MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH BÌNH ĐỊNH

MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH BÌNH ĐỊNH
Sự hình thành và phát triển của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định: Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bình Định (trước đây), nay là Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bình Định với tổ chức tiền thân là Bộ phận lưu trữ thuộc phòng Hành chính-Tổ chức Văn phòng UBND tỉnh Bình Định có chức năng, nhiệm vụ: Giúp Trưởng phòng Phòng Hành chính - Tổ chức thuộc Văn phòng UBND tỉnh về công tác lưu trữ của cơ quan. Trong quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ có thể chia ra làm 5 giai đoạn như sau:
 

Giai đoạn từ năm 1975 đến năm 1989

Từ sau ngày giải phóng, phát huy truyền thống vẻ vang trong sự nghiệp kháng chiến cứu nước, tỉnh Bình Định đã đoàn kết nhất trí, nổ lực phấn đấu xây dựng quê hương ngày càng giàu mạnh… trong muôn vàng nhiệm vụ phải thực hiện nhằm kiến thiết lại quê hương, một nhiệm vụ rất quan trọng được đặt trong bối cảnh lúc bấy giờ đó là công tác lưu trữ. Trải qua nhiều giai đoạn khác nhau, công tác lưu trữ của tỉnh Bình Định luôn được kiện toàn, đổi mới để phù hợp với tình hình của đất nước. Tháng 11/1975, Trung ương hợp nhất hai tỉnh Bình Định và Quảng Ngãi thành tỉnh Nghĩa Bình. Về tổ chức chính quyền cấp huyện có 22 huyện, thị xã, thành phố (thành phố Quy Nhơn và Thị xã Quảng Ngãi). Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh trong giai đoạn này luôn thay đổi qua từng thời gian. Tổ chức lưu trữ là Bộ phận trực thuộc Phòng Hành chính – Tổ chức thuộc Văn phòng UBND tỉnh, có nhiệm vụ thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 02 phông trữ: Phông UBND Cách mạng tỉnh Bình Định và Phông UBND tỉnh Nghĩa Bình. Biên chế lưu trữ 04 người, có trình độ trung học văn thư, lưu trữ.

Giai đoạn từ năm 1989 đến năm 1998

Ngày 30/6/1989, Quyết định của Quốc hội khóa VIII thông qua kỳ họp thứ 5 chia tỉnh Nghĩa Bình thành hai tỉnh: Bình Định và Quảng Ngãi theo địa chỉ cũ. Sau khi chia tách tỉnh, Bộ phận Hành chính – Tổ chức, Văn phòng UBND tỉnh đã tham mưu Lãnh đạo Văn phòng trình UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1714/QĐ-UB ngày 04/12/1991 về việc thành lập Kho lưu trữ tài liệu tỉnh Bình Định đặt trong Văn phòng UBND tỉnh Bình Định, do Chánh Văn phòng trực tiếp quản lý, có chức năng giúp Văn phòng UBND tỉnh và UBND tỉnh về sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ của tỉnh. Ngoài ra, UBND tỉnh chỉ đạo xây dựng và phát triển hệ thống tổ chức lưu trữ từ tỉnh đến huyện. Theo đó,11 huyện , thành phố thuộc tỉnh đã tiến hành thành lập kho lưu trữ để bảo vệ và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của địa phương. Biên chế của Kho lưu trữ của các huyện, thành phố lúc này là 02 người, do Chánh Văn phòng UBND huyện, thành phố làm trưởng kho. Biên chế của Kho lưu trữ tỉnh là 03 người, do chánh Văn phòng UBND tỉnh làm Trưởng kho.

Giai đoạn từ năm 1998 đến năm 2006

Thực hiện Thông tư 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ về Hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp. Theo đó, UBND tỉnh Bình Định ban hành Quyết định số 39/1998/QĐ-UB ngày 08/6/1998 về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ Bình Định trên cơ sở tổ chức tại Kho lưu trữ tài liệu thuộc Văn phòng UBND tỉnh. Trung tâm có chức năng giúp Chánh Văn phòng và giúp UBND tỉnh tực thiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh.

