XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

          Kể từ khi tài liệu xuất hiện trên bàn làm việc của cán bộ, công chức để phục vụ cho yêu cầu công tác đến khi chúng đưa vào lưu trữ, việc xác định giá trị tài liệu ở từng cấp độ có nội dung khác nhau và đưa lại những kết quả khác nhau:

         * Ở văn thư: Khi tài liệu còn đang gắn chặt với yêu cầu giải quyết công việc, cũng đã có yêu cầu xác định giá trị của chúng, nó thể hiện qua các công việc như:

         - Lựa chọn tài liệu có giá trị thiết thực đối với yêu cầu giải quyết công việc để tổ hợp chúng vào một hồ sơ; đồng thời, loại những giấy tờ vô dụng, hoặc kém giá trị và loại các sách báo, tư liệu tham khảo cho quá trình giải quyết công việc ra khỏi hồ sơ. Việc xác định giá trị tài liệu như vậy có tính chất cá biệt đối với từng hồ sơ cụ thể.

         - Xác định thời hạn bảo quản là xem xét nhu cầu tra cứu của tài liệu đã kết thúc ở văn thư (nhu cầu sử dụng giá trị thực tiễn) cho chính công việc đang giải quyết, dựa vào bảng thời hạn bảo quản hoặc danh mục hồ sơ của cơ quan để ghi thời hạn bảo quản vào bìa hồ sơ.

         * Ở lưu trữ hiện hành: Khi tài liệu kết thúc giai đoạn ở văn thư, chúng được thu thập vào lưu trữ hiện hành của cơ quan. Yêu cầu xác định giá trị tài liệu thông qua những nội dung công việc như:

        - Kiểm tra và hiệu chỉnh việc ghi thời hạn bảo quản. Về nguyên tắc, thời hạn bảo quản của từng hồ sơ phải ghi từ ngay sau khi công việc kết thúc. Nhưng ở nhiều cơ quan, do không có bảng thời hạn bảo quản, không có danh mục hồ sơ, cho nên cán bộ thừa hành gặp rất nhiều khó khăn khi phải ghi thời hạn bảo quản. Vì vậy, có nhiều hồ sơ ghi thời hạn bảo quản không chính xác, hoặc bỏ trống không ghi thời hạn bảo quản. Cá biệt có những cơ quan không lập được hồ sơ hiện hành, giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo những bó, gói tài liệu lộn xộn.

        - Lựa chọn những tài liệu có giá trị lịch sử (tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn) để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo đúng quy định.

        - Loại hủy những tài liệu đã hết giá trị thực tiễn, làm thủ tục tiêu hủy theo quy định của phát luật.

        * Ở lưu trữ lịch sử:Công tác xác định giá trị tài liệu ở lưu trữ lịch sử không bó hẹp trong khối lượng tài liệu của một cơ quan, mà bao quát toàn bộ tài liệu trong khu vực thẩm quyền thu thập tài liệu, tức là khu vực hành chính – lãnh thổ mà trong đó có các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh. Phạm vi công tác xác định giá trị tài liệu bao gồm:

         - Xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định. Việc ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh không phải là công việc thường xuyên, mà phải được cơ quan quản lý chuyên môn hướng dẫn thống nhất.

         - Tối ưu hóa thành phần tài liệu trong phông lưu trữ là tài liệu đã thu về đưa vào bảo quản tại lưu trữ lịch sử tỉnh là những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Nhưng trong thực tế, tài liệu thu của các cơ quan về vẫn còn nhiều trường hợp trùng thừa, hết giá trị. Vì vậy, hàng năm lưu trữ lịch sử vẫn phải xác định giá trị tài liệu để loại ra những tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa. Những công việc làm cho tài liệu của các phông lưu trữ có chất lượng cao hơn, được coi là tối ưu hóa thành phần tài liệu của chúng.

Dưới đây là sơ đồ diễn biến giá trị của tài liệu và yêu cầu xác định giá trị tài liệu của cơ quan