Lưu trữ lịch sử tỉnh xác định giá trị của các cơ quan, tổ chức, địa phương

     Đối với tài liệu hành chính (tài liệu giấy) và được vận dụng để xác định giá trị đối với các loại hình khác (phim, ảnh, băng đĩa ghi âm, ghi hình, phim điện ảnh, micro phim, tài liệu khoa học – kỹ thuật, tài liệu điện tử…).

     Toàn bộ tài liệu các cơ quan, tổ chức, địa phương phải xác định giá trị thực tiễn, giá trị khoa học và giá trị lịch sử. Những tài liệu có giá trị phải xác định được thời gian bảo quản, và những tài liệu hết giá trị phải được xem xét loại hủy. Việc xét tài liệu hết giá trị phải tiến hành thận trọng, đảm bảo chính xác, đúng quy trình, thủ tục.

     Theo quy định tại Điều 16 của Luật Lưu trữ năm 2011 việc xác định giá trị tài liệu đảm bảo nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp. Đồng thời, việc xác định giá trị tài liệu, căn cứ vào các tiêu chuẩn, nội dung của tài liệu, vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu, mức độ toàn vẹn của Phông Lưu trữ, tình trạng vật lý của tài liệu.

     Bên cạnh đó, để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, địa phương trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị, Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập.

     Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức, địa phương quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm: Chủ tịch Hội đồng; người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức, địa phương là Thư ký Hội đồng; đại diện Lãnh đạo đơn vị có tài liệu là Ủy viên. Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là Ủy viên; Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức, địa phương.

     Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài hết giá trị. Đây là nội dung được quy định tài Điều 18 Luật Lưu trữ năm 2011.

     Tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đối với Lưu trữ lịch sử là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc về thời gian, bao gồm tài liệu đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình, mục tiêu trọng điểm, quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác.

     Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không thuộc trường hợp trên và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm.

     Đối với tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn và nghiên cứu khoa học, lịch sử.

     Xác định giá trị tài liệu ở Lưu trữ lịch sử tỉnh là phải căn cứ vào các công cụ xác định giá trị tài liệu như: Bảng viết in thời hạn bảo quản tài liệu; Danh mục cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử; Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử...

     Lưu trữ lịch sử tiến hành xác định giá trị tài liệu trong quá trình thực hiện các nội dung sau:  Kiểm tra thời hạn bảo quản hồ sơ tiếp nhận các Lưu trữ cơ quan; Xác định giá trị tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc những hồ sơ hết thời hạn bảo quản nhận từ Lưu trữ cơ quan để tối ưu hóa thành phần tài liệu trong kho; Làm thủ tục xét hủy tài liệu hết giá trị lưu trữ.

     Ngoài việc nghiên cứu xây dựng các công cụ xác định giá trị tài liệu, chúng ta cần nghiên cứu hoàn thiện hệ thống các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu. Điều quan trọng là nghiên cứu nội dung của các tiêu chuẩn và cách tận dụng các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu vào việc qui định thời hạn bảo quản cho từng tài liệu cụ thể ở cơ quan.

     Xác định giá trị tài liệu là một công việc trí tuệ, đòi hỏi đầu tư chất xám không chỉ cán bộ lưu trữ mà chuyên gia nhiều ngành mới giải quyết được vì thế đề nghị các cơ quan lưu trữ các cấp và các cơ quan có liên quan cần quan tâm đầu tư kinh phí, trang thiết bị cơ sở vật chất để cán bộ lưu trữ làm công tác khoa học có điều kiện hoàn thành nhiệm vụ của mình./.