TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BÌNH ĐỊNH
Chuyên đề “Giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác chỉnh lý, nâng cấp tài liệu các phông lưu trữ lịch sử”.
Thực hiện Kế hoạch số 14-KH/CBTTLT ngày 20/3/2023 của Chi bộ Trung tâm Lưu trữ lịch sử về tổ chức thực hiện sinh hoạt chuyên đề năm 2023.
Được sự phân công của cấp ủy Chi bộ; đồng chí Võ Thị Diễm, Lưu trữ viên trình bày tham luận “ Học tập và làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh về giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác chỉnh lý, nâng cấp tài liệu các phông lưu trữ lịch sử”.
Chủ tịch Hồ Chí Minh không chỉ là người anh hùng dân tộc vĩ đại với tấm gương đạo đức sáng ngời mà còn là một nhà văn hóa kiệt xuất, một nhà tư tưởng lỗi lạc. Sinh thời, dù bận trăm công nghìn việc nhưng Chủ tịch Hồ Chí Minh vẫn luôn quan tâm, sâu sát đến mọi lĩnh vực công tác của các cơ quan, tổ chức nhà nước, trong đó có công tác văn thư, lưu trữ.
Trong thời kỳ đầu xây dựng và củng cố chính quyền nhà nước, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký bản Thông đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946, khẳng định giá trị, ý nghĩa đặc biệt to lớn của những “công văn và hồ sơ cũ” (tài liệu lưu trữ) về phương diện kiến thiết quốc gia và cần phải được gìn giữ đồng thời phải được lập hồ sơ, quản lý, bảo quản tập trung tại một cơ quan: “Xét rằng một vài công sở đã tự tiện hủy bỏ hay bán các công văn và hồ sơ cũ. Hành động ấy có tính cách phá hoại vì sẽ làm mất những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia. Vậy yêu cầu các ông Bộ trưởng ban chỉ thị cho các nhân viên các sở phải giữ gìn tất cả các công văn, tài liệu, phải lập thành hồ sơ, và cấm không được hủy những công văn tài liệu ấy, nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ. Thông đạt đã khẳng định giá trị to lớn của tài liệu lưu trữ và đề ra những yêu cầu đối với việc gìn giữ, bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ; đồng thời đã đặt nền móng cho công tác Lưu trữ của nước ta.
Cùng với việc quan tâm đến công tác giữ gìn và bảo quản tài liệu, việc sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho cuộc kháng chiến, kiến quốc cũng được Người quan tâm, chỉ đạo. Trong những năm đầu tiên sau Cách mạng Tháng Tám, nhằm chuẩn bị sưu tầm tài liệu phục vụ việc soạn thảo văn bản có tính chất pháp lý cao nhất- Hiến pháp của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, ngày 28/4/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký ban hành Thông tư số 9, trong đó quy định: “ Các vị đại biểu Quốc hội trong Ban thường trực và Tiểu ban Hiến pháp có nhiều khi phải trực tiếp với các bộ hay các sở phụ thuộc để sưu tầm tài liệu”.
Trước tình hình hồ sơ, tài liệu sản sinh ngày càng nhiều trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước; ngày 04/9/1962, Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định số 120/CP thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) để giúp Hội đồng Chính phủ quản lý tập trung thống nhất việc lưu trữ của Nhà nước và trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương. Đây là sự kiện có ý nghĩa quan trọng, nâng cao hiệu quả quản lý công văn, hồ sơ, tài liệu trong tình hình mới, khẳng định được vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
Công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu là hoạt động quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị; nhằm bảo quản thông tin lâu dài, phục vụ cho sự lãnh đạo, điều hành trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa – xã hội, quốc phòng – an ninh, công tác xây dựng Đảng...Trong đó, công tác chỉnh lý, nâng cấp tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị là một yêu cầu hết sức cấp bách hiện nay; vì tài liệu các Phông lưu trữ các cơ quan, đơn vị còn tồn đọng, tích đống nhiều năm trong tình trạng bó gói không được chỉnh lý sắp xếp, phân loại khoa học, không được lập thành hồ sơ nên không thể đưa ra phục vụ nghiên cứu, sử dụng. Do vậy, công tác chỉnh lý, nâng cấp tài liệu lưu trữ nhằm mục đích xử lý được khối tài liệu tồn đọng, tích đốn, sửa chữa những hồ sơ sai sót để hoàn chỉnh nâng cao chất lượng hồ sơ, xác định giá trị, loại ra những tài liệu hết giá trị, trùng lặp thông tin, bổ sung những tài liệu mới phát hiện, hệ thống hóa lại hồ sơ tài liệu, làm mục lục hồ sơ mới; đồng thời xây dựng phần mềm cập nhật