QUY TRÌNH HƯỚNG DẪN TU BỔ TÀI LIỆU

QUY TRÌNH HƯỚNG DẪN TU BỔ TÀI LIỆU
“Tài liệu lưu trữ Quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” (Theo Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia được Hội đồng Nhà nước công bố ngày 11 tháng 12 năm 1982 và Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04 tháng 4 năm 2001)
 

       Nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh các thành tựu sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện lịch sử, những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và các nhà văn hoá nổi tiếng. Tài liệu lưu trữ là cơ sở cho việc lập quy hoạch phát triển kinh tế văn hoá trong từng vùng và toàn quốc, làm căn cứ rất quan trọng để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm và nhiều năm trên đất nước. Tài liệu lưu trữ còn là công cụ để quản lý nhà nước, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước, đấu tranh chống lại mọi kẻ thù trong và ngoài nước. Vì vậy bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Trong đó, tu bổ tài liệu là việc thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ có nguy cơ bị hư hỏng.

 

      Các bước  từ lựa chọn tài liệu có giá trị bị hư hỏng rách nát để được tu bổ đến các công đoạn chi tiết của quá trình tu bổ tài liệu. Trước hết để thực hiện được công tác này, việc lựa chọn những tài liệu có giá trị về mặt chính trị, lịch sử nhưng bị hư hỏng để đem ra phục chế là vô cùng quan trọng. Sau khi chọn được những tài liệu có giá trị để đem tu bổ, phải kiểm tra xem tài liệu đó là loại giấy nào (giấy dó, giấy poluya, giấy in ronêô, giấy giang hay giấy can….); Chất liệu ghi tin là mực tàu, mực viết thông thường hay mực bút bi, bút chì…..; Với phương pháp viết tay, đánh máy chữ, in rônêô hay photocopy…..Ngoài ra còn phải xác định được độ pH của tài liệu bằng cách đặt tờ tài liệu lên tấm nilon, nhỏ 1 giọt nước cất lên trên mặt tài liệu, dùng máy đo độ pH đo ở điểm đã nhỏ nước, sau khi đo xong dùng giấy thấm khô chỗ nhỏ nước. Để đảm bảo độ chính xác cao, có thể đo độ pH ở 5 điểm (4 điểm ở 4 góc và 1 điểm ở giữa) trên tài liệu rồi lấy kết quả pH trung bình của các điểm đo được. Để xác định độ hoà tan của mực và chất mầu phải đặt tờ tài liệu lên tấm nilon, nhỏ 1 giọt nước cất có pha 10% cồn tuyệt đối lên trên vùng có chữ hoặc chất màu; sau 3-5 phút dùng giấy thấm đặt lên chỗ vừa nhỏ nước. Nếu giấy thấm có mầu của mực hoặc của chất mầu khác thì mực hoặc chất mầu đã bị hòa tan. Để xác định được nấm mốc phải đưa tài liệu vào phòng tối, đặt lên bàn dùng đèn kiểm tra nấm mốc soi vuông góc với tài liệu. Nếu có những chấm sáng như lân tinh thì tài liệu đã bị nấm mốc. Dùng tấm nilon có kẻ sẵn các ô (ô được đánh số thứ tự liên tục từ trên xuống dưới, từ trái sang phải) áp lên trên tờ tài liệu để xác định những ô bị giòn, mủn, rách, thủng, mờ chữ hoặc ố bẩn … để quyết định phương pháp tu bổ tài liệu.

 

      Đối với tài liệu đã được ghim kẹp hay khâu cần dùng dụng cụ phù hợp để tháo gỡ; tài liệu bị dính bết thì tuỳ theo mức độ nặng nhẹ để bóc tách (có thể dùng bay sừng, cật tre lùa vào giữa hai tờ tài liệu để tách hoặc trong trường hợp bị bết dính nặng  phải làm ẩm tài liệu trước khi bóc).

 

      Tài liệu trước khi tu bổ phải được làm phẳng. Dùng máy ép, tấm kính hoặc vật dụng nặng để ép phẳng tài liệu. Trong trường hợp đặc biệt, có thể dùng bàn là chuyên dụng để làm phẳng tài liệu. Khi là phải đặt giấy lót và là trên mặt trái của tài liệu.

 

      Đối với tài liệu bị các vết ố, bẩn phải dùng bàn chải mềm quét chải hoặc dùng vải mềm thấm dung dịch nước cất pha 2% Formandehyl lau sạch cả hai mặt của tờ tài liệu. Sau đó có thể dùng các cách sau để vệ sinh: xoa nhẹ bột (được mài từ cục tẩy) lên vết bẩn; dùng xăng nếu tài liệu nhiễm dầu (mỡ); dùng cồn 96% nếu tài liệu bị dây mực bút bi, hồ dán, mốc; dùng dung dịch thuốc tím và acid citric nếu tài liệu bị nhiễm gỉ sắt.

 

      Đối với tài liệu bị nấm mốc, có thể dùng Formandehyl hoặc Thymol theo quy trình với các vật liệu và dụng cụ đã chuẩn bị sẵn. Đối với tài liệu bị axit, có thể dùng bằng phương pháp khử khô (tài liệu bị mủn, phai màu hoặc phai mực) và ướt (tài liệu bị phai màu hay phai mực)

.    

      Khi lựa chọn tài liệu để tu bổ, phải đánh số tờ và số hồ sơ bằng bút chì vào góc phải phía trên tài liệu nhằm tránh thất lạc tài liệu sau khi tu bổ.

