THU THẬP, TIẾP NHẬN TÀI LIỆU Ở CẤP HUYỆN VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH

Thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ ở cấp huyện vào lưu trữ lịch sử tỉnh là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào phông lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ lịch sử tỉnh, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
 

     Thực hiện điểm b, khoản 2, Điều 20 của Luật Lưu trữ; các văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh và Công văn số 7331/SNV-VTLT ngày 16/7/2013 của Sở Nội vụ về hướng dẫn thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Theo đó, năm 2014 Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã tổ chức hướng dẫn Phòng Nội vụ của 11 huyện, thị xã, thành phố lựa chọn hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của pháp luật. 

 

     Qua đó, kết quả đã có nhiều huyện kịp thời lựa chọn, thống kê lập danh mục hồ sơ, tài liệu theo đúng thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Hiện nay, đã có 6/11 huyện, thị xã, thành phố giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, với số lượng là 2.059 hồ sơ (ĐVBQ)có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, tương đương26 mét giá tài liệu và 08 quyển mục lục hồ sơ (công cụ tra cứu), 08 quyển hồ sơ phông. Nhìn chung tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh đều được chỉnh lý, sắp xếp khoa học theo nghiệp vụ lưu trữ thống nhất,có công cụ tra tìm phục vụ nhu cầu nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác, đáp ứng kịp thời đạt hiệu quả. Tuy nhiên, vẫn còn một số đơn vị chưa thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu theo đúng thời gian quy định như: Phòng Nội vụ Huyện Hoài Nhơn, Phù Cát, Hoài Ân, Tuy Phước và Thành phố Quy Nhơn.

 

 

     Để việc thu thập, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng thời gian, thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, Phòng Nội vụ các huyện, thành phố cần khẩn trương thực hiện nghiêm túc việc chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị tài liệu, thống kê lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh là góp phần thúc đẩy sự phát triển của công tác lưu trữ; làm phong phú thành phần phông lưu trữ địa phương, phục vụ tốt cho hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức và tạo nên một cơ sở dữ liệu tốt để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh, đặc biệt là việc biên soạn lịch sử các cơ quan, tổ chức các cấp, các ngành trong phạm vi địa phương và toàn quốc./. 


Kim Hương, Phó Chi cục trưởng CCVTLT  (Cập nhật ngày 21-01-2015)  