Có thể nói rằng, hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ ở các ngành, các cấp trong giai đoạn này đã đạt được những kết quả thiết thực, xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư,lưu trữ ở địa phương để tạo hành lang pháp lý cho việc quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi tỉnh. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử được thực hiện thường xuyên. Tình trạng tài liệu tích đống ở giai đoạn này có xu hướng giảm dần. Công tác kiểm tra, hướng dẫn được đẩy mạnh. Việc củng cố, kiện toàn Trung tâm Lưu trữ tỉnh, các kho lưu trữ huyện, thành phố đã được triển khai thực hiện tốt và hoạt động có những bước phát triển mới. Tình hình biên chế cán bộ văn thư, lưu trữ được cải thiện đáng kể. Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ được đẩy mạnh khắp ở các ngành, các cấp: UBND tỉnh đã chỉ đạo Trung tâm Giáo dục Thường xuyên và Trung tâm Lưu trữ tỉnh liên kết với Trường Đại Học Khoa học Xã hội và Nhân văn thành phố Hồ Chí Minh mở 02 lớp đào tạo đại học tại chức chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng tại tỉnh nhà với số lượng học viên khóa I ( 2001-2004) có 94 học viên; khóa II (2004-2009) có 117 học viên; đồng thời còn liên kết với Trường Trung học Văn thư, Lưu trữ Trung ương 2 thành phố Hồ Chí Minh mở khóa 23 (2000-2001) có 117 học viên. Vì vậy đã đáp ứng yêu cầu đội ngũ, cán bộ, công chức làm văn thư, lưu trữ trong giai đoạn này được quan tâm hơn so với trước đây. Để đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ của các huyện, thành phố thuộc tỉnh, UBND tỉnh đã ban hành chỉ thị số 07/2006/CT-UBND ngày 21/02/2006 về việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của huyện, thành phố và đã có 08/11 huyện huyện, thị xã, thành phố xây dựng được Kho lưu trữ chuyên dụng để bảo vệ và bảo quản an toàn tài liệu trữ ở địa phương. Vai trò và hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng được nâng cao trong xã hội. Số lượng người đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng tăng, số lượng tài liệu đưa ra khai thác sử dụng ngày càng nhiều.

Giai đoạn từ năm 2007 đến 2010

Ngày 1/10/2007, UBND tỉnh Bình Định ban hành Quyết định số 664/QĐ-UBND về kiện toàn tổ chức Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bình Định là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh, có chức năng lưu trữ lịch sử: sưu tầm, sưu thập, bổ sung; bảo quản; khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, tư liệu lưu trữ qua các thời kỳ lịch sử khác nhau có ý nghĩa địa phương và thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định pháp luật.

Thực hiện Nghị định số 13 và 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ, chức năng quản lý nhà nước về công tác năn thư lưu, lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh được chuyển giao nguyên trạng từ Văn phòng UBND tỉnh sang Sở Nội Vụ quản lý. Trung tâm sau khi chuyển giao về Sở Nội vụ đã bổ sung, bố trí 10 biên chế. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ và trình độ lý luận chính trị của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức được chuẩn hóa, đáp ứng tốt cho nhu cầu công việc. Cơ cấu tổ chức: 01 Giám đốc,01 Phó Giám đốc và thành lập 02 phòng chuyên môn, nghiệp vụ: Phòng Hành chính – Quản trị và Phòng Nghiệp vụ. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của mình Trung tâm đã chủ động xây dựng kế hoạch hoạt động, phối hợp chặt chẽ với Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ thực hiện công tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh, nổi bật nhất trong giai đoạn này như sau:

Công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Hiện nay, tính trung bình mỗi năm các cơ quan, tổ chức trong tỉnh thực hiện các văn bản chỉ đạo điểm về công tác thu thập tài liệu và chỉnh lý tài liệu để giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ tỉnh với số lượng tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật và các đề tài nghiên cứu khoa học cấp tỉnh, cấp ngành thu về Kho lưu trữ lịch sử tỉnh khoảng từ 60-70 mét/giá kệ tài liệu, nâng tổng số hơn 2000 mét giá tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bình Định. Đặt biệt, trong giai đoạn này UBND tỉnh đã ban hành Công văn số 1299/UBND-LT ngày 02/5/2008 về việc thu thập tài liệu quý, hiếm của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu qua các thời kỳ lịch sử và Công văn số2981/UBND-LT ngày 09/9/2008 của UBND tỉnh về việc khảo sát nguồn tài liệu quý, hiếm hiện đang bảo quản tại các cơ quan, đơn vị. Theo đó, Văn phòng UBND tỉnh đã giao trách nhiệm cho Trung tâm trực tiếp đến các cơ quan, đơn vị và cá nhân, gia đình, dòng họ khảo sát nắm chắc tình hình số lượng, khối lượng tài liệu quý, hiếm và lập kế hoạch sao chụp, đăng ký, bảo hộ hoặc vận động tặng cho, ký gửi, bán tài liệu riêng của cá nhân để đưa vào lưu trữ lịch sử của tỉnh bảo quản, phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu cho xã hội.

