CÁC KHO LƯU TRỮ CƠ QUAN VÀ KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẦN QUAN TÂM VÀ KHẮC PHỤC KHI CÓ HỎA HOẠN XẢY RA

     Qua số liệu điều tra xác minh của lực lượng phòng cháy chữa cháy chuyên nghiệp của Công an các vụ cháy xảy ra liên quan đến hồ sơ tài liệu lưu trữ cho thấy các nguyên nhân gây cháy chủ yếu: Do sơ xuất, sự cố khi sử dụng lửa, xăng dầu, điện và thiết bị điện, do diện tích phòng, kho bảo quản hồ sơ tài liệu không tuân thủ các qui định của Pháp luật nên nhiều vụ cháy xảy ra đã thiêu hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại một số Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử. Để giảm thiểu các thiệt hại do cháy gây ra đối với các hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau khi cháy, chúng tôi xin trao đổi các biện pháp khắc phục đối với hồ sơ, tài liệu bị cháy như sau:

     Những tài liệu giấy cứu được sau hỏa hoạn thường bị ướt, giấy sẽ phồng lên và biến dạng, bị nhăn lại, mực bị nhòe, giấy dính bết lại với nhau. Nếu khi tài liệu bị ướt  mà các điều kiện về môi trường không đảm bảo thì chỉ 2-3 ngày sau, nấm mốc sẽ xuất hiện. Một khi nấm mốc xuất hiện thì việc kiểm soát và loại bỏ chúng là vô cùng khó khăn, sẽ để lại hậu quả lâu dài. Việc khôi phục tài liệu bị ướt sau hỏa hoạn có thể thành công và ít tốn kém nếu như cán bộ nghiệp vụ và các cấp quản lý luôn sẵn sàng và có phản ứng kịp thời.

     Việc khôi phục tài liệu sau khi bị ướt sẽ thành công hơn, nếu như tài liệu được xử lý ngay như: loại bỏ nước, kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm, bảo quản tốt những tài liệu không bị ướt. Cùng lúc tài liệu ướt phải đưa ngay ra khỏi khu vực này bằng những phương pháp cho phép và sau đó làm khô. Các tài liệu bằng mực dễ bị nhòe cần phải được làm lạnh ngay để bảo vệ tài liệu. Kinh nghiệm đối với tài liệu quý, hiếm trước khi đưa ra quyết định cuối cùng nên tham khảo các chuyên gia để trách những mắc phải sai lầm đáng tiếc.

     Ngoài ra còn có một số phương pháp làm khô tài liệu:

     Phương pháp làm khô bằng không khí

     Đây là cách phổ biến nhất được dùng để xử lý đối với tài liệu bị ướt. Nhưng trên thực tế phương pháp này tốn rất nhiều lao động chiếm một không gian lớn. Tài liệu khi đã bị ướt thì sẽ không bao giờ trả lại trạng thái ban đầu được nữa, ít nhất là nó sẽ có một số vết nhăn hoặc các trang giấy bị biến dạng cần làm phẳng sau khi phơi khô, cụ thể:

      - Đưa tài liệu bị ướt vào môi trường khô, sạch, nhiệt độ và độ ẩm càng thấp, càng tốt, nhiệt độ nhỏ hơn 70 độ F, độ ẩm nhỏ 50%. Nếu không, nấm mốc dễ phát triển, gây biến dạng nghiêm trọng.

     - Giữ cho không khí trong khu vực làm khô luôn lưu thông bằng các loại quạt. Nó sẽ thúc đẩy nhanh quá trình làm khô và hạn chế sự phát triển của nấm mốc. Nếu tài liệu được làm khô ở bên ngoài trời cán bộ nghiệp vụ cũng cần lưu ý nếu tiếp xúc lâu dài và ánh sáng trực tiếp có thể gây bay mực và thúc đẩy quá trình lão hóa của giấy, mặt khác gió cũng có thể thổi bay các tờ tài liệu. Do vậy, nên hướng quạt vào không khí chứ không phải vào các tài liệu đang phơi.

     - Các tài liệu rời có thể được rải ra trên bàn hoặc trên những mặt phẳng khác, hoặc có thể dăng các dây vải và treo tài liệu lên trên dây để làm khô.

