CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ BÌNH ĐỊNH VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG VÀ CÔNG BỐ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

     Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội. Chính vì vậy, công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng; là mục tiêu cao nhất và cũng là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ.

     Bình Định, với bề dày lịch sử hào hùng, làm vang danh một thời đất võ, là niềm tự hào của những người con xa quê đi lập nghiệp. Bốn thập kỷ đã đi qua, nhưng những dấu son về một thời đấu tranh anh dũng vẫn không phai nhạt trong ký ức của mỗi người dân Bình Định và tất cả những thành quả đó đã được ghi lại đầy đủ nhất trong các tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc nói chung cũng như sự phát triển về mọi mặt của tỉnh nhà nói riêng, là bằng chứng thật không gì có thể thay thế được về quá trình hoạt động của các cơ quan quyền lực nhà nước, cơ quan chính quyền và cơ quan chuyên môn của tỉnh, phản ánh trung thực từng thời khắc lịch sử quan trọng trong bảo vệ và xây dựng chính quyền còn non trẻ của Đảng bộ, quân và dân tỉnh Bình Định từ ngày tái lập tỉnh cho đến nay. Những bằng chứng đó rất quan trọng để thế hệ chúng ta hôm nay và lớp lớp con cháu mai sau sẽ mãi mãi không quên những người con Bình Định bình dị, kiên cường đã kề vai, sát cánh đấu tranh tạo nên sức mạnh phi thường, với những cao trào nổi dậy vẫn còn vang vọng mãi với thời gian. Ngoài những giá trị lịch sử của lưu trữ với sự đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung, tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ Bình Định là một nguồn sử liệu, nguồn tiềm năng thông tin vô tận và quý giá để nghiên cứu mọi lĩnh vực đời sống xã hội.

     Nhận thức được vai trò tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, trên cơ sở các quy định của pháp luật ngày 30/6/1989, Quyết định của Quốc hội khóa VIII thông qua kỳ họp thứ 5 chia tách tỉnh Nghĩa Bình thành 02 tỉnh: Bình Định và Quãng Ngãi. Sau khi chia tách tỉnh, phòng Hành chính – Tổ chức thuộc Văn phòng UBND tỉnh đã tham mưu Lãnh đạo VP UBND tỉnh Bình Định tỉnh ban hành Quyết định số 1714/QĐ-UB ngày 04/12/1991 về việc thành lập Kho lưu trữ tài liệu tỉnh Bình Định đặt trong văn phòng UBND tỉnh Bình Định, do Chánh văn phòng trực tiếp quản lý. Ngoài ra, UBND tỉnh còn chỉ đạo xây dựng và phát triển hệ thống tổ chức lưu trữ từ tỉnh đến huyện, theo đó 11 huyện, thành phố thuộc tỉnh đã tiến hành thành lập kho lưu trữ chuyên dụng để bảo vệ và bảo quản an toàn tài liệu của địa phương. Từ năm 2008 đến nay thực hiện theo Nghị Quyết số 13 và 14/2008/NĐ-CP ngày 14/02/2008 của Chính phủ, chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh được chuyển giao nguyên trạng từ văn phòng UBND tỉnh sang Sở Nội vụ quản lý. Ngày 25/3/2011, UBND tỉnh Bình Định đã ban hành Quyết định số 619/QĐ-CTUBND về việc thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử theo quy định của Pháp Luật.

     Thực hiện chức năng quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử, hàng năm Chi cục Văn thư – Lưu trữ tham mưu Sở Nội vụ tiến hành thu thập tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử. Đến nay, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đang lưu giữ, bảo quản 136 phông lưu trữ với khoảng hơn 3000 mét giá tài liệu, là các phông lưu trữ của những cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, phông lưu trữ cá nhân, tài liệu quý hiếm do các cá nhân, gia đình, dòng họ tặng, cho, ký gửi.

     Về thành phần tài liệu trong Chi cục rất đa dạng và phong phú ngoài tài liệu hành chính còn có tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu bản đồ, tài liệu nghe – nhìn, hồ sơ cán bộ đi B, tài liệu cá nhân gia đình dòng họ từ các thời kỳ Triều Nguyễn có từ năm 1903, tài liệu hành chính thời kỳ Việt Nam dân chủ Công hòa từ 1956-1975, tài liệu thời kỳ tỉnh Nghĩa Bình từ 1976-1989 và tài liệu thời kỳ tỉnh Bình Định từ 1990 đến nay.