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

Trung tâm Lưu trữ tỉnh đang bảo quản hơn 2000 mét giá tài liệu, thành phần tài liệu lưu trữ của tỉnh đang bảo quản trong kho lưu trữ rất đa dạng và phong phú. Ngoài tài liệu hành chính còn có tài liệu khoa học- kỹ thuật, tài liệu bản đồ, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu nghe nhìn, tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ và các tài liệu chuyên ngàh khác nâng tổng số Phông lên 115 Phông lưu trữ thuộc các thời kỳ lịch sử: Triều Nguyễn, thời gian tài liệu có từ năm 1928; tài liệu hành chính thời kỳ Việt Nam Dân chủ Cộng hòa từ 1956-1975; tài liệu thời kỳ tỉnh Nghĩa Bình từ năm 1976-1989 và tài liệu thời kỳ tỉnh Bình Định từ 1990 đến nay.

Năm 2009, Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã tham mưu cho Sở Nội vụ và UBND tỉnh về việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng biệt lập và được UBND tỉnh chấp thuận cấp đất với tổng diện tích quy hoạch xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh là 3.155,6 m2 ,tại số 12 Mai Hắc Đế, phường Ghềnh Ráng, thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định. Dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, biệt lập của tỉnh đang trong giai đoạn hoàn chỉnh hồ sơ thiết kế trình cấp có thẩm quyền phê duyệt để triển khai thực hiện.

Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Trong những năm qua, tài liệu lưu trữ tỉnh đã phát huy tác dụng phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho việc phát triển kinh tế- xã hội của tỉnh. Trung tâm đã trước các lĩnh vực nhạy cảm để cung cấp thông tin, tài liệu lưu trữ như: đầu tư, xây dựng, đăng ký kinh doanh, đất đai, chính sách xã hội và tạo điều kiện cho các chủ nhiệm đề tài nghiên cứu tài liệu để hoàn thành công trình nghiên cứu khoa học cấp tỉnh, cấp ngành và giúp cho các sinh viên, nghiên cứu sinh hoàn thành các luận văn, luận án tốt nghiệp đại học, thạc sỹ và tiến sĩ.

Hàng năm tại phòng đọc, Trung tâm đã phục vụ từ 1.500-2.000 lượt người/ năm sử dụng tài liệu lưu trữ. Đặc biệt, năm 2007 đạt đến con số 2.668 lượt người sử dụng tài liệu. Lượng hồ sơ tài liệu lưu trữ đưa ra phục vụ trung bình hàng năm là 5.016 đơn vị bảo quản và số tài liệu được sao chụp cung cấp cho độc giả là 3.281 trang tài liệu; cấp chứng thực tài liệu 2.175 văn bản; tổng số yêu cầu độc giả trong năm là 2.268 yêu cầu.

Bên cạnh việc thực hiện tốt công tác chuyên môn, Trung tâm còn thực hiện tốt các dịch vụ lưu trữ để tạo ra nguồn thu nhằm nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho công chức, viên chức và người lao động. Mặt khác, Trung tâm còn thực tốt các chính sách xã hội như: ủng hộ người nghèo, nạn nhân chất độc màu da cam, ủng hộ đồng bào lũ lụt…

Giai đoạn từ năm 2011 đến nay

Ngày 25/3/2011, UBND tỉnh Bình Định đã Ban hành Quyết định số 619/QĐ-CTUBND về việc thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ và Quyết định số 1217/QĐ-CTUBND ngày 02 tháng 6 năm 2011 của UBND tỉnh Bình Định Ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ. Theo đó, vị trí, chức năng Chi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý Nhà nước, về văn thu, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Chi cục chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ. Chi cục là tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp theo quy định của pháp luật. Nhiệm vụ và quyền hạn thực hiện theo Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp.

Những kết quả đạt được của giai đoạn này là hệ thống văn bản quy phạm pháp lệnh của tỉnh được tương đối đầy đủ đã tạo cơ sở pháp lý cho việc thực hiện các hoạt động văn thư, lưu trữ thống nhất từ tỉnh, đến huyện, xã , phường, thị trấn dần đi vào nề nếp. Hoạt động quản lý chỉ đạo, công tác văn thư, lưu trữ được tăng cường và đạt hiệu quả cao. Biên chế cán bộ văn thư, lưu trữ được tăng cường cả về số lượng, chất lượng, thường xuyên được đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ. Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ được tăng cường nhưu xây dựng Kho lưu trữ, chỉnh lý tài liệu và mua sắm thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ. Công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng được chú trọng, đa dạng về hình thức phục vụ vào loại hình tài liệu đã đáp ứng được nhu cầu của xã hội.

