KẾT QUẢ THỰC HIỆN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA TỈNH BÌNH ĐỊNH TRONG THỜI GIAN QUA

      Mục đích của chỉnh lý tài liệu là nhằm tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của Phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu, đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bi, phương tiện bảo quản.

     Từ thực tế đó, trong những năm qua được sự quan tâm, đầu tư của UBND tỉnh, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, Sở Nội vụ đã xây dựng, trình  UBND tỉnh ban hành:

     - Chỉ thị 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND tỉnh về việc giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Bình Định;

     - Quyết định số 3115/QĐ-UBND ngày 17/9/2014 của UBND tỉnh ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị 01/2014/CT-UBND của UBND tỉnh về việc giải quyết tài liệu tồn đọng tích đống của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Bình Định;

     -  Công văn số 1319/SNV-VTLT ngày 28/10/2014 của Sở Nội vụ về việc hướng hướng dẫn triển khai thực hiện Chỉ thị 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND tỉnh Bình Định.

     Thông qua việc thực hiện các văn bản này, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu của tỉnh đã xử lý được một số khối và phông tài liệu của đơn vị còn trong trình trạng lộn xộn còn chưa được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị đã tồn đọng qua nhiều năm; qua đó, tạo điều kiện thuận lợi trong công tác chỉnh lý, phân loại tài liệu, về cơ bản đã tuân thủ đúng quy trình nghiệp vụ của Cục văn thư- lưu trữ Nhà nước,từng bước hoàn thiện và nâng cao chất lượng thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

     Tuy nhiên, việc quản lý chỉ đạo cũng như việc thực hiện các khâu nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu của tỉnh còn một số vấn đề chưa thực sự thống nhất đồng bộ cần được tiếp tục hướng dẫn của cơ quan quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

     Kết quả thực hiện chỉnh lý tài liệu

      Trong những năm qua các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu của tỉnh đã có nhiều nỗ lực, cố gắng trong việc phân loại, chỉnh lý tài liệu. Đến nay các cơ quan, tổ chức đã giải phóng cơ bản khối tài liệu tích đống, cụ thể:

      - Chi cục Bảo vệ nguồn lợi Thủy sản Bình Định 35mét giá tài liệu;

     - Ban Qản lý Dự án Phát triển Nông thôn tổng hợp các tỉnh miền trung 45mét giá tài liệu;

     - Ban quản lý Dự án cạnh tranh Nông nghiệp tỉnh Bình Định 70 mét giá tài liệu;

     - UBND huyện Phù Mỹ đã chỉnh lý tài liệu các cơ quan trực thuộc như: Phòng Nội vụ 30mét giá tài liệu; Phòng Tài nguyên và Môi trường 50mét giá tài liệu; Văn phòng UBND huyện 50mét giá tài liệu; Phòng Tài chính- Kế hoạch 80mét giá tài liệu; Phòng Lao đông -Thương binh xã hội 50mét giá tài liệu;

     - Ban quản lý chương trình hỗ trợ Ngành Thủy sản 7 mét giá tài liệu;

     - Công ty TNHH khai thác công trình Thủy lợi Bình Định 248 mét giá tài liệu,…

     Kết quả đạt được của công tác chỉnh lý, xử lý khoa học kỹ thuật lưu trữ đã tạo bước ngoặc quan trọng trong công tác quản lý, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu và lựa chọn tài liệu để nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Tài liệu của các cơ quan, tổ chức tích đống cơ bản từng bước đã được chỉnh lý, xác định giá trị, xây dựng hoàn thiện công cụ, quản lý tra tìm, nhờ đó việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phục vụ các hoạt động thực tiễn và nhu cầu nghiên cứu xã hội được hiệu quả hơn.

Hình ảnh chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

trong thời gian qua thực hiện Chỉ thị 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND tỉnh

     Về cán bộ làm nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu ở các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh điều được đào tạo về chuyên môn có trình độ Trung học, Cao đẳng, Đại học lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Trong quá trình thực hiện các hoạt động về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ cũng như thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ, năng lực trình độ chuyên môn, tay nghề của viên chức ngày càng được nâng cao.

     Tuy nhiên, nhìn một cách tổng thể, lực lượng cán bộ làm nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu còn ít về số lượng và hạn chế về chất lượng. Điều này dẫn đến việc bố trí nhân lực lao động thực hiện các quy trình chỉnh lý còn nhiều bất cập giữa quy định và thực tiễn. Mặc khác, cán bộ làm nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu chỉ được đào tạo về chuyên môn lưu trữ, trong khi hoạt động chỉnh lý tài liệu là khâu nghiệp vụ phức tạp, loại hình tài liệu đa dạng,… đòi hỏi cán bộ nghiệp vụ chuyên môn, phải có kiến thức, hiểu biết về các lĩnh vực khoa học bổ trợ khác như lịch sử, văn hóa, sử liệu học,… và phải có trình độ ngoại ngữ và tin học nhất định mới đáp ứng được yêu cầu công việc.

     Một số kiến nghị, đề xuất

     Để tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh thực sự trở thành di sản văn hóa vô giá của tỉnh và của dân tộc, phục vụ một cách có hiệu quả nhất cho nhu cầu nghiên cứu của xã hội, góp phần vào sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, các cơ quan, tổ chức phải chú trọng hơn nữa tới công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ, đặc biệt là đối với tài liệu tồn đọng, tích đống nhiều năm. Để đạt được mục đích đó, cần phải:

     - Tiếp tục thực hiện Chỉ thị 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND tỉnh về việc giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Bình Định.

     - Tăng cường đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác chỉnh lý tài liệu ở các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu của tỉnh.

     - Đối với Chi cục Văn thư- Lưu trữ số lượng hồ sơ tài liệu lưu trữ lớn, về nhân lực ít và trình trạng tài liệu hiện nay cần tập trung một số khâu nghiệp vụ cần thiết như: Biên tập phiếu tin, đánh ký hiệu thông tin, thay bìa, hộp, đánh lại số hồ sơ để tránh trình trạng hồ sơ về tờ bìa hồ sơ đã bị hư hỏng, ngã màu theo thời gian, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và khai thác sử dụng có hiệu quả của 115 phông lưu trữ đã được xác định có thời hạn bảo quản hồ sơ vĩnh viễn.

     Tài liệu quý hiếm được sưu tầm thu thập của các cá nhân, gia đình, dòng họ trong và ngoài tỉnh qua các thời kỳ lịch sử của tỉnh Bình Định cần phải chú trọng tới công tác dịch thuật (tài liệu hán nôm); công tác tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu (đối với tài liệu bị hư hỏng nhiều).

     Trên đây là một số kết quả thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ của tỉnh Bình Định trong thời gian qua và một số kiến nghị, đề xuất về những hoạt động nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần sớm được quan tâm nghiên cứu tiến hành thực hiện trong thời gian tới.

     Những người làm công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ mong muốn các chuyên viên lưu trữ, các nhà quản lý, nhất là những lưu trữ viên chính và lưu trữ viên cao cấp có kinh nghiệp lâu năm trong ngành để góp phần đưa hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ của tỉnh đạt hiệu quả cao hơn./.