SƯU TẦM, THU THẬP TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH

     Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh có chức năng Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tỉnh và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh; chức năng quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh bao gồm: Thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ cho nên công tác thu thập, bổ sung luôn được thực hiện thường xuyên và được coi trọng hàng đầu của lưu trữ lịch sử. Tại chương II Luật lưu trữ quy định về thu thập tài liệu lưu trữ và Điều 19, Điều 20 quy định thu thập, tiếp nhận tài liệu vào lưu trữ lịch sử từ khâu lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ đến việc giao, nhận hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử tỉnh.

     Căn cứ Luật lưu trữ, Bộ Nội vụ đã Ban hành Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn giao, nhận tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp. Theo đó, UBND tỉnh Bình Định đã Ban hành Quyết định số 482/QĐ-UBND ngày 03/3/2014 và Quyết định số772/QĐ-UBND ngày 10/3/2015 Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định; với 02 Danh mục nguồn nộp lưu tổng số có 460 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định. Từ khi Luật Lưu trữ ra đời, công tác thu thập, bổ sung tài liệu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã có kế hoạch sưu tầm, bổ sung, thu thập tài liệu cho phông lưu trữ tỉnh Bình Định ngày càng được toàn vẹn hơn, phong phú hơn về thể loại và có giá trị về nhiều mặt, đáp ứng khá tốt cho nhu cầu thông tin của xã hội. Tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử nhìn chung là đúng thời hạn quy định, tình trạng vật lý tài liệu khá tốt, nhất là tài liệu hành chính. Việc sưu tầm, thu thập tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ bước đầu đạt nhiều kết quả tốt, ngày càng có nhiều cá nhân, gia đình quan tâm đến việc giữ gìn di sản văn hóa và đã hiến tặng, cho sao chụp tài liệu quý hoặc ký gửi vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh, cụ thể các cơ quan cấp tỉnh, các cơ quan cấp huyện và các cá nhân, gia đình, dòng họ đã giao nộp  vào lưu trữ lịch sử tỉnh như sau:

     Các cơ quan, tổ chức  cấp tỉnh giao nộp hồ sơ, tài liệu

     Sở Tài Chính 119 hồ sơ; Sở Văn hóa – Thể thao và Du lịch 32 hồ sơ; Chi cục Phát triển Nông thôn 427 hồ sơ; Cục Thuế tỉnh Bình Định 63 hồ sơ; Cục Thống kê 75 hồ sơ; Sở Xây dựng 725 hồ sơ; Chi cục Kiểm lâm 117 hồ sơ; Ban Quản lý Khu kinh tế 213 hồ sơ; Sở Thông tin Truyền thông 11 hồ sơ; Tổng Công ty Đầu tư Dịch vụ Xuất nhập khẩu 57 hồ sơ; Đài Phát thanh Truyền hình 44 hồ sơ; Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh 128 hồ sơ; Cục Hải quan 28 hồ sơ; Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn 918 hồ sơ; Văn Phòng UBND tỉnh 676 hồ sơ; Ban Dân tộc tỉnh 35 hồ sơ; Chi cục Thú Y 28 hồ sơ; Chi cục Dân số - Kế hoạch Hóa gia đình 37 hồ sơ; Trường Cao đẳng Bình Định 187 hồ sơ; Ban Quản lý Giải phóng Mặt bằng và Phát triển Qũy đất Bình Định 52 hồ sơ; Chi cục Tiêu chuẩn - Đo lường 64 hồ sơ; Sở Công Thương 44 hồ sơ; Thanh tra tỉnh 28 hồ sơ; Sở Lao động – Thương binh và Xã hội 189 hồ sơ; Bình Viện Y học Cổ truyền 76 hồ sơ; Ban Tôn giáo 34 hồ sơ; Ban Thi đua Khen thưởng 594 hồ sơ; Hội Văn học Nghệ thuật 58 hồ sơ; Chi cục Lâm nghiệp 66 hồ sơ; Công ty Cổ phần Môi trường Đô thị Quy Nhơn 59 hồ sơ; Chi cục và Khai thác và Bảo vệ nguồn lợi Thủy sản 177 hồ sơ; Sở Giáo dục Đào tạo 28 hồ sơ; Công ty Cổ phần Công viên Cây xanh và Chiếu sáng Đô thị Quy Nhơn 54 hồ sơ; Kho Bạc Nhà nước tỉnh 224 hồ sơ; Tỉnh Hội Bình Định 165 hồ sơ.

     Tổng cộng các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh là 5.823 hồ sơ.

     Các cơ quan cấp huyện  giao nộp hồ sơ, tài liệu

     Phòng Nội vụ thị xã An Nhơn 507 hồ sơ; Phòng Nội vụ huyện Vĩnh Thạnh 405 hồ sơ; Phòng Nội vụ huyện An Lão 503 hồ sơ; Phòng Nội vụ huyện Tây Sơn 418 hồ sơ; Phòng Nội vụ huyện Phù Mỹ 181 hồ sơ; Phòng Nội vụ thành phố Quy Nhơn 885 hồ sơ; Phòng Nội vụ huyện Vân Canh 190 hồ sơ; Phòng Nội vụ huyện Hoài Ân 512 hồ sơ.

     Tổng cộng các cơ quan, tổ chức cấp huyện nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh là 3.601 hồ sơ.

     Như vậy, từ khi Luật Lưu trữ ra đời đến nay, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã thu thập hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh có thời hạn bảo quản vĩnh viễn là 9.424 hồ sơ, Quy ra mét giá tài liệu là 285,5 mét.

     Sưu tầm, thu thập tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ

     Thực hiện Công văn số 1273/UBND-NC ngày 04/5/2011 của UBND tỉnh về việc sưu tầm, thu thập và thống kê lập danh mục tài liệu quý, hiếm của tỉnh qua các thời kỳ lịch sử còn phân tán nhiều nơi trong và ngoài tỉnh. Tính từ năm 2012 – 2015, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã thu thập tài liệu quý, hiếm qua các thời kỳ lịch sử của tỉnh Bình Định như sau:

     Chi cục đã tham mưu Sở Nội vụ tiến hành các đợt đi khảo sát tài liệu lưu trữ quý, hiếm tại các địa phương trong tỉnh và đã gặp gỡ, tiếp cận, thỏa thuận, đặt vấn đề với các cá nhân, gia đình, dòng họ hiện đang lưu giữ các tài liệu quý, hiếm và đã tiến hành sưu tầm, thu thập được nhiều tư liệu quý, hiếm như gia phả các dòng họ tiêu biểu; các tài liệu bản gốc gồm các sắc phong, sắc phong thần, gia phả, văn bản đất đai, hồ sơ lý lịch, các di tích, các nhân vật lịch sử như Võ Xán, Võ Văn Dũng, Bùi Thị Xuân, Mai Xuân Thưởng, Đào Tấn… Các tài liệu sưu tầm được bản sao (sao chụp từ bản gốc) đang lưu giữ tại Bảo tàng Quang Trung, Bảo tàng Tổng hợp tỉnh, Bảo tàng huyện Phù Cát, Trung tâm VHTT thị xã An Nhơn như tài liệu về các dòng họ có niên đại đời Cảnh Hưng, Cảnh Thịnh thời Lê, thời Tây Sơn và các triều đại nhà Nguyễn. Các văn bản khế ước mua bán ruộng đất có niên đại từ thời Lê, Tây Sơn…

Cán bộ Chi cục VTLT đang tiếp nhận tài liệu ở cấp tỉnh, cấp huyện vào Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh

