ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ BÌNH ĐỊNH

      Đối với công tác văn thư, lưu trữ  nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ. Bởi vì, công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý. Chính vì vậy, việc ứng dụng CNTT vào công tác này là một yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng.

      Chi cục Văn thư – Lưu trữ có chức năng giúp Giám đốc  Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý trực tiếp tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Hiện nay, Chi cục quản lý TLLTLS đang bảo quản hơn 2000 mét giá tài liệu, thành phần tài liệu lưu trữ của tỉnh đang bảo quản trong kho lưu trữ rất đa dạng và phong phú. Ngoài tài liệu hành chính còn có tài liệu khoa học- kỹ thuật, tài liệu bản đồ, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu nghe nhìn, tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ và các tài liệu chuyên ngành khác nâng tổng số Phông lên 115 Phông lưu trữ thuộc các thời kỳ lịch sử: Triều Nguyễn, thời gian tài liệu có từ năm 1928; tài liệu hành chính thời kỳ Việt Nam Dân chủ Cộng hòa từ 1956-1975; tài liệu thời kỳ tỉnh Nghĩa Bình từ năm 1976-1989 và tài liệu thời kỳ tỉnh Bình Định từ 1990 đến nay.Với khối lượng hồ sơ, tài liệu khá lớn như vậy, muốn tìm kiếm và khai thác thông tin tài liệu lưu trữ một cách chính xác và nhanh chóng đòi hỏi phải có giải pháp tối ưu. Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là một lựa chọn đã được Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh thực hiện từ khá lâu.

      Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh đã từng bước tổ chức ứng dụng CNTT trong hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ với 02 phần mềm tiêu biểu nhằm phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ là Phần mềm Quản lý văn bản đi – đến và phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ.

      Phần mềm Quản lý văn bản đi, văn bản đến: Trong các nghiệp vụ của công tác văn thư quản lý văn bản là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng của Phòng Hành chính – Tổng hợp thuộc Chi cục. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nói chung và trong quản lý văn bản nói riêng là một yêu cầu cấp thiết. Quản lý văn bản với phần mềm chuyên dụng sẽ thay thế cho phương pháp quản lý thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như: Sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản đi…Bằng phương pháp quản lý này sẽ mang lại hiệu quả về nhiều mặt, nhất là khi mạng tin học nội bộ của cơ quan đã được kết nối.

 Phần mềm Quản lý văn bản đi, văn bản đến

      Sử dụng phần mềm văn bản đi – đến tạo điều kiện thuận lợi để lãnh đạo có thể quản lý, theo dõi dễ dàng quá trình luân chuyển, giải quyết văn bản của các chuyên viên. Bởi vì toàn bộ quá trình xử lý văn bản đều được thể hiện trên máy vi tính từ khi văn bản được hình thành, được chuyển đến, đến khi văn bản được giải quyết. Nhờ đó, việc báo cáo tình hình thực hiện công việc cũng có nhiều thuận lợi và phục vụ có hiệu quả các yêu cầu của lãnh đạo. Ngoài ra, phần mềm quản lý văn bản đi – đến đã tạo điều kiện thuận lợi trong việc cung cấp nhiều loại báo cáo thống kê văn bản tùy theo yêu cầu của người sử dụng, như thống kê văn bản đi – đến, thống kê tình trạng xử lý văn bản…

      Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ:  Đây là phần mềm quản lý và khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ hiện hành trên mạng nội bộ tại  Phòng Lưu trữ Lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ. Phần mềm này xây dựng trên một cơ sở dữ liệu khá đầy đủ, được quản lý phù hợp cho việc lưu trữ và xử lý dữ liệu dạng văn bản. Chương trình có sẵn nhiều chức năng trợ giúp mạnh. Người sử dụng có đầy đủ khả năng truy cập, tìm kiếm, lưu trữ và tổ chức thông tin. Với một cơ sở dữ liệu cài trên máy chủ thì người dùng trong hệ thống có thể truy cập, tác nghiệp được từ các máy trạm tại các phòng làm việc trong cơ quan. Đồng thời, người dùng cũng có thể dễ dàng truy cập vào một cơ sở dữ liệu dùng chung thông qua phần mềm và phân quyền cho máy trạm.

Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ

      Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ hỗ trợ sẵn các mẫu nhập liệu quản lý văn bản, hồ sơ, cho việc nhập số liệu…, các khung nhìn cho việc tìm kiếm và truy cập thông tin, các chương trình cho hiển thị và tự động hóa các tiến trình công việc có liên quan. Với những tính năng trên có thể đáp ứng được việc quản lý, tra tìm và khai thác tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ được nhanh chóng, chính xác, kịp thời.

      Tuy nhiên, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ cũng còn có một số nhược điểm cần được khắc phục trong thời gian tới là vấn đề nhập dữ liệu: Để nhập được dữ liệu vào chương trình phải thực hiện quá nhiều thao tác. Như vậy sẽ gây nhiều trở ngại, tốn thời gian không ít cho khâu nhập dữ liệu đầu vào của hồ sơ lưu trữ.

      Phần mềm quản lý văn bản đi – đến và phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ được thiết kế thân thiện đối với người sử dụng, giao diện hoàn toàn bằng tiếng Việt. Tiêu chí của 02 phần mềm này là đưa đến cho người sử dụng tiện ích của mạng máy tính, của internet với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp họ dần có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng của CNTT hơn. Đồng thời, việc xây dựng và triển khai ứng dụng phần mềm tại các cơ quan nhằm mục đích tạo môi trường điện tử phục vụ công tác quản lý, trao đổi và phục vụ việc chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và hoạt động chuyên môn của chuyên viên, xây dựng nhiều ứng dụng như là các công cụ trợ giúp cán bộ, công chức, viên chức trong các hoạt động chỉ đạo, điều hành.

      Tóm lại, để phát huy hết giá trị của phần mềm văn bản đi – đến và phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ, cũng như để nâng cao hiệu quả việc ứng dụng của 02 phần mềm này trong công tác quản lý văn bản và khai thác tài liệu lưu trữ của Chi cục thì lãnh đạo cần phải tổ chức thực hiện kết hợp nhiều biện pháp khác nhau: Hoàn thiện hệ thống các văn bản, xây dựng kế hoạch thực hiện cụ thể, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức cũng như mua sắm đầy đủ các trang thiết bị…, làm được các công việc đó tức là đã tạo được cơ sở vững chắc đảm bảo 02 phần mềm này phát huy hết các tính năng, vai trò, góp phần nâng cao chất lượng công việc của Chi cục và đáp ứng yêu cầu của quá trình phát triển CNTT trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ của địa phương./.