cơ sở dữ liệu đối với tài liệu được chỉnh lý góp phần nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trong những năm qua, được sự quan tâm chỉ đạo sâu sát của Đảng ủy Sở, Lãnh đạo Sở, Cấp ủy chi bộ đã phối hợp chặt chẽ với Lãnh đạo Trung tâm tổ chức quán triệt đầy đủ, kịp thời các nội dung quy định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác lưu trữ đến toàn thể đảng viên, viên chức để thực hiện như: Luật Lưu trữ, Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 của của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu; Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước Ban hành quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy" theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001-2000; Công văn số 1319/SNV-VTLT ngày 28/10/2014 của Sở Nội vụ về việc hướng hướng dẫn triển khai thực hiện Chỉ thị 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND tỉnh Bình Định…
Trung tâm hiện đang bảo quản hơn 2400 mét giá tài liệu, đa dạng về thành phần, bao gồm: Tài liệu hành chính, Tài liệu khoa học- kỹ thuật, Tài liệu bản đồ, Tài liệu xây dựng cơ bản, Tài liệu Nghe – nhìn, Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ và các tài liệu chuyên ngành khác…; với tổng số 166 Phông lưu trữ thuộc các thời kỳ lịch sử; phong phú về nội dung phản ánh mọi hoạt động: Chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh Bình Định qua các thời kỳ lịch sử. Với chức trách, nhiệm vụ được giao về thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý, nâng cấp tài liệu lưu trữ; hằng năm bản thân đã tham mưu Lãnh đạo Trung tâm ban hành Kế hoạch chỉnh lý, nâng cấp đối với các Phông tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện đảm bảo quy trình nghiệp vụ về chỉnh lý, nâng cấp tài liệu: Nghiên cứu xác định lịch sử cơ quan, đơn vị hình thành Phông, lịch sử Phông (nhất là đối với những Phông chỉnh lý lần đầu); xác định, lựa chọn phương án phân loại phù hợp; chỉnh sửa hồ sơ hoặc lập hồ sơ cho tài liệu của Phông; xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ; xây dựng công cụ tra tìm hồ sơ, tài liệu của Phông…Đặc biệt, trong đó Trung tâm đã ưu tiên lựa chọn các phông lưu trữ thường xuyên được độc giả khai thác, sử dụng với tần suất cao; các phông lưu trữ có tình trạng vật lý kém, dễ rách, dễ hư hỏng và tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để chỉnh lý, nâng cấp được 10 phông tương đương 326 mét giá tài liệu.
Bên cạnh kết quả đạt được, công tác chỉnh lý, nâng cấp tài liệu lưu trữ còn có những mặt hạn chế nhất định:
- Nhận thức về vai trò, tầm quan trọng trong công tác lưu trữ hồ sơ của một số cơ quan, đơn vị chưa được quan tâm đúng mức dẫn đến hồ sơ, tài liệu chưa được phân loại, chỉnh lý còn để tồn đọng, tích đống, bó gói.
- Công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vẫn còn một số cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện chưa nghiêm, còn chậm so với quy định; một số hồ sơ, tài liệu giao nộp trước đây chưa đảm bảo chất lượng đòi hỏi phải được chỉnh lý, nâng cấp.
Để công tác chỉnh lý, nâng cấp tài liệu lưu trữ các phông lưu trữ lịch sử thời gian tới đạt hiệu quả, tôi xin đề ra một số giải pháp chủ yếu sau đây:
Thứ nhất, các cơ quan, tổ chức, địa phương tiếp tục thực hiện nghiêm Chỉ thị số 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND tỉnh về việc giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Bình Định; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; thực hiện tốt việc phân loại và chỉnh lý tài liệu, hệ thống hoá lại hồ sơ, tài liệu theo một phương pháp khoa học, thống nhất; xây dựng cơ sở dự liệu để đáp ứng được yêu cầu của độc giả trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Thứ hai, công chức, viên chức làm công tác Văn thư-Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, địa phương cần phải tham mưu đề xuất và thực hiện tốt công tác lập hồ sơ công việc, chỉnh lý, phân loại, phân phông, xác định giá trị tài liệu và làm các công cụ tra cứu…phục vụ cho hoạt động của cơ quan và thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định.
Thứ ba, tập trung đẩy mạnh chỉnh lý, nâng cấp tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin để số hoá tài liệu vừa giảm thiểu được tình trạng vật lý của tài liệu xuống cấp, đồng thời thực hiện bảo hiểm tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh hiện đang bảo quản tại Trung tâm./.
