HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ

          Nhằm hỗ trợ cho việc triển khai công tác lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp về các hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm: Bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, khử số hóa tài liệu lưu trữ danh mục không thuộc bí mật nhà nước; nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ như: Phần mềm quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến và quản lý hồ sơ tài liệu trên máy vi tính.

            Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã và đang triển khai nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có tài liệu tích đống ở dạng bó, gói; cất giữ trong điều kiện sơ sài, nhiều tài liệu bị côn trùng xâm hại như mối xông, chuột gặm, gián nhấm hoặc do sự già hóa tự nhiên của tài liệu nên nhiều tài liệu có tình trạng vật lý kém, tài liệu bị ngã màu vàng, giòn, chữ mờ, nấm mốc; có thể nói đây là một thực trạng tình hình rất nghiêm trọng đến mức báo động về tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Để khắc phục tình trạng tài liệu này, đề nghị các cơ quan, tổ chức thực hiện nghiêm Chỉ thị 05/2007/TT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về các ngành, các cấp phải giải quyết xong cơ bản tình trạng tài liệu hiện đang tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, thống kê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ để giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, doanh ghiệp.

          Về phương thức thực hiện giải quyết tài liệu tích đống: Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp liên hệ với Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh (số 01, Trần Phú, TP.Quy Nhơn; ĐT: 056.3818219 hoặc 056.3822474) để phối hợp thực hiện dịch vụ chỉnh lý tài liệu trọn gói thông qua hợp đồng và chuyển giao quy trình chỉnh lý tài liệu cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Tài liệu sau khi chỉnh lý Chi cục Văn thư – Lưu trữ đảm bảo các yêu cầu về cơ bản sau đây:

• Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;
• Được xác định thời hạn bảo quản cho từng loại hồ sơ;
• Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa;
• Có mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và danh mục tài liệu hết giá trị.

       Chi cục đảm bảo đầy đủ mọi thu tục pháp lý của một cơ quan, tổ chức thực hiện  hoạt động dịch vụ lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

       Kinh phí thực hiện: Tính theo mét giá tài liệu (mét dài) theo đơn giá quy định hiện hành của nhà nước về bảng giá dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ trên nền giấy tiếng việt và trên cơ sở thỏa thuận của hai bên.

       Mặt hàng cung cấp chỉnh lý tài liệu:Thiết bị phục vụ cho công tác chỉnh lý tài liệu đạt tiêu chuẩn và chất lượng theo yêu cầu của ngành văn thư, lưu trữ gồm: Bìa hồ sơ, cặp ba dây, hộp đựng hồ sơ tài liệu, giá kệ lưu trữ…

       Trên đây là một số thông tin cơ bản về hoạt động dịch vụ lưu trữ, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định giới thiệu tới các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, kính đề nghị các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp xem xét, quyết định phương án phối hợp với Chi cục khi có nhu cầu.

       Mọi Chi tiết xin liên hệ theo địa chỉ: Địa chỉ: Số 01 Trần Phú, TP.Quy Nhơn ĐT: 056.3818470, 056.3823758, 056.3827514, 056.3818219, 056.3822474; Fax: 056.3823758; Website: ccvtlt.snv.binhdinh.gov.vn; Email: ccvtlt@snv.binhdinh.gov.vn

       Trân trọng cảm ơn./.