     Để những tài liệu này phát huy được giá trị, trong những năm qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã đặc biệt chú trọng đến công tác tổ chức khai thác, sử dụng và bảo quản tài liệu lưu trữ như: Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc; Công bố giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng; Cung cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ; Tổ chức lễ trao trả hồ sơ cho cán bộ đi B; Tổ chức triễn lãm tài liệu lưu trữ; …Trong các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng nêu trên, việc cung cấp bản sao và bản chứng thực lưu trữ là hình thức được tiến hành thường xuyên và phổ biến nhất. Chứng thực lưu trữ là một văn bản có giá trị pháp lý do Chi cục Văn thư – Lưu trữ cấp theo yêu cầu của cơ quan hay cá nhân, trong đó xác nhận một vấn đề, một sự việc được ghi lại trong tài liệu lưu trữ. Hình thức này giúp cho các cơ quan và cá nhân xác minh được vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm bằng chứng; hình thức này cũng có thể cung cấp tài liệu phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước để nghiên cứu, tham khảo đề ra các quyết định quản lý, viết báo cáo, xây dựng kế hoạch công tác, cung cấp tài liệu cho việc nghiên cứu tổng hợp, rút kinh nghiệm công tác;  cung cấp nguồn tư liệu chính xác để nghiên cứu lịch sử địa phương, lịch sử hoạt động của các cấp, các ngành và từng cơ quan, cung cấp chứng cứ để người dân làm các chế độ chính sách, và các nhu cầu chính đáng khác của cán bộ, công chức và nhân dân.

     Công bố giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng đây là một hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang tính chủ động của Chi cục. Chi cục đã ban hành Thông báo giới thiệu các phông Lưu trữ hiện đang bảo quản tại Chi cục và thường xuyên viết bài công bố tài liệu, biên soạn các bài viết giới thiệu về công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng, xây dựng phim phóng sự giới thiệu tài liệu lưu trữ, mục đích của các hình thức này nhằm giúp các cơ quan và cá nhân nắm được những thông tin về tài liệu đang bảo quản tại Chi cục, qua đó họ có thể tiếp cận và sử dụng theo từng yêu cầu cụ thể.

     Về công tác trao trả hồ sơ của cán bộ đi B, trong thời gian qua, Chi cục chủ động thực hiện nhiều hình thức trao trả hồ sơ cán bộ đi B như: Đưa tin lên các phương tiện thông tin đại chúng, tổ chức lễ giao nhận hồ sơ cán bộ đi B, gửi công văn thông báo cho các cơ quan, đơn vị, địa phương và bà con nhân dân toàn tỉnh, về hồ sơ, kỷ vật cán bộ đi B đang bảo quản tại Chi cục, để gia đình thân nhân của các cán bộ biết, đến khai thác khi cần thiết.

     Về triễn lãm tài liệu lưu trữ, nhân dịp kỷ niệm 70 năm cách mạng tháng tám (19/8/1945 - 19/8/2015) và Quốc khánh nước CHXHCNVN (02/9/1945 - 02/9/2015), Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã tham mưu cho Sở Nội vụ tỉnh Bình Định tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ với chủ đề “Lịch sử tỉnh Bình Định - qua tài liệu lưu trữ”, nhằm giới thiệu với đông đảo công chúng về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ; tăng cường nâng cao nhận thức và sự hiểu biết của xã hội về vai trò, tác dụng của tài liệu lưu trữ trong việc giáo dục truyền thống, lịch sử nói riêng và trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc nói chung. Giới thiệu về quá trình hình thành và phát triển; về thiên nhiên, con người và mọi mặt đời sống, kinh tế, xã hội của Bình Định thông qua tài liệu lưu trữ quý, hiếm. Đặc biệt, trong đó có những hình ảnh, bản thiết kế, bản đồ về các công trình kiến trúc tiêu biểu của Bình Định lần đầu tiên được công bố. Thông qua tài liệu lưu trữ được trưng bày trong triển lãm nhằm giới thiệu đến mọi công chúng trong và ngoài tỉnh, các cơ quan chuyên môn, các nhà nghiên cứu khoa học có điều kiện nghiên cứu góp phần phục vụ sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh trong thời kỳ đổi mới. Đây là hoạt động thông tin tuyên truyền nhằm góp phần nâng cao nhận thức và ý thức trách nhiệm của cán bộ và nhân dân tỉnh Bình Định trong việc bảo vệ, giữ gìn di sản của tỉnh, của dân tộc. Cuộc triển lãm diễn ra trong 3 ngày đã thu hút được sự quan tâm, chú ý của hàng ngàn lượt cán bộ, đảng viên, chiến sỹ và các em học sinh, sinh viên đến tham gia.

Đọc giả người Canada đến nghiên cứu khai thác tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục VTLT

     Để thực hiện nguyên tắc quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bí mật thông tin tài liệu lưu trữ, Chi cục Văn thư – Lưu trữ cũng đã vận dụng thông tư 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 về quy định sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ lịch sử.  Ngoài ra, Chi cục còn xây dựng quy trình và niêm yết thủ tục hành chính tại Trụ sở làm việc gồm 02 nội dung: Niêm yết thủ tục phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng Đọc và niêm yết thủ tục cấp bản sao chứng thực tài liệu lưu trữ.

