KHẢO SÁT TÀI LIỆU TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC CÓ NHU CẦU XỬ LÝ TÀI LIỆU TÍCH ĐỐNG

     Qua đợt khảo sát thực tế, hầu hết các cơ quan, tổ chức số lượng hồ sơ, tài liệu trong tình trạng bó gói, tích đống chưa được phân loại, chỉnh lý theo yêu cầu nghiệp vụ. Do vậy, khối lượng tài liệu không có giá trị lẫn lộn tài liệu có giá trị làm tăng thêm diện tích kho tàng gây khó khăn cho việc bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu trong cơ quan, tổ chức. 

     Căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức có nhu cầu xử lý tài liệu tích đống từ những năm 1975 đến nay chưa được xử lý theo đúng quy định hiện hành; các cơ quan, tổ chức muốn xử lý khối lượng hồ sơ, tài liệu tích đống này nhằm mục tiêu cơ bản là tổ chức phân loại khoa học, xác định giá trị, lựa chọn, bảo quản an toàn và tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại cơ quan, tổ chức; lập ra một trật tự mới trong việc quản lý tài liệu lưu trữ, bắt đầu bằng việc hướng dẫn thực hiện một cách nghiêm túc, bắt buộc công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hàng năm, lựa chọn những hồ sơ có giá trị vĩnh viễn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh.

      Một góc hình ảnh bảo quản tài liệu tích đống trên nóc giá,

kệ, hòm tôn và bao bì tại các cơ quan, tổ chức

     Kết quả khảo sát các cơ quan, tổ chức trên, Tổ công tác đã trực tiếp tư vấn cho các Thủ trưởng cơ quan, tổ chức cần quan tâm chỉ đạo Phòng Hành chính – Tổng hợp để thống kê số lượng, thành phần tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình, lập kế hoạch chỉnh lý hoàn chỉnh dứt điểm số tài liệu tích đống chưa được sắp xếp, chỉnh lý lần nào từ khi thành lập cơ quan, tổ chức cho đến nay. Kiên quyết chỉ đạo kiểm tra việc lập hồ sơ công việc của cán bộ, công chức, viên chức, hàng năm phải thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức mình theo đúng quy định pháp luật. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức cần quan tâm đúng mức việc bố trí kinh phí để phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa, nâng cấp phòng, kho lưu trữ để bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ. Phân công công chức, viên chức đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ theo dõi phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình, có kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ đáp ứng được nhiệm vụ được giao. Hàng năm, chỉ đạo việc kiểm tra, chọn lọc những tài liệu có giá trị giao nộp vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử theo quy định và thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo hướng dẫn của pháp luật.

Tổ công tác và Thủ trưởng cơ quan trao đổi về biện pháp xử lý tài liệu tích đống

     Qua khảo sát và được Tổ công tác tư vấn, các cơ quan có nhu cầu xử lý tài liệu tích đống đều có một nhận thức thống nhất chung là việc làm này rất cấp bách và có tác dụng thiết thực, góp phần cải cách thủ tục hành chính của cơ quan, tổ chức mình là giữ gìn, bảo quản an toàn tài liệu và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, phục vụ tốt hơn cho các hoạt động thực tiễn và nhu cầu nghiên cứu của cơ quan, tổ chức mình cũng như nhu cầu nghiên cứu ngày càng nhiều của xã hội, chấm dứt tình trạng tài liệu lưu trữ không được quản lý đúng quy định ngày càng có nguy cơ bị hủy hoại theo thời gian, đây là động lực cần phải nhanh chóng thực hiện, góp phần thúc đẩy phát triển sự nghiệp lưu trữ theo hướng hiện đại hóa, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu tìm kiếm thông tin tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức và của xã hội./.