CÔNG TÁC THỐNG KÊ ĐỐI VỚI LƯU TRỮ HIỆN HÀNH VÀ LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH

       Công tác thống kê tài liệu trong kho lưu trữ dựa trên nguyên tắc tập trung, thống nhất và bảo đảm tính kế thừa trên các giai đoạn công việc. Tất cả tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ đều phải được phản ảnh vào các loại sổ sách thống kê; kể cả tài liệu chưa được chỉnh lý, biên mục hoặc tài liệu không thuộc đối tượng quản lý của cơ quan, đơn vị nhưng hiện đang bảo quản trong kho lưu trữ.

          Công tác thống kê nhà nước về lưu trữ được pháp luật quy định

          Tài liệu phông lưu trữ của địa phương phải được thống kê tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý. Định kỳ hàng năm tỉnh thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu thống kê hàng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12.

          Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định sau đây:

          Cơ quan, tổ chức ở tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở tỉnh. Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ tỉnh tổng hợp số liệu của cơ quan tổ, chức cấp tỉnh, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở Trung ương.

          Cơ quan, tổ chức ở cấp huyện, cấp xã tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện. Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh.

          Về phương diện lý luận, thực tiễn công tác thống kê trong lưu trữ

          Công tác thống kê trong lưu trữ là việc áp dụng các công cụ thống kê để nắm được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu, tình hình cán bộ và hệ thống bảo quản tài liệu lưu trữ.

          Bộ Nội vụ ban hành Quyết định về chế độ báo cáo thống kê cơ sở và báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ.

          Chế độ báo cáo thống kê định kỳ hàng năm, ban hành tại Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc báo cáo thống kê cơ sở và báo cáo thống kê tổng hợp về công tác văn thư, lưu trữ được áp dụng để thu thập số liệu thống kê định kỳ hàng năm. Thông qua số liệu thống kê cơ sở và số liệu thống kê tổng hợp, giúp lãnh đạo của các Bộ, ngành, cơ quan Trung ương và địa phương nắm được tình hình về tổ chức, số lượng và chất lượng cán bộ, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; tình hình tài liệu, kho tàng, trang thiết bị lưu trữ của ngành và địa phương mình quản lý. Qua đó, có biện pháp chấn chỉnh về công tác tổ chức, tăng cường biên chế, kho tàng, trang thiết bị… cho công tác văn thư, lưu trữ; để công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ ngày càng phát huy giá trị, phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của các Bộ, ngành, cơ quan Trung ương và địa phương.

          Những kết quả đã đạt được

          Hàng năm Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định giúp Giám đốc Sở Nội vụ xây dựng, soạn thảo trình UBND tỉnh ban hành văn bản triển khai thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ và gửi đến các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ của tỉnh để tổng hợp số liệu kịp thời báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

          Định kỳ 2 năm tổ chức kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh, trong đó có tiêu chí kiểm tra công tác báo cáo thống kê định kỳ hàng năm. Kết quả cụ thể từ năm 2006 đến 2012 đã có 76/76 các Sở, ban ngành tỉnh, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh báo cáo thống kê cơ sở và 11/11 huyện, thị xã, thành phố báo cáo thống kê tổng hợp về công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương.

          Chất lượng của số liệu báo cáo thống kê các Sở, ngành của tỉnh và địa phương

          Thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ là quá trình ghi chép thông qua hệ thống công cụ thống kê để phản ảnh đầy đủ, chính xác về tình hình tổ chức, cán bộ; đăng ký, quản lý văn bản; số lượng, chất lượng, thành phần tài liệu lưu trữ; kho tàng, trang thiết bị… cũng như thay đổi, biến động về tình hình tổ chức, cán bộ, số lượng thành phần tài liệu lưu trữ theo các đơn vị thống kê. Riêng công tác thống kê tài liệu lưu trữ cần thiết phải có các loại sổ sách thống kê áp dụng trong lưu trữ, bao gồm 02 loại: Sổ sách thống kê chủ yếu và sổ sách thống kê bổ trợ.

Các loại sổ sách thống kê chủ yếu bao gồm

- Sổ nhập tài liệu;

- Sổ xuất tài liệu;

- Danh sách phông (sổ thống kê phông);

- Phiếu phông;

- Mục lục hồ sơ;

- Mục lục văn bản;

- Biên bản bàn giao tài liệu;

- Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu;

- Hồ sơ tiêu hủy tài liệu;

- Báo cáo thống kê định kỳ.

