CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TRONG THỜI GIAN QUA

     Hiện nay các cơ quan, tổ chức từ tỉnh đến huyện, xã, phường, thị trấn trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đã sản sinh ra tài liệu chứa đựng nhiều thông tin có giá trị lịch sử và giá trị thực tiễn trên các lĩnh vực và các mặt hoạt động ở địa phương. Tài liệu lưu trữ các cơ quan, tổ chức do nhiều nguyên nhân, tài liệu của nhiều cơ quan, tổ chức còn ở tình trạng lộn xộn, tồn động nhiều năm chưa được phân loại, chỉnh lý, sắp xếp khoa học, gây khó khăn cho việc lựa chọn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu trong thực tế phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, chỉ đạo, điều hành giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.

     Tại các cơ quan, tổ chức hiện nay phải bảo quản một khối tài liệu rất lớn trong đó có một phần rất lớn là tài liệu không có giá trị, làm tăng thêm diện tích kho tàng, tăng khối lượng tài liệu phải bảo quản, vừa gây ra lãng phí và làm cho nhiều tài liệu có giá trị mất mát, hư hỏng không thể khôi phục được.

     Công tác chỉnh lý tài liệu có tác dụng rất lớn đối với toàn bộ công tác lưu trữ nói chung lưu trữ cơ quan nói riêng. Bởi vì chỉ có tiến hành chỉnh lý tài liệu trong các cơ quan, tổ chức mới được phân loại, sắp xếp khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu của cơ quan và xã hội đạt hiệu quả nhất.

     Như vậy, chỉnh lý là một nghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiều nghiệp vụ khác nhau trong công tác lưu trữ và cần được thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học, với mục đích:

     - Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc một khối tài liệu trong phông một cách khoa học tạo, điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu;

     - Trong quá trình chỉnh lý, kết hợp với xác định giá trị tài liệu nhằm  loại bỏ những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.

     I. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG THỜI GIAN QUA

     1. Ban hành văn bản quản lý chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu

     Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh ban hành văn bản chỉ đạo như:

     - Chỉ thị số 02/2011/CT-UBND ngày 20/5/2011 của UBND tỉnh về việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp;

     - Quyết định 34/2012/QĐ-UBND ngày 19/9/2012 của UBND tỉnh ban hành quy định công tác văn thư, lưu trữ của UBND các cấp và các ngành thuộc tỉnh;

     - Chỉ thị số 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 về việc giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Bình Định;

     - Quyết định 3115/QĐ-UBND ngày 17/9/2014 ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 về việc giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Bình Định.

     Trên cơ sở các văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã tham mưu Sở Nội vụ ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện như:

     - Công văn số 1319/SNV-VTLT ngày 28/10/2014 về việc hướng dẫn triển khai thực hiện Chỉ thị số 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND tỉnh;

     - Công văn số 1583/SNV-VTLT ngày 22/12/2014 về việc hướng dẫn xác định lập dự toán kinh phí chỉnh lý tài liệu tích đống theo Chỉ thị số 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND tỉnh.

     2. Kết quả thực hiện chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức

     Đến nay các cơ quan, tổ chức đã giải phóng cơ bản khối tài liệu tích đống, cụ thể:

     - Chi cục Bảo vệ nguồn lợi Thủy sản Bình Định 35mét giá tài liệu;

     - Ban Qản lý Dự án Phát triển Nông thôn tổng hợp các tỉnh miền trung 45mét giá tài liệu;

      - Ban quản lý Dự án cạnh tranh Nông nghiệp tỉnh Bình Định 70 mét giá tài liệu;

      - UBND huyện Phù Mỹ đã chỉnh lý tài liệu các cơ quan trực thuộc như: Phòng Nội vụ 30mét giá tài liệu; Phòng Tài nguyên và Môi trường 50mét giá tài liệu; Văn phòng UBND huyện 50mét giá tài liệu; Phòng Tài chính- Kế hoạch 80mét giá tài liệu; Phòng Lao đông -Thương binh xã hội 50mét giá tài liệu;…

     - Ban quản lý chương trình hỗ trợ Ngành Thủy sản 7 mét giá tài liệu;

     - Công ty TNHH khai thác công trình Thủy lợi Bình Định 248 mét giá tài liệu;

     - Cục Hải quan Bình Định 33 mét;…

     Bên cạnh những cơ quan đã quan tâm chỉnh lý tài liệu, vẫn còn rất nhiều cơ quan, tổ chức còn nhiều tài liệu tích đống chưa được chỉnh lý như: Sở Kế hoạch và Đầu tư 120 mét, Sở Lao động, Thương binh và Xã hội 180 mét, Ban Quản lý Khu kinh tế 174 mét, UBND thành phố Quy Nhơn 758 mét,…

     3. Cán bộ làm nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu ở các cơ quan, tổ chức

     Nhìn một cách tổng thể, lực lượng cán bộ làm nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu còn ít về số lượng và hạn chế về chất lượng,đặc biệt là công chức chuyên trách làm công tác lưu trữ cơ quan ít được quan tâm, công tác nghiệp vụ triển khai còn chậm so với yêu cầu. Điều này dẫn đến việc bố trí nhân lực lao động thực hiện các quy trình chỉnh lý còn nhiều bất cập giữa quy định và thực tiễn. Mặc khác, cán bộ làm nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu chỉ được đào tạo về chuyên môn lưu trữ, trong khi hoạt động chỉnh lý tài liệu là khâu nghiệp vụ phức tạp, loại hình tài liệu đa dạng,… đòi hỏi cán bộ nghiệp vụ chuyên môn, phải có kiến thức, hiểu biết về các lĩnh vực khoa học bổ trợ khác như lịch sử, văn hóa, sử liệu học,… và phải có trình độ ngoại ngữ và tin học nhất định mới đáp ứng được yêu cầu công việc.

     II. CÁC GIẢI PHÁP CHỈNH LÝ TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRONG THỜI GIAN TỚI

     1.  Ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lý

     Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức cần tiếp tục triển khai thực hiện Chỉ thị số 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND tỉnh, ban hành văn bảntập trung chỉ đạo việc thống kê số lượng, thành phần tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình, lập kế hoạch chỉnh lý hoàn chỉnh dứt điểm số tài liệu tích đống chưa được phân loại, sắp xếp, chỉnh lý trong các năm qua.

     2. Kiểm tra, hướng dẫn thường xuyên; tổ chức Hội thảo chỉnh lý để trao đổi, bàn luận phương pháp tháo gỡ về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu

     Chi cục Văn thư – Lưu trữ sẽ tham mưu Sở Nội vụ tổ chức kiểm tra, hướng dẫn việc chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức theo quy định, trên cơ sở đó tổ chức sơ kết, tổng kết việc thực hiện Chỉ thị số 01/2014/CT-UBND của các cơ quan, tổ chức.

     Đồng thời, năm 2016 sẽ tham mưu Sở Nội vụ tổ chức Hội thảo về chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

     3. Thực hiện thống nhất quy trình nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

     Thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu thực hiện theo Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000; Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.

     4. Cán bộ làm nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu

     Cán bộ nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu phải được đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ, bố trí đúng vị trí việc làm để phân loại, chỉnh lý, thống kê, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc của cơ quan, tổ chức.

     Hy vọng rằng công tác chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan, tổ chức từ tỉnh đến huyện, xã, phường, thị trấn tiếp tục tăng cường sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo các ngành, các cấp thực hiện nghiêm túc chỉ thị 01 của UBND tỉnh chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Bình Định; qua đó góp phần phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ trong công cuộc đổi mới đất nước và phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương./.