     Ngoài ra, trong năm 2012, được sự thống nhất của UBND tỉnh Bình Định và UBND tỉnh Thừa Thiên- Huế, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Bình Định đã phối hợp với  Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thừa Thiên- Huế để tiến hành sao chụp, chứng thực được 5.552 trang văn bản tài liệu có giá trị trên các lĩnh vực của tỉnh Bình Định; phối hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II ở thành phố Hồ Chí Minh sao chụp 6.136 trang văn bản (128 hồ sơ và 153 bản đồ) có giá trị lịch sử của tỉnh. Hiện nay, Chi cục đang phối hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV để tiến hành thống kê, lập danh mục tài liệu quý, hiếm của tỉnh Bình Định qua các thời kỳ lịch sử hiện đang lưu giữ, bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV.

     Bên cạnh đó, năm 2013, được sự cho phép của UBND tỉnh và sự phối hợp của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại Hội thảo “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm ở trong nước và những vấn đề đặt ra” tổ chức tại thành phố Quy Nhơn, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh đã tổ chức trưng bày, triển lãm 35 sắc phong, 20 gia phả, tộc phả; 200 bản đồ; 50 quyển sách quý, hiếm; 155 tấm ảnh chụp qua các thời kỳ lịch sử; tài liệu Hán – Nôm; tài liệu tiếng Pháp; 45 tập thơ của các nhà thơ nổi tiếng như “Hàn Mạc Tử, Chế Lan Viên, Xuân Diệu, Yến Lan…” và đã được Chi cục Văn thư – Lưu trữ các tỉnh, thành trong cả nước quan tâm và đánh giá cao.

     Ngày 24/8/2015, tại Trung tâm Văn hóa tỉnh, Sở Nội vụ đã khai mạc triển lãm “Lịch sử tỉnh Bình Định - Qua các thời kỳ” chào mừng 70 năm Cách mạng tháng Tám và Quốc khánh 2/9...,Triển lãm tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh nhằm giới thiệu một số bộ sưu tập về tài liệu, tư liệu gồm: 154 hồ sơ; 65 ảnh; 38 sắc phong, tài liệu mộc bản; hồ sơ cán bộ đi B của tỉnh Bình Định; hồ sơ di tích lịch sử của tỉnh Bình Định; 15 tờ bản đồ và 20 quyển sách quý qua các thời kỳ lịch sử đang bảo quản tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ.

Từ ngày 27/10 đến 10/12/2015, Sở Nội vụ tổ chức Đoàn công tác đi sưu tầm, sao chụp tài liệu quý, hiếm tại một số cá nhân, gia đình, dòng họ như: Gia đình ông Đào Duy Nhơn cháu cụ Đào Duy Từ đời thứ 16, ở xã Hoài Hảo, huyện Hoài Nhơn; ông Lê Thanh Độ, cháu của cụ Lê Công Miễn đời thứ 12, ở xã Phước Hiệp, huyện Tuy Phước và ông Đào Tăng Vinh cháu đời thứ 14 của ông Đào Doãn Địch, ở xã Bình Phú, huyện Tây sơn…để tiếp cận, thống kê, lập danh mục và sao chụp (Scan) tư liệu, tài liệu quý, hiếm theo tiêu chí quy định của nhà nước. Tại buổi làm việc với các cá nhân, gia đình, dòng họ đã quan tâm, tạo điều kiện cung cấp cho Đoàn công tác những tài liệu, tư liệu quý, hiếm của dòng họ đã bảo quản, giữ gìn qua bao thế hệ, với kết quả thu được 12 sắc phong, 03 gia phả, 01 tộc phả và 02 quyển sách Hoàng Việt nhất thống dư địa chí của Lê Quang Định (1806) trích phần nói về tỉnh Bình Định bằng tiếng Hán – Nôm và 01 quyển võ kinh cùng một số tư liệu, tài liệu Hán - Nôm khác.

