Giải pháp hạn chế tình trạng xuống cấp của tài liệu quý, hiếm

Trên cơ sở nội dung Kế hoạch số 262/KH-SNV ngày 28/02/2023 của Sở Nội vụ có về ban hành Kế hoạch sưu tầm, thu thập tài liệu quý, hiếm năm 2023. Trung tâm Lưu trữ lịch sử triển khai thực hiện nhiệm vụ khảo sát, tài liệu quý hiếm tại các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cơ sở thờ tự... thuộc các huyện, thị xã, thành phố trong tỉnh.
1

1

Trên cơ sở nội dung Kế hoạch số 262/KH-SNV ngày 28/02/2023 của Sở Nội vụ có về ban hành Kế hoạch sưu tầm, thu thập tài liệu quý, hiếm năm 2023. Trung tâm Lưu trữ lịch sử triển khai thực hiện nhiệm vụ khảo sát, tài liệu quý hiếm tại các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cơ sở thờ tự... thuộc các huyện, thị xã, thành phố trong tỉnh.
 
Ông Lê Thành Phi, Phòng Nghiệp vụ trình bày tham luận
Ông Lê Thành Phi, Phòng Nghiệp vụ trình bày tham luận

Năm 2023, Trung tâm đã Scan được 35 sắc phong liên quan đến Bình Định của các triều đại nhà Tây Sơn, triều Nguyễn. Đây là những sắc phong cổ xưa của Bình Định còn lưu giữ được đến nay. Tài liệu được hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả. Phần lớn tài liệu hình thành rất sớm và có nguy cơ bị xuống cấp, đặc biệt là tài liệu các sắc phong của các triều đại nhà Tây Sơn và triều Nguyễn. Công tác bảo quản tài liệu tại các cá nhân, gia đình, dòng họ và các đình chùa, miếu chưa tốt  dẫn đến tài liệu bị mọt mối gặm nhấm rất nhiều, tài liệu bị hư hỏng, mục, rách, ố vàng,…

Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và bảo tồn, phát huy giá trị của tài liệu quý, hiếm, tài liệu lưu trữ lịch sử đồng thời đáp ứng yêu cầu sử dụng tài liệu phục vụ sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng của tỉnh Bình Định. Xin đưa ra một số giải pháp hạn chế tình trạng xuống cấp của tài liệu quý, hiếm như sau:

Xử lý tài liệu (TL) trước khi nhập kho: Gồm xử lý hình thức tài liệu; khử trùng, làm vệ sinh; kiểm tra tình trạng vật lý tài liệu; đối chiếu thông tin tài liệu với số liệu thống kê. TL quý hiếm được xếp lên kệ phải gọn gàng theo đúng nguyên tắc, trật tự đã quy định. Để tạo điều kiện tra tìm tài liệu được nhanh chóng, trên các kệ tài liệu cần có bảng chỉ dẫn cụ thể. Hàng năm, cần có kế hoạch kiểm kê lại số lượng và tình trạng vật lý của các TL quý hiếm trong kho. Kết quả của kiểm tra phải ghi thành văn bản. Khi phát hiện tài liệu bị hư hỏng phải tách riêng để tu bổ, phục chế kịp thời. Điều chỉnh nhiệt độ và độ ẩm trong kho thích hợp; Phòng chống nấm mốc, côn trùng và các loại gặm nhấm phá hoại tài liệu. Vệ sinh bụi bẩn tài liệu và giá kệ: Để tránh bụi bẩn bám vào tài liệu, giá kệ, việc vệ sinh phải được thực hiện định kỳ thường xuyên và phải có kế hoạch, quy trình làm vệ sinh rõ ràng. Làm hộp bảo quản tài liệu, phòng chống hoả hoạn.      

Thực hiện việc tu bổ và phục chế các tài liệu bị hư hỏng khi hội đủ các điều kiện sau: có bộ phận chuyên trách thực hiện việc bảo quản, tu bổ và phục chế tài liệu; có phòng tu bổ và phục chế tài liệu; có đầy đủ các trang thiết bị và dụng cụ. Thực hiện tu bổ, bồi nền, phục chế tài liệu lưu trữ lịch sử là nhằm gia cố kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ, khắc phục nguy cơ bị hư hỏng, xuống cấp.

Khi đưa TL quý hiếm ra phục vụ người đọc, người làm khai thác phải kiểm tra tình trạng vật lý của tài liệu, chỉ phục vụ những tài liệu trong tình trạng vật lý tốt. Ngoài ra, người làm phải luôn nhắc nhở người đọc thực hiện nghiêm chỉnh nội quy các vấn đề đảm bảo an toàn cho tài liệu.

Việc đảm bảo kinh phí cho công tác bảo quản tài liệu nói chung, các tài liệu thuộc diện lưu trữ, quý hiếm như: TL quý hiếm nói riêng là một phần trong chủ trương, chính sách của Nhà nước ta đối với lĩnh vực Lưu trữ. Điều đó đã được thể hiện qua hàng loạt các văn bản pháp quy, rõ nhất là Luật Lưu trữ năm 2011 (mục 1, điều 4 và mục 1, điều 39); Luật Di sản văn hoá năm 2013 (mục 5, điều 17). Tăng cường bổ sung nguồn kinh phí cho công tác bảo quản tài liệu bằng cách như, đề xuất với cơ quan chủ quản tăng nguồn kinh phí hàng năm cho hoạt động bảo quản tài liệu nói chung, các tài liệu quý hiếm nói riêng. Nếu được xem xét, đây sẽ là nguồn kinh phí ổn định và lâu dài. Thực hiện dự án, nhiệm vụ, đề tài các cấp liên quan đến công tác bảo quản TL quý hiếm để xin kinh phí như các dự án số hoá để lưu trữ bảo quản.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tổ chức sưu tầm tài liệu quý hiếm năm 2023
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tổ chức sưu tầm tài liệu quý hiếm năm 2023

Để thực hiện tốt nhiệm vụ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đã phối hợp chặt chẽ với Phòng Nội vụ, Trung tâm Văn hóa Thông tin các huyện, thị xã, thành phố  và UBND cấp xã thực hiện tuyên truyền rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng, vận động người dân cung cấp thông tin tài liệu quý, hiếm, tài liệu có giá trị lịch sử đang lưu giữ trong nhân dân.

Hy vọng với sự chỉ đạo, quan tâm của các cấp lãnh đạo, nỗ lực của cán bộ viên chức người lao động và sự phối hợp hỗ trợ của các cơ quan đơn vị, tổ chức cá nhân công tác khảo sát, sưu tầm thu thập tài liệu quý, hiếm về tỉnh Bình Định được thành công và mang lại kết quả tốt và đạt như kế hoạch đề ra.
 

Tác giả bài viết: Lê Thành Phi (Phòng Nghiệp vụ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh)

Nguồn tin: (Tham luận tại Kỷ niệm 78 năm ngày truyền thống Ngành Lưu trữ Việt Nam (03/01/1946 - 03/01/2024)