TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BÌNH ĐỊNH

http://ttltls.snv.binhdinh.gov.vn

TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

Cùng với sự phát triển công nghệ thông tin (CNTT) và thực tế ứng dụng CNTT trong các cơ quan, tổ chức đã sản sinh ra một loại hình tài liệu là tài liệu điện tử (TLĐT). Hiện các vấn đề như thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác TLĐT đang là cơ hội và cũng là thách thức…
 

     Cơ hội và thách thức

     Dưới góc độ quản lý nhà nước, sự ra đời của TLĐT đã làm cho hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn. Đó là ưu thế chu chuyển văn bản nhanh chóng trong môi trường điện tử; sự kết nối trong một cơ quan, tổ chức hoặc giữa các cơ quan nhà nước với nhau có thể cách xa về địa lý nhưng đảm bảo được quá trình giải quyết văn bản, tìm kiếm và xử lý thông tin văn bản nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả. Đảm bảo việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử (vòng đời của tài liệu). Tuy nhiên, bên cạnh những tiện ích của TLĐT, các cơ quan, tổ chức cũng phải đối mặt với hàng loạt những khó khăn trong hoạt động quản lý, như sự phụ thuộc vào máy móc, chương trình vì TLĐT là tài liệu đọc bằng máy, tồn tại trong môi trường mạng.

 

     Tài liệu điện tử  chỉ có thể sử dụng được với sự trợ giúp của máy tính. TLĐT luôn có nguy cơ bị hủy hoại toàn bộ khi có trục trặc về máy moc (phần cứng) hay do sự xâm nhập của virus (phần mềm). Tính pháp lý của TLĐT hiện nay là một thách thức lớn đối với nền hành chính và là rào cản đối với vấn đề đưa TLĐT trở nên thông dụng trong cuộc sống và thay thế hoàn toàn tài liệu giấy. Chữ ký số hiện nay cũng đã được sử dụng trong giao dịch điện tử, nhưng xung quanh vấn đề sử dụng chữ ký số cũng còn nhiều bất cập. Như độ an toàn, mật mã chữ ký số có thể bị đánh cắp, có thể bị chuyển giao cho người khác; vấn đền sao chép thông tin TLĐT cũng là một thách thức, bởi có thể sửa đổi nội dung TLĐT hoặc sao chép mà không để lại dấu vết; vấn đề bản chính, bản gốc và bản sao không còn tồn tại đối với nguồn TLĐT khi xem xét tính pháp lý của nó. Đây thật sự là một mối đe dọa lớn đối với tính an toàn thông tin của nguồn tài liệu tồn tại trong môi trường điện tử.

 

     Một số giải pháp

 

     Sử dụng văn bản điện tử là xu hướng tất yếu của các cơ quan, tổ chức hiện nay. Văn bản điện tử được hình thành song song với văn bản giấy và dần chiếm tỷ lệ nhiều hơn so với văn bản giấy đã đặt ra vấn đề quản lý TLĐT và lưu trữ điện tử. Dưới đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa  việc quản lý TLĐT của các cơ quan, tổ chức:

         

     - Các cơ quan có thẩm quyền cần xây dựng các văn bản quy định bắt buộc thực hiện, quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử qua mạng  trong quy trình giải quyết công việc của cơ quan và làm các căn cứ hướng dẫn nghiệp vụ quy định về thủ tục và các quy trình nghiệp vụ quản lý, xử lý TLĐT trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

 

     - Quy định về lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ TLĐT vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.

 

     - Hướng dẫn về xác định giá trị TLĐT và hủy TLĐT của các cơ quan, tổ chức.

 

     - Các cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng đề án quản lý TLĐT và triển khai thực hiện đề án khi đã được duyệt nhằm đáp ứng quá trình quản lý TLĐT.

 

     - Đẩy mạnh việc đổi mới quy trình công tác và lề lối làm việc của các cơ quan, tổ chức trong ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong việc quản lý TLĐT.

 

     - Đào tạo và bồi dưỡng nhân lực, xác định những công việc cần làm để quản lý TLĐT và khai thác, sử dụng TLĐT.

 

     Cùng với quá trình đổi mới của đất nước, sự ra đời của Luật Lưu trữ và Nghị định 01 của Chính phủ nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử và quản lý TLĐT trong các cơ quan, tổ chức như một hoạt động cải cách hành chính chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử. Trong đó về quản lý TLĐT và lưu trữ điện tử được xem là vấn đề có tính tất yếu, khách quan trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Điều này đặt ra yêu cầu trách nhiệm của thủ trưởng các cơ quan nhà nước và sự phối hợp chặt chẽ  của các nhà quản lý, các chuyên gia công nghệ thông tin, những người làm công tác hành chính và công tác lưu trữ tích cực định hướng tiếp cận TLĐT theo phương thức mới – hiện đại./.

 

 

     Luật lưu trữ đã được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11/11/2011, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2012, trong đó tại Điều 13 quy định quản lý tài liệu điện tử là tài liệu được lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong hoạt động ở các cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác. Ngày 03/01/2013, Chính phủ ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. Theo đó tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải đảm bảo các yêu cầu có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay sau khi tài liệu được tạo lập.


Phan Minh Lý, Chi cục trưởng CCVTLT  (Cập nhật ngày 03-11-2014)
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây