KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI SỞ NGOẠI VỤ

KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI SỞ NGOẠI VỤ
Sở Ngoại vụ là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh, được thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ tháng 6/2012; vì vậy, để có cơ sở giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh bổ sung cơ quan Sở Ngoại vụ vào Danh mục nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, ngày 12/02/2014, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã tiến hành khảo sát hoạt động văn thư, lưu trữ tại Sở Ngoại vụ tỉnh Bình Định; trên cơ sở đó Chi cục đã có buổi làm việc với Lãnh đạo Sở, đại diện lãnh đạo các phòng chuyên môn và cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Tại buổi làm việc, đại diện Lãnh đạo Chi cục đã trao đổi, đánh giá các hoạt động văn thư, lưu trữ tại cơ quan Sở Ngoại vụ theo các quy định hiện hành, thể hiện một số mặt như sau:
 
 Đối với công tác tổ chức cán bộ: Sở Ngoại vụ đã bố trí 01 công chức làm công tác văn thư kiêm lưu trữ có trình độ cao đẳng văn thư, lưu trữ.
Đối với công tác văn thư: Sở Ngoại vụ đã quan tâm triển khai các văn bản của Nhà nước, thực hiện các quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu đúng theo quy định. Công tác lập hồ sơ cũng được các cán bộ, công chức quan tâm, tuy nhiên công tác lập hồ sơ còn chưa đầy đủ, chưa ban hành danh mục hồ sơ,…
Đối với công tác lưu trữ: Sở Ngoại vụ đã quan tâm bố trí kho lưu trữ với diện tích khoảng 16 m2 và trang bị một số giá để tài liệu.
Đoàn khảo sát Chi cục VT-LT và Sở Ngoại vụ trao đổi các hoạt động công tác VT-LT của cơ quan
Đoàn khảo sát Chi cục VT-LT và Sở Ngoại vụ trao đổi các hoạt động công tác VT-LT của cơ quan         
Bên cạnh những kết quả đã làm được, Chi cục cũng đã kiến nghị Sở Ngoại vụ cần phải sớm triển khai thực hiện một số nội dung công tác văn thư, lưu trữ như: Tổ chức các hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo các quy định hiện hành như quản lý văn bản đi, văn bản đến; ban hành danh mục hồ sơ cơ quan theo hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; triển khai Luật Lưu trữ, tập huấn công tác lập hồ sơ cho cán bộ, công chức cơ quan,…
Kết thúc buổi làm việc, đại diện Lãnh đạo Sở Ngoại vụ cũng đã kiến nghị Chi cục Văn thư – Lưu trữ quan tâm, hỗ trợ để từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ cơ quan đi vào nề nếp, đúng theo các quy định của pháp luật như: Cử báo cáo viên triển khai Luật Lưu trữ và các quy định hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ; tập huấn công tác lập hồ sơ cho cán bộ, công chức cơ quan; tham mưu các cấp bổ sung cơ quan Sở Ngoại vụ vào Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh./.

Thành Tín, Phó trưởng Phòng QLVT  (Cập nhật ngày 21-02-2014) 