      Trong những năm qua, Chi cục đã tích cực đi sưu tầm, thu thập tài liệu quý, hiếm đã đạt được kết quả nhất định; Đây là bằng chứng lịch sử và là nguồn sử liệu vô cùng quý giá không chỉ của riêng cá nhân, gia đình, dòng họ mà còn là di sản văn hóa của tỉnh, của dân tộc cần được bảo vệ, bảo quản, giữ gìn và phát huy giá trị tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn của xã hội.

     Về thành phần tài liệu nộp lưu

     Tài liệu đã thu thập đưa vào lưu trữ lịch sử tỉnh phần lớn là loại hình tài liệu quản lý hành chính, riêng tài liệu loại Khoa học kỹ thuật thu được rất ít so với số nguồn thu thập có loại hình tài liệu này và tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ thường xuyên được bổ sung liên tục vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh. Chất lượng nộp lưu hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn ngày càng được nâng cao, nhất là từ khi có Luật Lưu trữ, Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Thông tư 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và Thông tư Liên bộ 01/2014/TTBNV-BXD ngày 21/8/2014 của Bộ Nội vụ và Bộ Xây dựng Hướng dẫn về thành phần tài liệu xây dựng cơ bản nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Các văn bản này ra đời đã giúp cho cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh đã xác định rõ trách nhiệm, công việc của mình về lựa chọn, hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để nộp lưu, chất lượng nộp lưu được nâng lên rõ rệt, đảm bảo đúng quy định.

     Về thủ tục giao, nộp

     Chi cục Văn thư –lưu trữ thực hiện Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn giao, nhận tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp và quy trình giao, nhận tài liệu lưu trữ của cơ quan có thẩm quyền ban hành sẽ giúp cho lưu trữ lịch sử các cấp thực hiện thống nhất, đồng thời làm căn cứ quan trọng cho việc tổ chức thực hiện công tác giao, nhận tài liệu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, trên thực tế công tác giao, nhận tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh rất khó khăn nhất là khâu lựa chọn tài liệu đảm bảo chất lượng có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, phải thực hiện một quy trình kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với hồ sơ thực tế; kiểm tra từng tờ tài liệu, trong từng hồ sơ, phản ảnh đúng chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, tổ chức; thực tế khi kiểm tra vẫn còn có những hồ sơ nhiều tài liệu bị bỏ soát khi đánh số tờ hoặc nhiều số trùng lặp. Do vậy, công việc này đầu tư mất nhiều thời gian, công sức, Chi cục phải hướng dẫn rất cụ thể, tỉ mỹ nhiều lần mới có hồ sơ nộp lưu đảm bảo chất lượng, đúng quy định của nhà nước.Do vậy, việc cán bộ lưu trữ viên trực tiếp thực hiện quy trình này đòi hỏi phải có trình độ, năng lực, kinh nghiệm cao và có đức tính kiên trì, chịu khó mới hoàn thành nhiệm vụ được giao.

     Vấn đề kiến nghị và đề xuất

     Các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của cấp tỉnh và cấp huyện cần sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đối với công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể là tiếp tục thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND ngày 22/11/2012 của UBND tỉnh về việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp và Chỉ thị số 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 về việc giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Bình Định.

     Các cơ quan, tổ chức quan tâm bố trí cán bộ chuyên trách được đào tạo về văn thư, lưu trữ để có điều kiện giúp Thủ trưởng cơ quan thực hiện các hoạt động về nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan từ khâu thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan đạt mong muốn và hiệu quả.

     Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức cần quan tâm bố trí kho tàng, vật tư, kinh phí phục vụ cho công tác lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, hoàn thiện hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử tỉnh.

     Với tầm quan trọng và ý nghĩa đó, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử tỉnh là hết sức cần thiết, góp phần phục vụ công tác nghiên cứu, công tác quản lý và đây cũng là nguồn sử liệu quý có giá trị cho muôn đời sau được gìn giữ, bảo tồn, khai thác theo phương pháp hiện đại ./.