Được sự phân công của cấp ủy Chi bộ; đồng chí Võ Thị Diễm, Lưu trữ viên trình bày tham luận “ Học tập và làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh về giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác chỉnh lý, nâng cấp tài liệu các phông lưu trữ lịch sử”.
Chủ tịch Hồ Chí Minh không chỉ là người anh hùng dân tộc vĩ đại với tấm gương đạo đức sáng ngời mà còn là một nhà văn hóa kiệt xuất, một nhà tư tưởng lỗi lạc. Sinh thời, dù bận trăm công nghìn việc nhưng Chủ tịch Hồ Chí Minh vẫn luôn quan tâm, sâu sát đến mọi lĩnh vực công tác của các cơ quan, tổ chức nhà nước, trong đó có công tác văn thư, lưu trữ.
Trong thời kỳ đầu xây dựng và củng cố chính quyền nhà nước, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký bản Thông đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946, khẳng định giá trị, ý nghĩa đặc biệt to lớn của những “công văn và hồ sơ cũ” (tài liệu lưu trữ) về phương diện kiến thiết quốc gia và cần phải được gìn giữ đồng thời phải được lập hồ sơ, quản lý, bảo quản tập trung tại một cơ quan: “Xét rằng một vài công sở đã tự tiện hủy bỏ hay bán các công văn và hồ sơ cũ. Hành động ấy có tính cách phá hoại vì sẽ làm mất những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia. Vậy yêu cầu các ông Bộ trưởng ban chỉ thị cho các nhân viên các sở phải giữ gìn tất cả các công văn, tài liệu, phải lập thành hồ sơ, và cấm không được hủy những công văn tài liệu ấy, nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ. Thông đạt đã khẳng định giá trị to lớn của tài liệu lưu trữ và đề ra những yêu cầu đối với việc gìn giữ, bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ; đồng thời đã đặt nền móng cho công tác Lưu trữ của nước ta.
Cùng với việc quan tâm đến công tác giữ gìn và bảo quản tài liệu, việc sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho cuộc kháng chiến, kiến quốc cũng được Người quan tâm, chỉ đạo. Trong những năm đầu tiên sau Cách mạng Tháng Tám, nhằm chuẩn bị sưu tầm tài liệu phục vụ việc soạn thảo văn bản có tính chất pháp lý cao nhất- Hiến pháp của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, ngày 28/4/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký ban hành Thông tư số 9, trong đó quy định: “ Các vị đại biểu Quốc hội trong Ban thường trực và Tiểu ban Hiến pháp có nhiều khi phải trực tiếp với các bộ hay các sở phụ thuộc để sưu tầm tài liệu”.
Trước tình hình hồ sơ, tài liệu sản sinh ngày càng nhiều trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước; ngày 04/9/1962, Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định số 120/CP thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) để giúp Hội đồng Chính phủ quản lý tập trung thống nhất việc lưu trữ của Nhà nước và trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương. Đây là sự kiện có ý nghĩa quan trọng, nâng cao hiệu quả quản lý công văn, hồ sơ, tài liệu trong tình hình mới, khẳng định được vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
Viên chức đang thực hiện chỉnh lý, nâng cấp tài liệu
Công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu là hoạt động quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị; nhằm bảo quản thông tin lâu dài, phục vụ cho sự lãnh đạo, điều hành trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa – xã hội, quốc phòng – an ninh, công tác xây dựng Đảng...Trong đó, công tác chỉnh lý, nâng cấp tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị là một yêu cầu hết sức cấp bách hiện nay; vì tài liệu các Phông lưu trữ các cơ quan, đơn vị còn tồn đọng, tích đống nhiều năm trong tình trạng bó gói không được chỉnh lý sắp xếp, phân loại khoa học, không được lập thành hồ sơ nên không thể đưa ra phục vụ nghiên cứu, sử dụng. Do vậy, công tác chỉnh lý, nâng cấp tài liệu lưu trữ nhằm mục đích xử lý được khối tài liệu tồn đọng, tích đốn, sửa chữa những hồ sơ sai sót để hoàn chỉnh nâng cao chất lượng hồ sơ, xác định giá trị, loại ra những tài liệu hết giá trị, trùng lặp thông tin, bổ sung những tài liệu mới phát hiện, hệ thống hóa lại hồ sơ tài liệu, làm mục lục hồ sơ mới; đồng thời xây dựng phần mềm cập nhật cơ sở dữ liệu đối với tài liệu được chỉnh lý góp phần nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trong những năm qua, được sự quan tâm chỉ đạo sâu sát của Đảng ủy Sở, Lãnh đạo Sở, Cấp ủy chi bộ đã phối hợp chặt