Đánh giá kết quả hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh từ năm 1975 đến nay, có thể khẳng định: Với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức được đào tạo cơ bản và giàu kinh nghiệm thực tiễn đã vượt qua mọi khó khăn với tinh thần học hỏi, hăng say, chịu khó nghiên cứu, sáng tạo, đã phấn đấu làm tròn vai trò quan trọng trong hướng dẫn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho những người làm công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh và vai trò tham mưu giúp các ngành, các cấp hoàn thành chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh. Với thành tích nêu trên, Chi cục đã được Chủ tịch nước tặng Huân chương Lao động hạng nhì; Thủ tướng Chính phủ tặng nhiều Bằng khen; Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trũ Nhà nước tặng nhiều cờ thi đua đơn vị xuất sắc và UBND tỉnh tặng nhiều bằng khen cho tập thể và chiến sĩ thi đua cấp tỉnh cho cá nhân; Giấy khen của Đảng ủy Dân chính Đảng tỉnh tặng Chi bộ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh đạt tiêu chuẩn tổ chức cơ sở Đảng trong sạch và công đoàn Cơ sở thành viên đạt Công đoàn vững mạnh, xuất sắc  từ năm 1998 đến nay.

Công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có giá trị của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu và trong nhân dân để bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của tỉnh

Công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là khâu đầu tiên hết sức quan trọng và cũng là khâu quyết định đối với sự hoàn thiện của công tác lưu trữ. Việc lựa chọn tài liệu để thu thập những tài liệu có giá trị nhằm tối ưu hóa thành phần và nội dung phông lưu trữ của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh là một nhiệm vụ hết sức cần thiết và cấp bách.

Ngay sau khi chia tách tỉnh năm 1989, UBND tỉnh Bình Định đã ban hành một số văn bản về công tác thu thập tài liệu như: Quy định hệ thống các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; hướng dẫn về quản lý hồ sơ, tài liệu khi chia tách tỉnh Bình Định và Quảng Ngãi; hướng dẫn các cơ quan giải thể và sáp nhập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tỉnh… Thực hiện các văn bản của UBND tỉnh, hầu hết các Sở, ban, ngành tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố đều có chủ trương chỉ đạo cụ thể về quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Trong thời gian này lưu trữ tỉnh đã tích cực tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh (trước đây), Sở Nội vụ (hiện nay) soạn thảo trình UBND tỉnh ban hành các văn bản về tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các Sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu có kế hoạch sắp xếp hồ sơ, tài liệu đang lưu giữ thuộc tỉnh Nghĩa Bình (từ năm 1975 – 1989) giao nộp vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh để quản lý tập trung thống nhất theo quy định của nhà nước. Công tác này được tiến hành tốt và đã thu nhận tài liệu của một số cơ quan giải thể đã ngừng hoạt động. Số lượng tài liệu đã thu thập hơn 500 mét giá tài liệu. Công tác thu thập tài liệu trong giai đoạn này của kho lưu trữ lịch sử tỉnh hoàn toàn mang tính chất bị động, tài liệu chưa được lựa chọn, phận loại, chỉnh lý; tài liệu thu về dưới dạng chủ yếu là tài liệu lộn xộn, bó, gói, tích đống.

Trung tâm Lưu trữ tỉnh (trước đây) hiện nay là Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh đã nghiên cứu, tham mưu đề xuất giải quyết về vấn đề nguồn nộp lưu ở địa phương. Trên cơ sở hướng dẫn tại công văn số 330/LTNN-NVĐP ngày 02/8/1996 cảu Cục Lưu trữ Nhà nước về danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh “Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh”, đến nay Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã nghiên cứu xây dựng và trình UBND tỉnh ban hành 10 danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh; với tổng số 86 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh.