Các loại sổ sách thống kê bổ trợ bao gồm

- Sổ đăng ký mục lục hồ sơ;

- Các bộ thẻ;

- Hồ sơ phông;

- Biên bản kiểm tra số lượng, tình trạng tài liệu trong kho;

- Sổ thống kê tài liệu quý, hiếm;

- Tài liệu hạn chế sử dụng;

- Sổ sách chỉ dẫn các phông lưu trữ;

- Sơ đồ chỉ dẫn tài liệu trong kho…

          Số liệu báo cáo thống kê định kỳ phải được tổng hợp từ các loại sổ sách thống kê, trong công tác thống kê thường gọi là chứng từ, sổ sách ghi chép ban đầu. Tuy nhiên trên thực tế qua nhiều năm thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ cho thấy các Sở, ngành, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh và các huyện, thị xã, thành phố chưa tuân thủ nguyên tắc các sổ thống kê nói chung và thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ do ngành Lưu trữ quy định. Số liệu báo cáo thống kê tổng hợp độ chính xác không cao nên không phản ảnh đúng tình hình thực tế công tác văn thư, lưu trữ của các Sở, ban, ngành tỉnh và các huyện, thị xã, thành phố.

          Về chất lượng số liệu báo cáo thống kê, một số cơ quan, đơn vị do không mở các loại sổ sách thống kê nêu trên nên số liệu không được kế thừa, tổng hợp từ các loại sổ sách để đưa vào báo cáo thống kê.

          Cơ quan lưu trữ lịch sử tỉnh bắt buộc phải áp dụng các loại sổ sách thống kê chủ yếu; sổ sách thống kê bổ trợ do lãnh đạo cơ quan lưu trữ xem xét, quyết định. Các cơ quan lưu trữ hiện hành của tỉnh và các cơ quan phòng ban, đơn vị trực thuộc UBND các huyện, thị xã, thành phố, tùy thuộc vào quy mô của tài liệu để ấp dụng một trong số các loại sổ sách thống kê sao cho phù hợp với tình hình thực tế tài liệu hiện có của  cơ quan, tổ chức.

          Kiến nghị

          Có thể nói vấn đề nghiệp vụ của công tác thống kê lưu trữ ở các Sở, ban,  ngành và địa phương còn nhiều mặt hạn chế, kể cả phương diện quản lý và nghiệp vụ, biểu hiện ở các khía cạnh sau:

          - Phần nhiều các Sở, ban, ngành tỉnh và địa phương chưa thực hiện nề nếp chế độ báo cáo thống kê định kỳ hàng năm về công tác lưu trữ ở cơ quan, tổ chức mình.

          - Một trong những nguyên tắc của công tác thống kê là phải bảo đảm tính kịp thời, chính xác và thống nhất với thực tế. Thông qua việc nghiên cứu một số báo cáo thống kê cho thấy, nguyên tắc này có lúc, có nơi chưa được bảo đảm tôn trọng đầy đủ. Một số báo cáo chất lượng chưa cao, số liệu tổng hợp chưa đầy đủ, chậm so với yêu cầu và thậm chí còn chưa chính xác như: Thống kê về phông lưu trữ, mét giá tài liệu hay lượt người sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc.

          - Công cụ thống kê ở các Sở, ban, ngành và địa phương còn nghèo nàn, gây khó khăn cho công tác quản lý tài liệu và thực hiện chế độ báo cáo thống kê hàng năm của các cơ quan, tổ chức.

          - Đối với các Sở, ban, ngành tỉnh và các huyện, thị xã, thành phố cần bố trí cán bộ chuyên môn nghiệp vụ vững và hiểu đúng các chỉ tiêu báo cáo thống kê, nhất là đối với các chỉ tiêu báo cáo thống kê lưu trữ.

          - Áp dụng đầy đủ các loại sổ sách thống kê theo đúng quy định của nhà nước như: Sổ nhập tài liệu, sổ xuất tài liệu, biên bản bàn giao tài liệu, mục lục hồ sơ… vì đây là những công cụ thống kê chủ yếu, ngoài chức năng cung cấp thông tin còn có chức năng cung cấp số liệu, phục vụ tra tìm, sử dụng tài liệu và cung cấp nguồn số liệu chủ yếu để đưa vào báo cáo thống kê định kỳ.

          - Nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với người làm báo cáo thống kê và người duyệt số liệu thống kê, tránh tình trạng báo cáo không đầy đủ, không phản ảnh đúng thực trạng tình hình, số liệu mâu thuẩn. Cần chấm dứt tình trạng làm báo cáo chỉ mang tính chất đối phó, gây khó khăn cho công tác tổng hợp sử dụng số liệu./.