 

      Để tiến hành công tác tu bổ được thuận lợi, cần chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ cần thiết (bàn tu bổ, giấy dó các loại, dao xương, thước, kéo, bàn ép, máy xén, dao xén….) đặc biệt là khâu pha chế hồ dán. Tuỳ theo mức độ bị hư hỏng và loại tài liệu mà tiến hành vá dán tài liệu có tình trạng vật lý tốt nhưng rách mép ngoài hoặc các lỗ thủng trên bề mặt, bồi nền tài liệu có tình trạng vật lý yếu hoặc bị giòn, bồi nền và viền mép tài liệu in sao ánh sáng hoặc in trên giấy troky hay tu bổ bản đồ (bằng vải).

 

      Sau đây là một số quy trình tu bổ tài liệu thường gặp:

 

      Quy trình vá, dán tài liệu

 

      Bước 1: Chọn giấy vá có cùng chất liệu với tài liệu cần vá và đặt lên hộp đèn soi, dùng bút chì mềm tô lên giấy vá những chỗ rách thủng của tài liệu;

      Bước 2: Dùng kim châm theo đường bút chì sao cho cách đường bút chì 1mm và dùng tăm bông thấm nước sạch quét lên đường kim châm;

      Bước 3: Lấy phần vá ra tẩy sạch vết chì và quét hồ, phải đặt miếng vá sao cho căn đều các mép của vết thủng, sau 3 – 5 phút dùng panh gõ nhẹ lên miếng vá

      Bước 4: Dùng giấy dó mỏng có bản rộng 2 – 4 mm quét hồ và dán đè lên xung quanh chỗ vá, tài liệu khô thì lật mặt trái lên và làm viền tiếp mặt sau;

      Bước 5: Phơi khô và xén mép tài liệu.

 

      Quy trình bồi nền tài liệu

 

      Bước 1:Dùng vải màn giặt sạch lau kỹ bàn tu bổ và lựa chọn giấy dó để bồi nền. Tuỳ theo độ dày của tài liệu mà lựa chọn giấy bồi thích hợp và phải dài, rộng hơn khổ giấy tài liệu; Đặt giấy dó lên bàn tu bổ và dùng khăn sạch làm vệ sinh giấy dó;

      Bước2:Quét hồ lên giấy dó theo chiều từ giữa ra các cạnh;

 

QUY TRÌNH HƯỚNG DẪN TU BỔ TÀI LIỆU

 

      Bước 3: Đặt tài liệu lên giấy dó đã quét hồ, dùng bay làm phẳng tài liệu, sau đó dùng vải màn ẩm đặt lên trên tài liệu và dùng con lăn lăn theo chiều từ giữa ra các cạnh; Nếu bồi nền 2 mặt: sau khi làm xong 1 mặt để kho thì làm tiếp mặt 2 và dùng bay làm phẳng tài liệu;

 

QUY TRÌNH HƯỚNG DẪN TU BỔ TÀI LIỆU

 

            Bước 4: Phơi khô và thu gom tài liệu;

 

QUY TRÌNH HƯỚNG DẪN TU BỔ TÀI LIỆU

 

QUY TRÌNH HƯỚNG DẪN TU BỔ TÀI LIỆU

 

Bước 5:  Ép phẳng tài liệu và xén mép cách tài liệu 3 mm.

 

QUY TRÌNH HƯỚNG DẪN TU BỔ TÀI LIỆU

      Với một số quy trình khác cũng có các bước tương tự nhưng do tính chất vật lý tài liệu nên có thể thay đổi như quy trình tu bổ bản vẽ kỹ thuật sao in ánh sáng hoặc trên giấy troky thì tại bước 3 phải xem viền mép mặt còn lại của tài liệu bằng giấy dó rộng 1,5 cm (1cm dán đè lên mép tài liệu; 0,5 cm để chờm ra phía ngoài).(chi tiết theo Phụ lục 9)(*); quy trình chi tiết tu bổ bản đồ bằng vải .

           

      Tu bổ tài liệu xong có thể tiến hành làm bao bảo vệ tài liệu và bảo quản tài liệu đó trong tủ chuyên dùng.

 

      Đối với những tài liệu đã được tu bổ, việc bảo quản các tài liệu đó cũng vô cùng quan trọng, để tránh bị hư hỏng trở lại ta phải đảm bảo hợp lý các yếu tố: nóng và ẩm, ánh sáng, dao động về độ ẩm và nhiệt độ, acid, côn trùng và các loại gặm nhấm, nấm và mốc, bụi đặc biệt là con người…..

 

      Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn cho tài liệu, ngoài công tác bảo quản, khi khai thác, sử dụng cần chú ý một số nguyên tắc sau: Sử dụng găng tay khi tiếp xúc tài liệu nguyên gốc; hỏi ý kiến chuyên gia đối với các tài liệu hư hỏng nặng hoặc rất giòn; không nên sao chép tài liệu quá khổ A3, cuốn sách và bản đồ….

 

      Sau khi tiếp nhận các quy trình này, cán bộ, công chức, viên chức của Chi cục đã tiến hành tu bổ những tài liệu có giá trị trong kho lưu trữ đã bị hư hỏng theo đúng trình tự các bước và phục hồi được các tài liệu này. Một số đã trong tình trạng hư hỏng thì việc tiếp nhận quy trình tu bổ tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Kết quả bước đầu này cũng còn là tiền đề để cán bộ, công chức, viên chức Chi cục Văn thư Lưu trữ nâng cao và phát huy kỹ năng nghiệp vụ về công tác tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ lịch sử cũng như công tác bảo quản tài liệu theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao./.


Mai Hoàng (Sưu tầm)  (Cập nhật ngày 19-03-2013)  