Trên cơ sở danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, ngày 11/11/2011 UBND tỉnh ban hành Công văn số 2415/UB-TC về việc cấp kinh phí xử lý tài liệu tích đống hiện đang còn tồn đọng ở các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Theo kế hoạch từ năm 2002 đến 2005, tỉnh cân đối bố trí hàng năm tạo điều kiện cho các cơ quan, tổ chức hoàn thành việc chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu tích đống của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Thực hiện các văn bản chỉ đạo điểm về chỉnh lý tài liệu và giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ tỉnh, hiện nay, tính trung bình mỗi năm, số lượng tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật và các Đề tài khoa học cấp tỉnh, cấp ngành thu về kho lưu trữ tỉnh khoảng từ 60 – 70 mét/giá tài liệu, nâng tổng số 2000 mét giá tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định.

Trong kho lưu trữ lịch sử tỉnh không còn tài liệu bó, tài liệu gói, tích đống; thành phần trong kho lưu trữ tỉnh rất phong phú, loại hình đa dạng và khối lượng tương đối lớn. Có thể nói rằng, về nội dung, khối lượng tài liệu trong kho lưu trữ lịch sử tỉnh chứa đựng các thông tin phản ảnh về chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và nhà nước; phản ảnh tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội, thành quả đấu tranh và lao động sáng tạo của nhân dân trong tỉnh từ trước và sau ngày giải phóng đến nay. Về loại hình tài liệu gồm đủ các loại: Tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, phim, ảnh, băng, đĩa, ghi âm, ghi hình, hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân cụ thể như sau:

- Tài liệu thu thập thuộc các thời kỳ lịch sử: Triều Nguyễn, tài liệu có thời gian sớm nhất từ năm 1901; tài liệu hành chính thời kỳ Việt Nam Dân chủ Công cộng hòa từ năm 1956 – 1975.

- Khối tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức chính quyền tay sai của Mỹ ở Bình Định từ năm 1958 – 1975.

- Khối tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của thời kỳ hợp nhất 2 tỉnh Bình Định – Quãng Ngãi thành tỉnh Nghĩa Bình 1976 – 1989 đã ngừng hoạt động.

- Khối tài liệu lưu trữ hình thành của các cơ quan, tổ chức thời kỳ chia tách tỉnh Nghĩa Bình thành tỉnh Bình Định – Quảng Ngãi từ năm 1990 đến nay.

- Tài liệu tiếp nhận 5442 hồ sơ cán bộ đi B di Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III – Hà Nội tổ chức lễ ttrao tặng hồ sơ đi B cho tỉnh Bình Định thuộc phông Ủy ban Thống nhất Chính phủ từ năm 1955 – 1975.

- Khối tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật xây dựng các công trình trọng điểm như: Công trình thủy điện Vĩnh Sơn, công trình hồ núi I, hồ Thuận Ninh, nhà máy đường, khu công nghiệp Phú Tài, khu công nghiệp Nhơn Bình, khu kinh tế Nhơn Hội (cảng Quốc tế Geerimadep), cầu Thị Nại 7048,16 mét.

- Khối tài liệu xây dựng cơ bản, các công trình trọng điểm như: Tài liệu khoa học – kỹ thuật với số lượng 55,5 mét giá tài liệu của nhóm A: Đường Quy Nhơn – Sông Cầu; nhóm B và nhóm C gồm: Công trình cầu đường Quy Nhơn – Nhơn Hội; công trình đường Gò Găng – Cát Tiến; công trình đường ĐT 639; đường Xuân Diệu và khu kinh tế Cát Tiến, Phù Cát.

- Khối tài liệu một số cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu qua các thời kỳ lịch sử như: Các sắc phong, gia phả, tộc phả, tài liệu Hán – Nôm về đất đai, hồ sơ lý lịch, các di tích của các danh nhân lịch sử như: Võ Xán, Võ Văn Dũng, Bùi Thị Xuân, Ngô Thời Nhiệm, Mai Xuân Thưởng; các tháp Chăm, tài liệu địa chí của tỉnh Bình Định; một số tài liệu quý, hiếm được sao, chụp trực tiếp từ văn bản gốc lưu tại Bảo tàng Quang Trung, Bảo tàng Tổng hợp Bình Định và tài liệu các dòng họ có niên đại từ đời Cảnh Hưng, Cảnh Thịnh, đời Lê, thời Tây Sơn và các triều đại nhà Nguyễn, nhiều bản khế ước mua, bán ruộng đất có niên đại từ đời Lê, Tây Sơn; nhiều văn bản sắc chỉ phong chức, tước cho quan lại triều Nguyễn…

- Khối tài liệu của các nhà thơ, nhà văn, các doanh nhân liên quan đến phong trào nông dân Tây Sơn – Nguyễn Huệ; nền nghệ thuật Tuồng Đào Tấn; những thi nhân kiệt xuất như: Hàn Mặc Tử, Xuân Diệu, Chế Lam Viên, Quách Tấn và cả một số nhà thơ, nhà văn của Bình Định như: nhà thơ Nguyễn Thanh Mừng, Lệ Thu, nhà văn Huyền Trang, Nguyễn Danh Danh viết về Tây Sơn bi hung truyện…

- Khối tài liệu khảo sát, thống kê, lập danh mục, sao chụp, chứng thực tài liệu tại tỉnh Thừa Thiên Huế với 5906 trang văn bản quy ra 751 hồ sơ, tài liệu thời kỳ (1954 – 1963).