chẽ với Lãnh đạo Trung tâm tổ chức quán triệt đầy đủ, kịp thời các nội dung quy định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác lưu trữ đến toàn thể đảng viên, viên chức để thực hiện như: Luật Lưu trữ, Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 của của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu; Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước Ban hành quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy" theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001-2000; Công văn số 1319/SNV-VTLT ngày 28/10/2014 của Sở Nội vụ về việc hướng hướng dẫn triển khai thực hiện Chỉ thị 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND tỉnh Bình Định…
Trung tâm hiện đang bảo quản hơn 2400 mét giá tài liệu, đa dạng về thành phần, bao gồm: Tài liệu hành chính, Tài liệu khoa học- kỹ thuật, Tài liệu bản đồ, Tài liệu xây dựng cơ bản, Tài liệu Nghe – nhìn, Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ và các tài liệu chuyên ngành khác…; với tổng số 166 Phông lưu trữ thuộc các thời kỳ lịch sử; phong phú về nội dung phản ánh mọi hoạt động: Chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh Bình Định qua các thời kỳ lịch sử. Với chức trách, nhiệm vụ được giao về thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý, nâng cấp tài liệu lưu trữ; hằng năm bản thân đã tham mưu Lãnh đạo Trung tâm ban hành Kế hoạch chỉnh lý, nâng cấp đối với các Phông tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện đảm bảo quy trình nghiệp vụ về chỉnh lý, nâng cấp tài liệu: Nghiên cứu xác định lịch sử cơ quan, đơn vị hình thành Phông, lịch sử Phông (nhất là đối với những Phông chỉnh lý lần đầu); xác định, lựa chọn phương án phân loại phù hợp; chỉnh sửa hồ sơ hoặc lập hồ sơ cho tài liệu của Phông; xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ; xây dựng công cụ tra tìm hồ sơ, tài liệu của Phông…Đặc biệt, trong đó Trung tâm đã ưu tiên lựa chọn các phông lưu trữ thường xuyên được độc giả khai thác, sử dụng với tần suất cao; các phông lưu trữ có tình trạng vật lý kém, dễ rách, dễ hư hỏng và tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để chỉnh lý, nâng cấp được 10 phông tương đương 326 mét giá tài liệu.
Bên cạnh kết quả đạt được, công tác chỉnh lý, nâng cấp tài liệu lưu trữ còn có những mặt hạn chế nhất định:
- Nhận thức về vai trò, tầm quan trọng trong công tác lưu trữ hồ sơ của một số cơ quan, đơn vị chưa được quan tâm đúng mức dẫn đến hồ sơ, tài liệu chưa được phân loại, chỉnh lý còn để tồn đọng, tích đống, bó gói.
- Công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vẫn còn một số cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện chưa nghiêm, còn chậm so với quy định; một số hồ sơ, tài liệu giao nộp trước đây chưa đảm bảo chất lượng đòi hỏi phải được chỉnh lý, nâng cấp.
Để công tác chỉnh lý, nâng cấp tài liệu lưu trữ các phông lưu trữ lịch sử thời gian tới đạt hiệu quả, tôi xin đề ra một số giải pháp chủ yếu sau đây:
Thứ nhất, các cơ quan, tổ chức, địa phương tiếp tục thực hiện nghiêm Chỉ thị số 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND tỉnh về việc giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Bình Định; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; thực hiện tốt việc phân loại và chỉnh lý tài liệu, hệ thống hoá lại hồ sơ, tài liệu theo một phương pháp khoa học, thống nhất; xây dựng cơ sở dự liệu để đáp ứng được yêu cầu của độc giả trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Thứ hai, công chức, viên chức làm công tác Văn thư-Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, địa phương cần phải tham mưu đề xuất và thực hiện tốt công tác lập hồ sơ công việc, chỉnh lý, phân loại, phân phông, xác định giá trị tài liệu và làm các công cụ tra cứu…phục vụ cho hoạt động của cơ quan và thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định.
Thứ ba, tập trung đẩy mạnh chỉnh lý, nâng cấp tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin để số hoá tài liệu vừa giảm thiểu được tình trạng vật lý của tài liệu xuống cấp, đồng thời thực hiện bảo hiểm tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh hiện đang bảo quản tại Trung tâm./.
Tác giả bài viết: Võ Thị Diễm, Phòng Nghiệp vụ
Danh mục
Thăm dò ý kiến
Thống kê truy cập
- Đang truy cập175
- Hôm nay703
- Tháng hiện tại19,584
- Tổng lượt truy cập1,870,651