Quy trình phục vụ độc giả tại Phòng đọc tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ Bình Định theo TCVN ISO 9001: 2000

Quy trình phục vụ độc giả tại Phòng đọc tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ Bình Định theo TCVN ISO 9001: 2000
Ban hành Quy trình phục vụ độc giả tại Phòng đọc và Quy trình Cấp bản sao chứng thực lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ Bình Định theo TCVN ISO 9001: 2000
 

 

 

SỞ NỘI VỤ

TỈNH BÌNH ĐỊNH

QUY TRÌNH

Mã số:  QT – PVĐG-01

 

PHỤC VỤ ĐỘC GIẢ TẠI PHÒNG ĐỌC

Lần ban hành:            01

Ngày ban hành:

Lần sửa đổi:               00

Số trang:                    22

 

1. Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của quy trình này.

2. Quy trình này được ban hành bởi Quyết định số 2274/QĐ-SNV  ngày  20/12/2011 của Sở Nội vụ tỉnh Bình Định.

3. Mỗi bộ phận chỉ được nhận duy nhất 01 bản chính, các bản sao có mã số khác với bản chính phải được loại bỏ ngay, tuyệt đối không được sử dụng.

 

TÀI LIỆU NÀY ĐƯỢC GỬI TỚI:

 

TT

NƠI NHẬN

1

Cán bộ phòng đọc

2

Trưởng kho Lưu trữ chuyên dụng

3

Chi cục Trưởng

4

Cán bộ bảo quản

5

Cán bộ thu phí, cán bộ quản lý hồ sơ độc giả

6

Công khai tại phòng đọc để phục vụ độc giả

 

 

SỬA ĐỔI:

 

 

Lần sửa đổi

Ngày sửa đổi

Nội dung và hạng mục sửa đổi

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

Người soạn thảo, sửa đổi

Người xem xét

Người phê duyệt

Huỳnh Thị Kim Hương

Phó Chi cục trưởng

Chi cục Văn thư – Lưu trữ

Phan Minh Lý

Chi cục Trưởng

Chi cục Văn thư – Lưu trữ

Trần Minh Binh

Phó Giám đốc

Sở Nội vụ

 

 

 

 

 

SỞ NỘI VỤ

TỈNH BÌNH ĐỊNH

QUY TRÌNH

Mã số:  QT – PVĐG-01

PHỤC VỤ ĐỘC GIẢ TẠI PHÒNG ĐỌC

Lần ban hành:            01

Ngày ban hành:

Lần sửa đổi:               00

Số trang:                    20

 

 

 

          1. MỤC ĐÍCH

          - Làm rỏ trách nhiệm của cán bộ phục vụ độc giả khai thác, sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Chi cục Văn thư – Lưu trữ.

          - Công khai thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Chi cục Văn thu – Lưu trữ.

 

          2. PHẠM VI

          - Áp dụng cho thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Chi cục Văn thư – Lưu trữ.

 

          3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

          - Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001;

          - Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001;

          - Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000.

 

          4. GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ VÀ CHỮ VIẾT TẮT

          - Tài liệu hạn chế sử dụng: là tài liệu có chứa đựng bí mật Nhà nước và bí mật đời tư cá nhân; những tài liệu đặc biệt quý, hiếm; bản chính, bản gốc của tài liệu có nguy cơ bị hư hỏng hoặc đang trong thời gian xử lý kỹ thuật chỉ cho phép khai thác, sử dụng giới hạn với một số đối tượng độc giả nhất định.

          - PVĐG: Phục vụ độc giả

          - BM-PVĐG: Ký hiệu các biểu mẩu của Quy trình phục vụ độc giả tại Phòng đọc của Chi cục Văn thư – Lưu trữ.

          - PYC: Viết tắt của phiếu yêu cầu.

 

          5. NỘI DUNG

          5.1. Lưu đồ

Quy trình phục vụ độc giả tại Phòng đọc tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ Bình Định theo TCVN ISO 9001: 2000

 

 

5.2. Mô tả chi tiết

          Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu, làm thẻ độc giả và mở hồ sơ

          - Tiếp nhận một trong các giấy tờ sau: công văn, giấy giới thiệu; chứng minh thư; hộ chiếu và đề cương nghiên cứu (nếu có)

          - Nhận Đơn xin khai thác, sử dụng tài liệu (BM-PVĐG-01).

          - Làm thẻ độc giả (BM-PVĐG-02).

          - Vào sổ đăng ký độc giả (BM-PVĐG-03).

          - Mở hồ sơ độc giả.

          Bước 2: Hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết Phiếu yêu cầu

          - Hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu bằng các công cụ tra cứu.

          - Hướng dẫn độc giả viết phiếu yêu cầu khai thác, sư dụng tài liệu (BM-PVĐG-04).

          - Nhận phiếu yêu cầu của độc giả.

          - Đăng ký phiếu yêu cầu vào sổ (BM-PVĐG-05).

          Bước 3: Trình, duyệt Phiếu yêu cầu

          - Trình Trưởng kho Lưu trữ chuyên dụng cho ý kiến.

          - Trình Chi cục trưởng, Chi cục Văn thư – Lưu trữ phê duyệt tài liệu được sử dụng rộng rãi.

          - Trình Giám đốc Sở Nội vụ phê duyệt tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.

          Bước 4: Nhận lại Phiếu Yêu cầu, chuyển Phiếu yêu cầu được duyệt đến cán bộ bảo quản.

          - Nhận lại Phiếu yêu cầu.

          - Chuyển Phiếu yêu cầu được duyệt đến cán bộ bảo quản.

          Bước 5. nhận, kiểm tra tài liệu

- Đối chiếu tài liệu với phiếu yêu cầu.

- Kiểm tra số lượng, nội dung, tình trạng vật lý của tài liệu.

- Ký nhận tài liệu vào sổ giao nhận tài liệu giữa cán bộ bảo quản và cán bộ Tổ chức sử dụng tài liệu (BM-PVĐG-06).

Bước 6:Giao tài liệu cho độc giả và thu phí khai thác, sử dụng tài liệu

- Thông báo kết quả xét duyệt Phiếu yêu cầu cho độc giả.

- Ký, giao nhận tài liệu với độc giả (BM-PVĐG-07).

- Thu phí khai thác, sử dụng tài liệu.

Bước 7: Theo dõi việc nghiên cứu giao nhận tài liệu

Bước 8: Nhận tài liệu từ độc giả

- Kiểm tra, nhận tài liệu.

- Ký nhận vào sổ (BM-PVGĐ-07).

Bước 9: Trả tài liệu cho cán bộ bảo quản

- Trả tài liệu cho cán bộ bảo quản.

- Ký trả vào sổ (BM-PVĐG-06).

Bước 10: Kết thúc, hoàn thiện hồ sơ độc giả

- Hoàn thiện hồ sơ độc giả.

- Lưu hồ sơ độc giả.

5.3. Các biểu mẫu

- Đơn xin khai thác, sử dụng tài liệu: (BM-PVĐG-01).

- Thẻ độc giả: (BM-PVĐG-03).

- Sổ đăng ký độc giả: (MB-PVĐG-03).

- Phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu: (BM-PVĐG-04).

- Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu: (BM-PVĐG-05).

- Sổ giao nhận tài liệu giữa cán bộ bảo quản và Tổ chức sử dụng tài liệu: (BM-PVĐG-06).

- Sổ giao nhận tài liệu giữa cán bộ tổ chức sử dụng tài liệu và độc giả: (BM-PVĐG-07).


Minh Nhật, Chi cục VTLT  (Cập nhật ngày 17-03-2013)