- Khối tài liệu khảo sát, thống kê, lập danh mục, sao chụp, chứng thực tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, thành phố Hồ Chí Minh với 6136 trang văn bản, tương đương 128 hồ sơ và 153 bản đồ giai đoạn 1954 – 1975 thuộc các phông Phủ Thủ tướng Việt Nam Cộng hòa: Ủy ban lãnh đạo Quốc gia; Hội đồng An ninh phát triển; Phủ Tổng thống Đệ nhất Cộng hòa; Phủ Tổng thống Đệ nhị Cộng hòa; Bộ Công chánh và Giao thông; Bộ Giao thông vận tải; Bộ Giao thông và Bưu điện; Bộ Công chánh; Bộ Phát triển sắc tộc; Phủ Quốc vụ Khanh đặc trách văn hóa và phông sưu tập bản đồ.

- Khối tài liệu các cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp phá sản; khi chia tách, sáp nhập, thay đổi đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp có 09 cơ quan gồm: Ban Thi đua – Khen thưởng, Uỷ ban dân số gia đình và Trẻ em, Sở Thể dục – Thể thao, Sở Văn hóa – Thông tin, Sở Công nghiệp, Sở Thương mại – Du lịch, Công ty Du lịch Quy Nhơn, Bưu điện tỉnh, Công ty Xuất nhập khẩu, Tổng công ty PISICO, với tổng số mét giá tài liệu đã thu được là 192,3 mét.

- Khối tài liệu địa giới hành chính tỉnh Bình Định và Nghĩa Bình.

- Khối tài liệu thủy văn, thủy lịch, hải dương, địa hình, khí hậu, khoáng sản, thổ nhưỡng, hệ sinh thái, tài nguyên sinh vật và tài nguyên môi trường.

Có thể nói công tác thu thập tài liệu của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định giai đoạn từ năm 2002 đến nay là công tác thu thập, bổ sung tài liệu có kế hoạch hàng năm danh sách các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử gồm: Các Sở, ban, ngành tỉnh, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh và các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND các huyện, thị xã, thành phố theo quy định của Luật Lưu trữ nhà nước thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh đã quy định cụ thể thời gian giao nộp, thành phần tài liệu nộp lưu, các nguyên tắc, yêu cầu và biện pháp tổ chức giao nộp tài liệu, có sự chủ động, sự hướng dẫn và sự phối hợp chặt chẽ giữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh và các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh. Tài liệu thu về điều được chỉnh lý hoàn chỉnh, có công cụ tra cứu, được bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả.

Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh

- Tổ chức Phòng đọc

Từ khi thành lập Trung tâm (08/6/1998) trước đây, nay là Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành lập (25/3/2001), Chi cục đã chú ý đến tổ chức công tác Phòng đọc, bố trí diện tích rộng rãi, thoáng mát, phục vụ cho độc giả đến nghiên cứu tài liệu có chỗ ngồi yên tĩnh để độc giả nghiên cứu được tập trung tư tưởng, có đầy đủ các phương tiện; thuận tiện cho việc giao nhận tài liệu trong các kho lưu trữ của tỉnh; có Ban hành Quy trình phục vụ độc giả tại Phòng đọc và Quy trình cấp bản sao tài liệu lưu trữ và bản chứng thực tài liệu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ theo TCVN ISO 9001: 2000; nội quy Phòng đọc, mẫu phiếu yêu cầu xin sử dụng tài liệu và tư liệu; quy định chế độ nộp phí khai thác sử dụng tài liệu theo Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài Chính; quy định ký duyệt các phiếu yêu cầu xin sao chụp, chứng thực tài liệu và tư liệu; có các công cụ tra cứu mục lục hồ sơ của 114 Phông lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.

