MỘT SỐ KINH NGHIỆM TRONG CÔNG TÁC BẢO VỆ BẢO QUẢN AN TOÀN TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH

Như chúng ta đã biết tài liệu là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng cho dù chúng có được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan như Ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên, các tác nhân hoá học đều có thể gây ra gây hư hại đến tài liệu.  Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu không hợp lí thì cũng đều ảnh hưởng và làm hư hại tài liệu.

Hiện nay tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ Bình Định đang bảo quản gần 2 km tài liệu với 115 phông lưu trữ với các loại hình tài liệu phong phú và đa dạng được hình thành trong quá trình hình thành và hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình dòng họ tiêu biểu ở tỉnh Bình Định từ năm 1901 cho đến nay. Các vật mang tin cũng khác nhau nhưng chủ yếu là tài liệu bằng giấy chiếm khoản 90% trong tổng số các loại hình tài liệu hiện đang được bảo quản tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh.

Phương pháp bảo quản tài liệu tại Chi cục là bảo quản truyền thống xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng từ năm 2000. Hệ thống kho tàng đã được trang bị như: Máy hút bụi, hút ẩm, quạt thông gió, quạt trần, máy lạnh, bộ đo nhiệt độ, độ ẩm … để khống chế nhiệt độ và độ ẩm. Đặc biệt trong các kho có trung tâm báo cháy tại chỗ được liên kết với hệ thống báo cháy tự động.

Cách thức tổ chức bảo quản, phân ra các kho lưu trữ bảo quản tài liệu giấy riêng, kho bảo quản tài liệu khoa học kỷ, bản đồ thuật riêng, kho lưu trữ bảo quản tài liệu phim ảnh riêng. Đối với tài liệu giấy được bảo quản trong các hộp, bìa hồ sơ và được đặt lên giá sắt sơn băng tĩnh điện.

Chế độ bảo quản trong tất cả các kho lưu trữ đều thực hiện chế độ kiểm tra nhiệt độ và độ ẩm thường xuyên trên cơ sở ghi chép các kết quả theo dõi nhiệt độ và độ ẩm hằng ngày mà tiến hành điều hoà nhiệt độ và độ ẩm bằng máy điều hoà nhiệt độ để có thể giữ được nhiệt độ và độ ẩm thích hợp trong kho.

Xây dựng các quy trình nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm hạn chế những tác hại do sinh vật gây ra. Hằng năm Chi cục đã hợp đồng với các cơ quan chuyên môn xông hơi bằng hoá chất để duyệt côn trùng cho tài liệu giấy. Ngoài ra còn có phương pháp phòng chống nấm mốc là sinh vật gây hại nguy hiểm cho tài liệu, nó làm cho tài liệu mụt, mủn, dính bết cho nên đã sử dụng phương pháp quét chải, hút bụi thường xuyên trong kho lưu trữ.

Các giải pháp bảo quản tài liệu trong thời gian tới.

- Tiếp tục thực hiện các quy trình, kỷ thuật bảo quản tài liệu theo truyền thống. Đối với tài liệu có nguy cơ hư hỏng nặng sẽ có biện pháp khôi phục lại khối tài liệu này, đây là vấn đề rất khó khăn cần phải được đầu tư giải quyết, cần có phương pháp và giải pháp đối với các loại tài liệu giấy của thời kỳ bao cấp như: Giấy rơm, giấy mậu dịch … đã có nhiều loại mực trên các loại giấy này bị phai màu, mờ nhạc chủ yếu là loại mực in giấy bằng cacbon, đánh bằng máy chữ, mực axít ăn thủng nét chữ.

- Yếu tố quan trọng để góp phần thực hiện công tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: Đảm bảo chắc chắn tuổi thọ cao nhất có thể cho tài liệu; thiết lập các chính sách ưu tiên bảo quản các tài liệu quan trọng quý, hiếm; kiểm tra tài liệu thường xuyên trong kho.

Từ những ý nghĩa của tài liệu lưu trữ có giá trị trên các lĩnh vực Kinh tế, Chính trị, Văn hoá – Xã hội, An ninh - Quốc phòng. Cho nên tài liệu lưu trữ là tài sản quý giá của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, phải được bảo quản an toàn tuyệt đối theo đúng những yêu cầu, quy định của Nhà nước. Do vậy đòi hỏi công tác bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh phải được thực hiện tốt để phục vụ cho công tác nghiện cứu sử dụng vào các mục đích hoạt động của các cơ quan tổ chức và nhu cầu chính đáng của công dân./.