tra tìm. Mặt dù số lượng độc giả đến khai thác tài liệu ở các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đã tăng hàng chục lần, nhưng số lượng đó vẫn chưa tương xứng với tiềm năng to lớn của kho lưu trữ lịch sử tỉnh. Vấn đề đặt ra các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh cần xác định rõ trách nhiệm của mình đối với xã hội, đối với đất nước để không ngừng tìm tòi, áp dụng các biện pháp, nhằm tiếp tục phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ để phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ quê hương, tổ quốc trong thời kỳ mới.

     Có thể nói, để phát huy cao nhất giá trị của tài liệu, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh còn rất nhiều việc phải làm như: Lập hồ sơ công việc, thu thập, bổ sung, chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ; hoàn thiện hệ thống pháp luật về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; xây dựng hệ thống công vụ tra cứu đa dạng và hiện đại; số hóa tài liệu; nghiên cứu giải mật tài liệu lưu trữ; Lưu trữ lịch sử tỉnh phải làm như: Thông báo, giới thiệu, công bố, triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; xuất bản ấn phẩm lưu trữ; giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu; cấp bản sao tài liệu lưu trữ; bản chứng thực lưu trữ, nhằm đa dạng hóa, hiện đại hóa các hình thức tổ chức để phục vụ nhu cầu khai thác,…

     Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ, nội dung Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ nhằm nâng cao hơn nữa nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức về công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

     Công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức của tỉnh và của địa phương, đặc biệt là Lưu trữ lịch sử tỉnh (Chi cục Văn thư – Lưu trữ) từ những năm năm 1975 đến nay, được sự quan tâm lãnh đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, UBND tỉnh, Sở Nội vụ, sự hợp tác của các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong và ngoài ngành lưu trữ; đặc biệt là sự nỗ lực phấn đấu không ngừng của các thế hệ cán bộ, công chức, viên chức, tận tâm với nghề, kiên trì vượt khó, tích lũy kinh nghiệm, năng động, sáng tạo, Chi cục Văn thư – Lưu trữ Bình Định đã có những bước phát triển mạnh mẽ và ngày càng trưởng thành về mọi mặt. Có thể khẳng định rằng, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh không chỉ là nơi lưu giữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh, Chi cục còn là địa chỉ lưu trữ có uy tín để các bạn bè đồng nghiệp cả nước đến tham quan và chia sẻ nghiệp vụ. Chi cục Văn thư – Lưu trữ là nơi duy nhất ở địa phương đã mở cửa thường xuyên đón các nhà nghiên cứu, các nhà khoa học lịch sử, công dân và các tỉnh bạn đến tham quan, tìm hiểu về lịch sử và văn hóa của người Bình Định và đã trở thành một địa chỉ yêu thích của công chúng, là gạch nối thời gian giữa quá khứ với hiện tại.  Trong những năm tháng khó khăn, vất vả cán bộ, công chức, viên chức của Chi cục đã mang hết sức lực và trí tuệ để làm việc với tấm lòng yêu nghề tha thiết – nghề văn thư, lưu trữ - một nghề cực nhọc và thầm lặng – giữ gìn và phát huy giá trị di sản của quá khứ để phục vụ cho hiện tại và tương lai. Đặc biệt trong 40 năm qua (1975-2015), cán bộ, công chức, viên chức của Chi cục đã làm sống lại giá trị của tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh Bình Định - Tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ với chủ đề “Lịch sử tỉnh Bình Định – qua các thời kỳ”, để cán bộ, nhân dân tỉnh Bình Định nhận thức được giá trị vô giá của khối tài liệu quý hiếm này. Đây không những là niềm vinh dự, tự hào của Chi cục Văn thư – Lưu trữ mà còn là niềm vinh dự, tự hào của nhân dân Bình Định./.