Có thể nói rằng, công tác Phòng đọc của Chi cục có nhiều nội dung và được chú trọng công tác phục vụ cho độc giả tại Phòng đọc, tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả sử dụng, hệ thống tra tìm mục lục hồ sơ và tra tìm tự động trên máy vi tính nhằm tìm kiếm nhanh chóng và chính xác những hồ sơ, tài liệu cần nghiên cứu. Ngoài ra Chi cục đã xây dụng một phòng truyền thống trưng bày tài liệu, hiện vật, hình ảnh hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh và của Trung tâm Lưu trữ tỉnh (trước đây), nay là Chi cục Văn thư – Lưu trữ. Hàng năm tại Phòng đọc của Chi cục bình quân đã phục vụ từ 1.500 – 2000 lượt người/năm đến sử dụng tài liệu lưu trữ. Đặc biệt 2007 đạt đến con số 2.268 lượt người sử dụng tài liệu; hồ sơ tài liệu lưu trữ đưa ra phục vụ trung bình hàng năm là 5.016 đơn vị bảo quản và số tài liệu được sao chụp cung cấp cho độc giả 3.281 trang tài liệu; cấp chứng thực tài liệu lưu trữ 2.175 văn bản; cấp bảng sao tài liệu lưu trữ 1.575 văn bản; tổng số yêu cầu độc giả trong năm là 2.268 yêu cầu.

- Hoạt động tin học

Năm 2004 đến nay, Chi cục đã chú trọng đầu tư trong việc ứng dụng công nghệ thông tin theo phần mềm của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà Nước vào việc quản lý khai thác tài liệu thuộc phạm vi quản lý của Chi cục; đã và đang xây dựng CSDL cho 02 Phông lưu trữ tỉnh Nghĩa Bình và tỉnh Bình Định; Chi cục đã kết nối mạng lan trong đơn vị và xây dựng trang thông tin điện tử, bước đầu đưa vào khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện tài liệu sử dụng rộng rãi. Đây là điều kiện thuận lợi để nâng cao hiệu quả mọi mặt hoạt động về tổ chức khai thác sử dụng liệu lưu trữ của tỉnh, góp phần quan trọng trong việc cung cấp tài liệu lưu trữ kịp thời nâng cao khả năng nghiên cứu của cán bộ công chức của các phòng, đơn vị thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ.

- Hoạt động Thông tin tư liệu lưu trữ

Chi cục đã xây dựng được kho tư liệu, không lớn lắm nhưng khá đa dạng gồm: Sách về chính trị, kinh tế, các đề tài nghiên cứu khoa học cấp tỉnh, cấp ngành, hệ thống tạp chí, báo, tập sang chuyên đề, niêm giám thống kê của Cục Thống kê tỉnh và Tổng cục Thống kê; công báo của Trung ương và của tỉnh, cụ thể: 15 tên loại báo hàng ngày, 12 tên loại tạp chí khác nhau, trên 1000 bản danh sách tham khảo, chuyên khảo, 200 tập công báo có từ năm 1955 đến nay và 350 quyển niên giám thống kê. Đây là nguồn tư liệu cần thiết cho hoạt động nghiên cứu của độc giả mang tính lâu dài, hàng năm đã đưa ra các tư liệu phục vụ sử dụng cho lãnh đạo, cán bộ, công chức trong cơ quan và cán bộ, công chức của các Sở, ban, ngành tỉnh, những tư liệu quý hết sức phong phú về nội dung trên các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, lịch sử, khoa học,…

- Cung cấp thông tin chuyên đề

Thủy văn, thủy lực, hải dương, địa hình, khí hậu, khoáng sản, thổ nhưỡng, hệ sinh thái, tài nguyên sinh vât, tài nguyên môi trường, các khu công nghiệp, hoạt động doanh nghiệp, dịch vụ, du lịch và khen thưởng thành tích kháng chiến.

- Chuyên mục Hỏi - Đáp

Chi cục Văn thư – Lưu trữ trả lời bằng văn bản cho các độc giả có thư yêu cầu gửi đến Chi cục, giải đáp nhiều thắc mắc, giúp cho các độc giả nhận được những thông tin chính xác nhất về các lĩnh vực kinh tế, xã hội và đã thu hút sự quan tâm chú ý của đông đảo công chúng.