     Nhờ làm tốt công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nên trong thời gian qua, số lượng lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu và số lượng tài liệu lưu trữ đưa ra phục vụ khai thác đều tăng lên trong những năm gần đây. Nếu như từ những năm đầu mới thành lập, số lượng độc giả đến khai thác chỉ vài chục lượng người trong một năm thì những năm gần đây đã lên tới hàng nghìn lượt người trong một năm. Trong năm 2016 số lượng độc giả đến khai thác tài liệu là 2.475 lượt người với khoảng 3.139 hồ sơ cho thấy nhu cầu khai thác thông tin của xã hội ngày càng lớn, bên cạnh đó hàng năm Chi cục còn tiếp đón từ 02 đến 04 đoàn tham quan với số lượng 200 lượt khách mỗi năm.

     Để phục vụ kịp thời, chính xác các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả, Chi cục cũng đã quan tâm đầu tư, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. Bên cạnh việc xây dựng các công cụ tra cứu truyền thống như mục lục hồ sơ, mục lục đơn vị bảo quản, trong những năm gần đây, Chi cục đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc  xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ; Số hóa tài liệu cung cấp kịp thời nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của các tổ chức, cá nhân. Tài liệu lưu trữ sau khi phục vụ khai thác, sử dụng đã được thu hồi, và cất lại vào hồ sơ đầy đủ, không để lẫn lộn, thất lạc sang các hồ sơ khác.

     Công tác bảo quản, giữ gìn tài liệu sau khi khai thác, sử dụng được thực hiện nghiêm theo quy định nên mặc dù tài liệu được đưa ra phục vụ thường xuyên, rộng rãi nhưng vẫn đảm bảo bí mật và an toàn, đáp ứng phần nào nhu cầu thông tin của các đối tượng độc giả, góp phần đáng kể vào việc tuyên truyền ý nghĩa, vai trò, vị trí của công tác lưu trữ đối với xã hội. Tuy nhiên những kết quả đạt được vẫn còn  hạn hẹp so với tiềm năng thông tin chứa đựng trong các nguồn tài liệu lưu trữ và nhu cầu khai thác của công chúng.

     Để phát huy hơn nữa giá trị của tài liệu lưu trữ, tiếp nối những kết quả đã đạt được, trong thời gian tới chúng ta cần đẩy mạnh hơn nữa công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Nâng cao hơn nữa nhận thức chung của toàn xã hội và trách nhiệm của lãnh đạo các cấp, các ngành; các cơ quan, đơn vị, địa phương về ý nghĩa, vai trò của tài liệu lưu trữ.

     Hiện nay lãnh đạo một số cơ quan, đơn vị, địa phương chưa nhận thức đầy đủ về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ, do đó, chưa quan tâm đầu tư đúng mức trên cả hai phương diện chỉ đạo và tổ chức thực hiện để làm cho công tác lưu trữ phát triển. Do vậy, để đổi mới và nâng cao nhận thức, Chi cục Văn thư – Lưu trữ nói riêng, các cơ quan lưu trữ nói chung cần chú trọng đến công tác tuyên truyền, giáo dục, phổ biến kịp thời các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước, địa phương về công tác lưu trữ; đồng thời phải chú ý đến vai trò cung cấp thông tin của tài liệu lưu trữ đối với việc hoạch định các đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, địa phương trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành. Để làm được điều này, đòi hỏi những người làm công tác lưu trữ phải chủ động “tiếp thị lưu trữ”, biết hướng toàn bộ hoạt động của các cơ quan, đơn vị, địa phương và toàn xã hội vào mục đích sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ thông qua các hoạt động công bố, triển lãm, giới thiệu tài liệu lưu trữ để thu hút sự quan tâm chú ý của các “khách hàng” đối với kho tàng trí tuệ, di sản văn hóa quý báu của tỉnh, của dân tộc chứa đựng trong tài liệu lưu trữ. Quan tâm hơn nữa đến việc nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu hiện đang bảo quản tại kho, đồng thời tối ưu hóa thành phần hồ sơ, tài liệu sẽ được nộp lưu từ các nguồn vào Lưu trữ lịch sử, tiếp tục xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu Lưu trữ, hệ thống công cụ tra cứu đáp ứng các nhu cầu tìm tin khác nhau của độc giả. Đồng thời, đẩy mạnh việc số hóa tài liệu lưu trữ để từng bước tiến tới hiện đại hóa công tác khai thác, sử dụng tài liệu, giúp độc giả có thể nghiên cứu trực tiếp tài liệu trên máy tính.

     Với việc triển khai thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nêu trên, thời gian qua, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định đã gặt hái được một số thành công nhất định. Có được những thành công ấy chính là nhờ vào sự chỉ đạo, quan tâm của lãnh đạo các cấp, đồng thời có sự đóng góp to lớn của đội ngũ công chức, viên chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ. Đứng trước yêu cầu của thời kỳ hội nhập và phát triển, với mong muốn ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu khai thác thông tin của xã hội, những người làm công tác lưu trữ cả nước nói chung và Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định nói riêng cần tiếp tục cố gắng nhiều hơn nữa và không ngừng tìm tòi, học hỏi, nghiên cứu áp dụng các biện pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để những giá trị của tài liệu lưu trữ ngày càng được phát huy, góp phần phục vụ sự nghiệp xây dựng địa phương, xây dựng và bảo vệ quê hương, đất nước ngày càng bền vững và giàu đẹp./.