     - Nếu các tài liệu được làm từ giấy tráng phủ, cần tách rời từng tờ một để chúng không bị dính vào nhau. Đặt một tấm polyester lên trên tài liệu, xoa nhẹ rồi từ từ nhấc tấm polyester lên cùng với tờ giấy ở trên cùng, treo tấm polyester và tài liệu này lên trên một dây vải bằng kẹp. Khi tài liệu khô, tách nó ra khỏi tấm polyester.

     - Khi đã khô, các tài liệu có thể được sắp xếp lại các cặp và hộp tài liệu. Cần lưu ý các tài liệu được làm khô luôn chiếm nhiều diện tích hơn những tài liệu chưa bao giờ bị nước làm hư hại.

     Phương pháp làm lạnh

     Có thể làm khô một cách có hiệu quả một số lượng nhỏ tài liệu bị ẩm hoặc ướt nhẹ bằng cách đặt chúng trong một tủ lạnh tự giải đông, trong một khoảng thời gian phù hợp. Nhiệt độ của tủ lạnh phải được duy trì ở mức dưới -100C. Cần đặt tài liệu vào tủ lạnh sau khi chúng bị ướt càng sớm càng tốt. Các tài liệu có thể đặt vào tủ lạnh thành từng tệp/chồng hoặc trải chúng ra để khô nhanh hơn. Đây là phương pháp không mang tính chủ động nên thời gian áp dụng phương pháp này từ vài tuần đến vài tháng, phụ thuộc vào nhiệt độ trong tủ lạnh và mức độ hư hại mà nước gây ra.

     Phương pháp làm lạnh chân không

     Phương pháp này đòi hỏi các thiết bị tinh vi và nó đặc biệt phù hợp với tài liệu, các loại mực dễ hòa tan và giấy tráng phủ bị ướt với số lượng lớn. Các tài liệu làm lạnh được đặt vào trong tủ chân không. Khi chân không được kéo lên, một bộ phận sinh nhiệt sẽ tỏa nhiệt vào tài liệu (được làm khô ở nhiêt độ dưới 32 độ F) vẫn ở trạng thái làm lạnh. Quá trình này được gọi là quá trình làm tinh khiết (các hạt đá bốc thành hơi chứ không tan chảy). Điều này đồng nghĩa với việc là tài liệu không bị ướt thêm, bị phồng rộp hay biến dạng như trước khi tài liệu làm lạnh được đặt vào tủ chân không.

     Phương pháp làm khô bằng nhiệt trong chân không

    Phương pháp này sử dụng tủ nhiệt chân không. Trước đó, tài liệu có thể ở dạng ướt hoặc đông lạnh, khi bật máy lên nhiệt được sinh ra và nhiệt độ được làm khô ở nhiệt độ 32 độ F. Điều này có nghĩa là trong khi được làm khô tài liệu vẫn ở trạng thái ướt. Đối với số lượng lớn thì làm khô bằng nhiệt chân không đơn giản hơn làm khô bằng không khí, đồng thời tiết kiệm được chi phí.

     Tóm lại, việc xử lý hậu quả do hỏa hoạn gây ra còn rất nhiều vấn đề cần giải quyết. Điều quan trọng tùy theo điều kiện và khả năng cụ thể của từng cơ quan khi giải quyết vấn đề này. Để hạn chế tối đa chi phí xử lý hậu quả của thảm họa cháy cũng như chúng ta chủ động khi có thảm họa xảy ra, đã đến lúc các cơ quan, tổ chức ngành lưu trữ nói riêng cũng như các ngành liên quan khác nói chung.

     Những vấn đề bổ sung và đề xuất

     -Các cơ quan, tổ chức cần quan tâm tổ chức công tác cứu tài liệu đưa vào chương trình tập huấn chữa cháy hàng năm. Cụ thể hóa khi xảy ra cháy ngoài việc chữa cháy, cách cứu tài liệu thế nào, tổ chức công việc này ra sao, tổ đội nhóm như thế nào…Làm tốt được việc này sẽ giúp ta không lúng túng khi sự cố xảy ra và việc xử lý hậu quả sẽ tiết kiệm được rất nhiều.

     - Các cơ quan chuyên ngành nên có các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ xử lý trong các trường hợp cụ thể đối với các loại hình tài liệu khi bị cháy hoặc bị thiên tai lũ lụt nhằm giúp có cơ sở khoa học khắc phục được hậu quả không lường đáng tiếc xảy ra trong Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử các cấp./