- Hoạt động biên tập, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện truyền thông của tỉnh

Để nâng cao vai trò, vị trí và uy tín của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, Chi cục trưởng đã giao nhiệm vụ cho phòng Lưu trữ Lịch sử thuộc Chi cục giới thiệu tài liệu phục vụ cho các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh, chủ động viết bài giới thiệu công bố các tài liệu liên quan đến sự kiện lịch sử của tỉnh, mặc khác phối hợp với Đài truyền hình, Báo Bình Định để tổ chức giới thiệu trên các phương tiện thông tin của tỉnh, kết quả đã mang lại hiệu quả như sau:

+ Chi cục đã giúp cho Sở Tư pháp, Văn phòng UBND tỉnh, các Sở, ban, ngành có liên quan trong nhiệm vụ cung cấp tài liệu để thực hiện nhiệm vụ rà soát, đánh giá một các toàn diện, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến kinh tế xã hội, bảo đảm an ninh quốc phòng và các vùng biển, đảo trên địa bản tỉnh Bình Định.

Lập và cũng cố danh mục quy phạm pháp luật đã hết hiệu lực thi hành; văn bản quy phạm pháp luật còn hiệu lực thi hành; kiến nghị sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ hoặc ban hành mới đối với các văn bản quy phạm pháp luật không còn phù hợp với văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn, nhằm góp phần hoàn thiện hệ thống pháp luật, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế xã hội của tỉnh và tạo ra hành lang pháp lý thông thoáng để thu hút đầu tư, chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng tăng tỷ trọng công nghiệp và dịch vụ.

+ Cung cấp các bản sao và các bản chứng thực tài liệu lưu trữ về bản khai thành tích cá nhân được khen thưởng, các loại huân chương, huy chương, kỷ niệm chương, Bằng khen của Chính phủ để giải quyết các chế độ chính sách, người có công cách mạng và các quyền lợi chính đáng của cán bộ, công chức nhà nước và của nhân dân.

+ Cung cấp cho các Sở, ban, ngành tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố về các tài liệu có liên quan để viết lịch sử của địa phương mình. Điển hình, Ban nghiên cứu lịch sử của Đảng bộ tỉnh Bình Định viết về địa chí Bình Định: “ Tập thiên nhiên – dân cư va hành chính” với những nội dung giới thiệu về đất nước và con người của quê hương Bình Định.

+ Chi cục đã chọn các lĩnh vực nhạy cảm để cung cấp thông tin, tài liệu lưu trữ như: Lĩnh vực đầu tư, xây dựng, đăng ký kinh doanh,đất đai, chính sách xã hội và tạo điều kiện cho các chủ nhiệm đề tài nghiên cứu tài liệu để hoàn thành công trình nghiên cứu khoa học cấp tỉnh, cấp ngành và giúp cho các sinh viên, nghiên cứu sinh hoàn thành các luận văn, luận án tốt nghiệp đại học, thạc sĩ và tiến sĩ.

Định hướng phát triển về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ cho kinh tế xã hội của địa phương trong những năm tới

- Tiếp tục đẩy mạnh các hoạt động khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả từ các nguồn tài liệu và tư liệu hiện đang bảo quản tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh gồm 114 Phông lưu trữ (tài liệu có từ năm 1903 đến nay), 15 tên loại báo hằng ngày, 12 tên loại tạp chí khác nhau, trên 1000 bản sách tham khảo, chuyên khảo; 200 tập công báo từ năm 1955 đến nay và 350 quyển niên giám thống kê.

- Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong con mắt của công chúng, đem đến cho độc giả những thông tin tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộng rãi trên mạng về các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội, khoa học, công nghệ…

- Tổ chức thực hiện các hình thức hoạt động khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có thu phí như: Nghiên cứu tài liệu, cấp bản sao tài liệu, chứng thực tài liệu lưu trữ để có điều kiện đầu tư nâng cấp các trang thiết bị phòng đọc và thực hiện chính sách miễn phí việc sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các đối tượng chính sách.

- Hoàn thiện công cụ tra cứu và ứng dụng tin học chương trình quản lý độc giả đến khai thác tài liệu lưu trữ.

- Tăng cường việc biên tập, công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện truyền thông của tỉnh; phấn đấu đưa Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định là một trong những điểm đến của công chúng, nơi cung cấp đầy đủ những thông tin theo yêu cầu của mọi người trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử… nhằm tạo một môi trường giao tiếp thân thiện với các giới nghiên cứu trong và ngoài tỉnh; mục tiêu chính của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh là làm sao đưa tài liệu lưu trữ của tỉnh ngày càng nhiều ra phục vụ cho sự nghiệp xây dựng quê hương và bảo vệ tổ quốc./.


Minh Lý - Lệ Xuân CCVTLT  (Cập nhật ngày 25-07-2013) 
 